淺議合同檔案管理

仇杰

【摘要】合同作為單位業務處理的契約是單位運營的主要保障，因此合同檔案的管理具有重要意義。而合同檔案管理作為特殊的檔案管理方式，又具有獨特特點，本文在分析現階段合同檔案管理中突出問題的基礎上，嘗試提出了相關對策、措施，以期通過提高合同檔案管理水平對單位健康運營保駕護航。

【關鍵詞】合同檔案 檔案管理 主要問題 改進措施

合同檔案是合同簽訂、履行、變更、轉讓、終止等過程中的數據和文字，是當事人之間設立、變更、終止民事關系協議的真實反映。合同檔案作為單位運營過程中的重要依據，不僅可以為單位業務管理提供重要保障，還能為單位決策提供數據參考。同時作為合同過程中的檔案材料，是解決合同糾紛，進行法律判決和合同仲裁的重要依據，對合同當事人的行為具有引導和規范作用，減少合同履行的隨意性和盲目性，避免出現不必要失誤和差錯，避免經濟損失。

一、合同檔案的獨特特點

基于合同檔案的重要作用，它除具有一般檔案特點外，還具有以下特點：

1、法律性

合同檔案的內容是受法律保護、依法成立的合同，因此合同檔案相比于一般檔案具有較強的法律性。主要表現在合同檔案的保存、管理，甚至銷毀環節，都必須嚴格按照相關法定程序執行。

2、規范性

合同的要式性決定了合同檔案的內容和管理都必須規范。首先，就內容來說，一份完整的合同檔案必須包括合法的內容、當事人的簽名、合同數量等，缺一不可。合同檔案管理過程中，也必須嚴格按照相關規定進行管理，保證其完整。合同的損毀、缺失都會影響其法律效力。

3、繁雜性

合同涉及到單位日常運作的方方面面，通過合同檔案將采購、質量、資產等各個部門的關鍵信息都有機聯系起來，因此合同檔案管理工作繁雜、工作量大。

二、合同檔案管理中存在的問題

1、對合同檔案管理不夠重視

在現實生活中，因為法律意識不強、受陳舊觀念的影響，人們對合同檔案管理工作的認識不足，合同檔案意識淡薄。工作中“人際關系”代替法律關系，合同格式不符合法律要求以及合同只簽不存、丟失，甚至泄密等現象屢禁不止。由于國家沒有專門的合同檔案管理規范和辦法，單位對合同檔案的檢查、監督、指導、管理力度不夠，管理職責不清晰，合同檔案不具備安全保管條件。

2、合同檔案收集困難

合同作為兼具文書檔案和科技檔案的“兩性”文件，缺乏明確的歸檔標準，并且辦理過程中涉及不同部門，流經諸多環節，因此是最容易散失最難掌控的一種文件。部分單位沒有專門的合同檔案管理部門，即使設立專門部門，由于合同散落于不同部門之間，檔案人員也很難及時掌握合同簽訂情況，不能及時追蹤，一些承辦部門為了方便或忙于日常工作擅自將合同 保存與自己手中，因此導致合同檔案歸檔滯后。

3、網絡化、信息化水平較低

傳統紙質合同不易保存，易污損、損毀，且工作量大、跨時長、內容繁雜、效率低。隨著計算機網絡技術的發展，信息化也被引入合同檔案管理工作。然而，由于發展時間段，技術水平不高，缺乏專業人員等原因，合同檔案管理工作的信息化、網絡化水平不高。

三、提高合同檔案管理水平的措施

針對目前在合同檔案中存在的主要問題，可以從如下幾個方面出發，提高合同檔案管理工作。

1、提高員工檔案法治意識

通過強化《合同法》、《檔案法》的學習和宣傳，提高員工的法律素養，增強對合同檔案管理重要性的認識，營造認真落實合同檔案管理的良好環境，形成有意識、有目的、自覺積累，按規定移交檔案的工作紀律和氛圍，把合同檔案管理工作納入法制化管理軌道。合同管理人員熟悉《合同法》等法律知識，合同簽署前期、中期以及后期依法辦事，保證合同的合理、合法，檔案管理人員日常要嚴格按照法律法規規范工作，保證合同檔案齊全收集、規范管理。

2、完善檔案管理相關制度

單位要根據國家相關規定，把檔案管理工作作為各項工作的重要內容，明確職責，認真落實。各主管部門和合同檔案管理部門，密切配合，共同制定完善的合同及檔案工作規范和辦法，保證合同具有歸檔備查的價值，明確合同的檔案管理的管理制度、管理職責、管理形式、管理內容，使檔案管理工作有章可循。建立合同檔案部門跟蹤考核制度、報送登記制度，保證合同檔案能夠及時報送、安全保管。

3、提高檔案人員專業化水平

明確合同管理人員與檔案管理人員的具體職責，通過集中培訓、專業學習等方式，培養一批既懂部門業務又懂檔案管理知識的專兼職檔案管理人員，提高其主人翁意識及合同檔案管理的專業水平、工作技能，使之成為高水平的檔案管理工作者。同時，提高合同檔案管理人員的信息化水平，利用現代化工具做好合同檔案的編號、分類工作，能及時、高效、便捷地處理合同檔案管理工作。

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