淺談行政管理工作中辦公室的溝通協調作用

朱佳

摘 要：在企業的工作體系中行政管理是非常重要的內容，有著綜合性、系統性、復雜性的特點，不但有政務方面的內容，還包含管理方面的工作。辦公室的溝通協調是促進行政管理工作效率提升的重要條件。不斷加強辦公室協調溝通工作是企業各個部門都要面對的工作任務。本文主要討論了行政管理工作中辦公室的溝通協調作用，僅供相關人士參考。

關鍵詞：行政管理;辦公室;溝通協調

在辦公室工作中，協調溝通有著很重要的作用。在協調和溝通的作用之下，可以促進企業各個部門之間的配合，加強部門間的緊密聯系。促進了信息在各個部門間的流通和傳輸。與此同時，加強了管理人員和職工之間的聯系。因此，企業要重視辦公室溝通協調工作。

1企業辦公室管理的重要性和必要性

1.1有利于簡化企業辦公室的工作流程

根據我國的具體國情和有關政策法規實施，企業的發展規模處于不斷擴大的趨勢，這就使辦公室管理工作的作用變得越來越重要。辦公室管理工作涉及到的內容很多，例如企業發展戰略、行政管理、企業文化建設等等。因此，企業的辦公室工作量是非常大的，不但包括一些專門性的工作，還包括許多很繁瑣的工作，如果遇到突發情況，就會增加辦公室管理的難度。所以，在企業發展過程中辦公室管理是非常重要的工作內容。在辦公室工作中，會將一個工作任務劃分成多項工作，同時依據工作人員的自身特點來分配工作任務。這種形勢的任務分配和專人負責的工作模式很大程度上降低了日常辦公室管理工作比較混亂的局面，同時對工作流程也起到簡化的作用，一定程度上提高了辦公室工作效率。

1.2決策的依據形成

在企業的辦公室工作中，日常處理的事項是比較多的，這就要求工作人員掌握大量的公司信息，例如公司運營情況，從而可以充分的為領導人員提供需要的數據信息，對企業的正常運營有著很重要的意義。辦公室管理工作通常運用的是分層管理的方式。在對整體工作進行處理的時候有著全面性和針對性的特點。方便工作人員更好的獲得相關信息。與此同時，可以輔助決策者的制定解決方案和企業運營建議，為企業的健康發展奠定了良好的基礎。

1.3有利于提升辦公室整體工作效率

在企業辦公室工作中，管理工作的內容比較復雜，工作量大很容易導致工作中存在漏洞和問題，這就要求管理人員對整體工作進行合理化的分配，同時辦公室工作人員要熟悉自身的工作責任和工作任務。制定出相關的辦公流程和規章制度，企業辦公室管理人員和工作人員在這種氛圍下工作就會有效的提升工作效率和工作能力。

2溝通協調工作的職能

2.1上下級之間協調

首先，在領導直接有著潤滑的效果。不同部門的管理人員具有的權利和職責范圍存在很大的差異，在日常工作中會有不同的意見。在這種情況下，辦公室工作人員需要協調各部門領導，防止出現不必要的誤會。其次，管理人員和員工間的粘合劑。在管理人員和普通員工之間，辦公室要重視維護兩者直接的關系。充分的將上級領導的意思傳達下去，在面對政務工作的時候，要采用平穩的心態去工作，注重聽取別人的意見，充分將創新理念深入到日常工作中，充分發揮出辦公室的紐帶作用。

2.2平行關系協調

首先，企業各個部門要建立比較和諧的關系。辦公室工作人員要充分了解各個部門的工作性質。通過科學的方法來維護各部門之間的關系。使每個員工都能和諧相處。只有這樣才能充分體現出各個部門直接的協調作用。實現企業發展戰略目標。其次，可以有效促進員工直接的交流和溝通。在日常工作過程中，不同部門員工會存在思想認識方面的差異，一些部門會只重視本部門的工作，忽視了其他部門的需求，從而使部門之間產生一定的隔閡。對于這些問題，辦公室要根據全局出發綜合進行分析，通過不同的角度和方式來協調各部門員工直接的關系，充分體現出公平的原則。從而確保企業員工之間可以和諧相處。

2.3下級關系協調

根據下級關系分析，主要是通過深入到基層的協調方式，為員工提供更好的服務。首先，建立互相信任的關系。信任可以促進人和人之間的關系更加緊密。使企業員工都參加其中。其次，建立真誠的關系。辦公室工作人員要真正的進入到員工內部，充分和員工建立起和諧的關系，從而為員工營造出良好的工作環境。最后，體現出帶頭作用。辦公室人員在具體工作中要為員工提供一定的指導。當管理人員進入到員工中去，可以和員工一同完成工作任務，很大程度上提供了員工的認同感，同時可以激發員工的工作熱情。

2.4主次工作協調

在辦公室日常工作中，無法保障每一項工作都做到完美。這就要求工作人員進行有效的協調，將不同的工作任務根據緊急情況來進行劃分，要將辦公室工作的重點放在領導比較關注的問題，以及員工關心的問題、日常工作難點上。在具體工作中，要充分分析和正確的理解領導表達出來的意思。同時要根據領導的需求來科學安排工作事務，使領導可以將自身精力都集中在企業重大決策方面。

3溝通協調工作的技巧

3.1對他人給予尊重

尊重是一種傳統的品德。企業辦公室工作方式主要在和其他人進行交流和溝通。尊重有著雙重性，在你尊重別人的同時也會得到別人的尊重，因此，為了使他人明確你的想法，根據你的想法去完成工程，就要根據對方的意愿，通過平等的方式去和他們溝通。

3.2適當投入感情

適當投入感情主要是在工作以外的時間，通過適當投入感情可言增加彼此之間的關系，使他人感受更多的關愛。在投入感情的過程中要堅持誠信的原則。

3.3保持微笑

微笑和地位、權利以及金錢沒有直接的關系，它是一種積極的態度，是人與人直接交流的工具。在日常人際交往過程中，微笑有著很大的作用，可以代替任何語言形式。通過微笑可以使對方感到溫暖，使自己和他們都增加了信心，同時也增進了雙方的關系。

3.4掌握溝通的技巧

在和他們溝通和交流的時候，要重視使用的語氣、語調和具體說話的內容要恰當。運用適當的交流語言可以將自己的想法全面的表達出來。與此同時，在聽取他人的表述過程中，不只是了解表層的意思，更要深入理解包含的其他內容，進而可以正確的做出應答。當雙方表述不清晰的情況下，就無法達到意見一致的現象，這個時候可以停止溝通，給對方一定的時間，去調整自身的情緒。

4目前企業辦公室管理存在的問題

4.1在工作安排上無規律，具有比較明顯的工作積壓現象

協調和助手的作用是辦公室工作人員的主要工作職能。針對于企業來說，辦公室人員要調節和處理的工作內容比較多，在辦公室人員接到工作任務的時候，通常不會在當天完成這些工作內容，導致很多資料積壓在辦公室。辦公室人員處理日常的工作事務和文件處理任務外，同時會被安排臨時的公務接待、會議組織協調、起草文稿等工作，導致他們的工作量大幅度增多。同時，當前企業辦公室管理人員并沒有合理的安排工作任務，同樣導致工作積壓，嚴重阻礙了辦公室管理工作的開展。

4.2企業辦公室員工薪資待遇較低

企業辦公室工作內容比較多，涉及到很多方面，可是由于辦公室各個方面的工作人員很缺乏，很多工作人員在完成日常工作之外，還會被安排其他的工作任務。從而使辦公室人員單獨面對一些比較復雜的工作，在辦公室工作完成效率方面工作人員的工作態度起著很重要的作用。因此，企業在招聘辦公室工作人員的時候要求工作效率高和學歷高，同時還具備一定的管理能力和協調能力、執行力度等。這些工作人員具備多方面的素質，根據常規來說這些人員的薪酬水平應該是比較高的，可是實際情況卻恰恰相反。

4.3辦公室在企業中具有較低的地位

在企業發展過程中辦公室工作貫穿了整個發展歷程，對企業發展起著很重要的輔助和協調作用。可是，辦公室人員并沒真正的實權。在企業的高層管理人員下達一些決策之后，需要辦公室工作人員著手進行準備，根據企業內部構成和決策落實的程度分析，企業辦公室處于很重要的位置。可是由于自身的地位很低，并不利于各項工作的開展。

4.4企業辦公室辦事效率處于被動地位

根據企業辦公室的具體情況分析，工作人員的數量比較少，工作量很大，并且在監督和話語權方面的地位比較低，使企業辦公室工作任務在協調和處理方面的力度不到位。導致辦公室工作效率低下，對企業決策和各項工作實施產生一定的阻礙，嚴重影響到企業的發展。

5提升企業辦公室管理的途徑和措施

5.1企業辦公室的工作理念內容要不斷改良

企業通過改革和促進辦公室工作，要從轉變工作理念出發，重新界定企業辦公室的權利和具體職能。具體從以下內容入手：第一，辦公室工作人員要根據自身的具體情況，充分意識到自身工作的重要意義，同時要認識到辦公室工作在企業日常運營過程中的決定性地位。在進行調節工作的時候，可以積極主動的發現問題和合理的解決問題。第二，從基層入手，辦公室工作人員要充分了解企業的運營狀態，企業員工的想法，只有這樣才能促進工作效率的提升，激發出辦公室工作人員自身的潛力。

5.2辦公室業務的結構性要進一步強化，責任制要貫徹落實其中

隨著企業的不斷發展，辦公室的工作量會逐漸增多，通過不斷提升辦公室工作人員的工作效率，確保各項工作的有效進行和完成，這個時候就要求其他內部進行合理調節，從而對工作效率起到一定的干預效果。如，合理劃分辦公室業務，同時要安排專人負責。在選擇專門管理人員的過程中，要根據他們熟悉的專業，分配對應的工作任務，確保管理人員充分發揮出自身的價值。例如，在對會議進行準備、記錄和整理有關文件的時候，要有專人來負責這些工作。這樣可以大大的節省工作時間，有效提升工作效率。所以，企業管理人員要重視辦公室業務的結構化。同時要嚴格落實工作責任制度。

5.3提高協調能力

在辦公室日常工作中要重視協調方面的工作，不但提高工作人員的協調能力，將協調能力作為辦公室管理能力的衡量標準。只有這樣才能處理好各類工作任務。進而促進辦公室工作效率的提升。辦公室工作人員要全面考慮問題，在復雜的環境和繁重的工作中要善于掌握工作重心，具備一定的前瞻性和戰略性、全局性眼光，同時要及時的反饋和討論、解決工作中遇到的問題。

5.4辦公室實際工作內容要進一步細化

辦公室的工作效率直接影響到企業的進步和發展。辦公室工作人員的工作效率和整體形象，關系協調工作內部關系和對外輔助性工作的效果。所以，企業辦公室管理人員要將工作任務進行細致劃分，制定出統一的工作標準。辦公室工作人員要明確日常工作內容對應的方向、行為標準。同時，企業要將各項監督管理制度實施到位，如果出現執行人員在內容和行為尺度方面的缺陷，要及時發現問題并且合理的處理問題。從而有效提升辦公室管理的職能。

5.5提升辦公室工作人員的綜合素質

企業辦公室工作人員的綜合素質直接關系到企業辦公室的工作風格和工作質量。可是工作人員素質只是員工自身的屬性。作為企業，為了提升辦公室工作人員的綜合素質和工作能力，需要加強對優秀人才的聘用，同時要重視對員工的專業培訓。通過招聘新員工可以防止一些素質比較低或者工作能力不夠的人員進到企業內部，運用培訓的方式可以有效地提高辦公室工作人員的整體素質，使他們充分掌握工作技巧和工作技能，促進企業辦公室工作效率的提升。所以，為了提高辦公室管理工作的效率，需要不斷提高辦公室工作人員的綜合素質水平。

5.6加強信息網絡安全管理

在辦公室工作中運用辦公自動化為各項工作提供了很大的便利。同時會存在一定的信息丟失和信息泄露的風險。所以，企業辦公室管理人員要安排專業人員對網絡系統的軟件、硬件、基礎設備等方面進行日常的維護和安全管理工作。除此之外，辦公室工作人員要充分運用信息安全防護技術，加強信息安全管理級別，從而提升企業信息的安全，同時工作人員要擔負起信息安全管理的職責。

6結束語

總而言之，雖然辦公室工作人員沒有任何的權限，可是在企業的行政管理工作占據非常重要的地位。隨著新時代的不斷進步，行政管理中辦公室溝通協調工作要充分發出應用的效果。所以，辦公室管理人員在充分了解辦公室溝通協調工作的作用。通過科學的工作方式來進行辦公室溝通協調工作。本文主要探討了行政管理中辦公室的溝通協調作用。希望可以為企業行政管理工作的發展提供一定的幫助。

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