現代信息技術下的高校檔案管理創新與策略

孫彬斌 王霞 王湃

【摘 要】現階段高校檔案管理最重要的問題就是如何在現代信息技術下提升檔案管理的效率。本文針對現代信息技術對高校檔案管理建設的意義作分析，闡述了當前高校檔案管理中存在的問題，并且相對的提出檔案管理建設創新的策略，希望對高校檔案管理工作提供一份幫助，保證其管理效率。

【關鍵詞】現代信息技術；高校檔案管理；創新策略

近幾年來，我國的信息技術飛速發展，同時高校教育教學事業也在不斷的進步，其中的檔案管理成了管理的重點對象。為了滿足用戶的需求，同時為用戶提供更加便利的服務，提升自身的服務水平，高校檔案管理可以將信息技術整合進去，接受新時代的信息便利技術，同時迎接更大的挑戰，使用戶可以隨時隨地獲取信息內容。

一、現代信息技術下高校檔案管理建設的意義

信息技術的導入能夠大大擴充高校檔案的儲存量，目前的信息技術已經發展的爐火純青，其不僅能夠存儲大量的信息，還能方便整理。在高校檔案管理工作中，運用信息技術，可以將不同類型的檔案信息處理分配好，改變以往傳統手工整理檔案信息的劣勢，減少手工整理的時間，提高檔案管理工作的效率，同時也能夠增加檔案管理的工作量[1]。信息技術下的高校檔案管理踏向了網絡化和自動化的路程，相關管理人員只要在計算機中輸入想要查詢的信息數據，就能夠將信息查找出來。同時在工作中，信息技術可以通過相關的信息將其轉化為清晰的報表，減少手工計算的時間，準確將檔案信息統計出來，對檔案管理員來說極為便利。同時，信息技術能夠保證檔案管理的精確度和快速性，工作人員在編撰收集相關的檔案資料時，能夠通過信息技術填充高校檔案庫，使其保持一致性。在檔案管理中有很多工作靠人工是完不成的，這時候就是要借助信息技術的輔助，比如開發應用、匯聚分類檔案等，這些工作的工作量是很大的，管理者想要提升工作的效率，就要合理結合計算機技術的使用，使檔案管理平臺能夠完整，檔案中的資源可以隨時共享，工作人員通過網絡技術傳遞相關需要的檔案信息，大大提升了高校檔案管理的效率。

二、高校檔案管理建設中存在的問題

（一）我國目前很多的高校檔案管理模式較為落后。在如今社會的不斷進步下，信息技術滲透到各行各業以及人們的日常生活中。在實際的高校檔案管理中，還是有很多管理員采取傳統的檔案管理模式，憑借手工來完成各項工作，致使檔案管理效率太過低下，每個工作人員的工作壓力過大，并且建立的檔案資源庫在手工工作下并不完善[2]。同時，管理者在進行檔案管理的時候將服務和管理兩方面拋之腦后，造成用戶在查詢信息的時候流程很復雜，有效的檔案信息得不到利用。

（二）在高校檔案管理中管理水平過低?；趥鹘y檔案管理方式的深入人心，導致很多的檔案信息不方便查詢，并且因為使用的是人工手工整理檔案信息，這就需要很多的人力資源投入，檔案信息會經過太多人的手中，使其不保密，可能會被外界所熟知，并且檔案是要更新換代的，管式使用人工來操作，不僅浪費時間，還浪費相關的人力資源，最后的整理結果也不一定非常準確。

（三）高校檔案管理人員自身沒有安全意識。信息技術的導入能夠方便檔案信息的存儲以及傳輸，同時，也會帶來一些安全隱患，在暗處挑戰著檔案管理。基于信息技術傳播速度快，每個人都可以使用，這種情況就會使一些管理者不知道從何把握其安全管理的力度，不僅要有明確的社會公開檔案信息，還要保護相關客戶的隱私。安全風險是不是存在于檔案管理中，如今的網絡常見安全問題有感染病毒或者遭到黑客攻擊，使得檔案信息數據丟失或者損壞。

（四）有一些高校檔案管理信息化設備太過落后。隨著如今社會的發展和科技的不斷進步，高校的檔案信息管理中使用的設備需要跟隨時代發展的需求，選擇先進的軟件系統和硬件設施[3]。但是遍觀高校檔案管理中的計算機設備，其較為落后，使用性能不高，而且使用過程中可能會出現卡頓、緩慢的現象，這很大程度的影響著檔案管理的效率。

三、現代信息技術下的高校檔案管理建設創新與策略

（一）使用現代化的服務手法：高校檔案信息管理模式下，管理人員對其進行創新，將信息技術科學的導入其中，充分發揮信息化技術的優處，即開放性、豐富性以及便利性，尋求更為創新的檔案管理手段。在傳統檔案管理模式中，人工完成效率太過低下，并且檔案管理本身就是一個很繁瑣的過程，有些用戶想要實時查看檔案信息卻沒有便捷的途徑。如今加入了計算機信息技術，加以高校學習其他先進的管理經驗，使用先進的管理設備，比如說去網絡查閱平臺，讓用戶直接注冊賬號，以后就可以輸入自己的賬號查詢相關的檔案信息，并且給每個用戶設置一定的查閱權限，很大程度的保護了用戶的檔案信息，同時便于客戶查閱自己的檔案資料。檔案信息管理員也不用像以前一樣那么復雜進行工作，提高檔案管理的效率。

（二）完善檔案管理機制：對于提升檔案管理的效率來說，相關管理員要對檔案管理的制度進行完善明確，分配好每個部門該履行的職責，健全檔案管理機構，確定高校檔案管理工作能夠在井井有條的狀態下進行。而對于完善高校的檔案信息管理機制，這就需要管理員對管理條款進行明確的編寫，不能含糊不清，使得下一步工作完成不好，制定可行的工作條例，讓每一個員工都能發揮其自身的用處[4]。管理者也可以制定獎懲機制，調動員工的工作熱情，使其能夠對自己的工作更為投入，保證高校檔案管理的工作效率。

（三）提高管理人員的素質：高校檔案信息管理的工作中，除了需要對硬件做要求，還要提升工作人員的素質和工作效率。也就是說，工作人員不僅要具備相應的工作信息保密意識，還要有分析檔案信息的能力，能夠自行正確整理檔案，同時熟練使用和計算機信息技術相關的軟件。不管是哪一個部門的工作人員，自身都要對檔案信息熟記在心，掌握豐富的檔案管理知識。高校檔案管理員在招聘這方面的工作人員時，可以引進一些優秀的人才，并且對其進行培訓組織，提升他們自身的工作意識。

（四）明確檔案服務重點：在高校檔案管理信息中，有一部分的信息是屬于重要機密不可外泄信息，相關管理人員要對其進行合理的放置。并且在教職工以及學生的實際需求下做相關設定，為這些信息的用戶提供特殊化的服務，建立完善的個性化服務政策[5]。一般來說，像是博士、碩士或者本科生等等，其檔案需求就要根據不同的服務群體做不同的檔案整理對待。

四、結語

綜上所述，在信息化技術下的高效檔案管理建設中，管理員合理的運用計算機相關技術，降低檔案管理花費的成本，擴大檔案存儲的空間，同時可以對接資源共享，為用戶提供更為便捷的查詢方式。相關檔案管理人員要學會創新管理手段，積極建設現代化信息檔案管理。

【參考文獻】

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[4]邱艷，繆愛英.校院兩級管理模式下的學生檔案管理[J].蘭臺世界，2019（03）：69-71.

[5]潘紅，林慕嬋.大數據時代高校檔案管理體系構建研究[J].時代經貿，2019（07）：96-97.