如何做好民營企業辦公室主任的幾點感悟

張斌杰

【摘 要】民營企業業務領域廣泛，作為國民經濟體系中的重要組成部分，是目前拉動我國經濟增長的重要力量之一，與國有企業共同承擔著我國經濟快速發展的歷史重任，是目前我國政府大力支持的企業類型。民營企業辦公室部門絕對可以稱得上是核心樞紐部門，在企業內承擔上傳下達的作用，其直接管理者辦公室主任更是一個責任重大的職位，既要協助領導做好管理工作，又要為辦公室員工進行工作上的安排與指導。本文將主要圍繞如何做好民營企業辦公室主任的問題展開論述，并結合實際情況給出一些合理化建議。

【關鍵詞】民營企業；辦公室主任；感悟

民營企業管理有其特殊性，辦公室的日常工作內容寬泛、繁雜。伴隨企業改革與職工利益的矛盾沖突日益強烈，辦公室主任的日常工作量和工作難度都會大大增加，這就對其自身的業務能力提出了更高的要求。民營企業辦公室主任必須要注重自身修養的提高，以能夠在日常的工作中處理好各方面的關系，做好領導的得力助手，以促進民營企業的穩中向好發展。筆者正在擔任一家民營企業的辦公室主任，對于辦公室目前的工作現狀比較了解，在下文中將主要闡述如何做好一名民營企業辦公室主任的幾點感悟，并結合實際情況給出一些合理化的建議。

一、目前民營企業辦公室主任工作狀況概述

（一）日常事務繁忙，導致工作效率低下

據筆者對民營企業現實情況的了解來看，其辦公室部門日常的工作非常繁忙，每位員工幾乎都是忙的不可開交，尤其是辦公室主任，幾乎是事無巨細地關注每一項工作的開展，有時連吃飯和休息的時間都被工作給擠占了[1]。由于每一項工作的流程都比較復雜，其工作經常需要聯系各個部門的負責人員進行業務的交接事宜，這樣使得辦公室主任的工作效率低下，不能夠很好的發揮出其在辦公室內統籌兼顧的作用，不利于日常工作的高效率開展。

（二）監督職責不到位，導致工作出現差錯

目前民營企業其短期發展目標主要是提高經濟效益，在激烈的市場競爭中存活下來并發展壯大，所以辦公室的高效率工作是企業領導提出的一項具體要求。但是由于事務繁多，辦公室主任對于每一項工作的監督作用就落實不到位，難以做到全面監督，經常是一件工作只由職員經手后直接傳達給下級各部門，容易導致差錯的出現。還存在一部分辦公室主任對于自身的監督職能認識不到位，單純認為自己的工作只是分配與管理，這就導致了工作傳達經常出現問題。

（三）專業能力不夠強，導致管理工作不到位

據筆者了解，目前部分民營企業的辦公室主任還存在業務能力不夠強，綜合素質比較弱的現象[2]。這主要是由于某些辦公室主任剛剛入職，對于各項工作的開展形式還不是十分熟悉，導致其管理工作不到位，使辦公室各項工作的開展效率得不到有效的提升，這也是目前亟待解決的一個重要問題。

二、關于如何做好民營企業辦公室主任的有效途徑分析

（一）簡化工作形式，創新工作流程

針對于因辦公室主任工作繁忙而導致工作效率低下的問題，可以從其自身入手，充分發揮主任在其部門內自由裁量的權利，簡化工作形式，創新工作流程，實現各項工作的高效開展。辦公室主任必須突出工作重點分清主次，抓住主要矛盾解決關鍵問題，瑣碎零散、重復性高的事情可以交由職員完成，這樣會大大提高其工作效率。何為工作重點？筆者認為可以這樣理解：領導目前所關注的重點事項和推進工作的難點就是工作重點；在重大決策前，掌握實情大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協調認真督查就是重點；在貫徹落實后，認真總結掌握規律就是重點。這些才是辦公室主任應做的日常工作，能夠大大簡化其工作形式，提高工作效率。

（二）提高監督意識，確保工作質量

辦公室主任在進行了簡化工作形式、創新工作流程的改革之后，勢必會大大降低其工作繁忙程度，能夠騰出更多的時間來進行監督工作，確保辦公室部門的整體工作質量。但是要做到全面監督也并不是一件容易的事情，需要辦公室主任善于總結勤于實踐細心觀察，對于日常工作中容易出現問題的地方要有一個清晰的認識，做到監督有道[3]。通過在管理中實踐PDCA循環，事前充分準備、事中及時跟進、事后分析總結、相關信息及時反饋。將監督機制納入每項工作的管理流程，不斷提高自身監督意識，讓每項工作有著落。

（三）提升專業能力，注意工作方法

對于剛入職的辦公室主任來說，掌握高效的工作方法是最快適應該職位的有效途徑。第一，工作要著眼全局，統籌資源。辦公室主任必須要有大局意識，要時刻以企業的整體利益為重，始終站在企業全局高度來考慮和解決問題。第二，要加強和各部門之間協調與溝通，對于發現的問題要及時采取妥善方式予以解決，打破傳統工作流程的壁壘，做到信息的高效率流通，從而最大限度的減少工作阻礙。第三，要成為解決問題的人，不要總是把問題留給領導，要學會主動解決問題，要成為主動請纓、排除萬難、能夠為公司創造價值的員工。

三、基于民營企業辦公室主任日常工作的感悟體會

基于筆者的日常工作，我認為要想做好一名民營企業辦公室主任并不容易，需要各方面的能力都達到一定水平之后才能勝任，通常需要以下幾點要求：第一，不斷學習、善于思考；第二，勤于總結、敢于實踐；第三，清正廉潔，融洽關系。只有先做好以上這幾點，才算是具備了做好辦公室主任的基本條件[4]。

除了以上這幾點，還需要辦公室主任作為承上啟下的樞紐，正確處理好各種矛盾：一是把“一切服從、服務于大局”作為出發點，自覺做到小局服從大局、局部服從整體。二是善于在被動中求主動，對一些常規性、階段性、確定性的工作，主動著手、提前準備，對領導交辦的臨時任務、突發情況，要適應領導思路，靈活應變，忙而不亂；三是過與不及的矛盾，既要保持工作熱情，主動承擔責任，又不能包辦代替，越職權行事；四是規范和創新的矛盾，規范化是辦公室工作的基本要求，但辦公室干久了易形成“按老規矩辦”的思想，公司發展、管理提升勢必會帶來新要求，要主動思考，放開眼界思路，不怕變化、敢于嘗試。

此外，在工作中要耐心細致地觀察每一位員工的工作狀態，及時發現他們的異常情況，及時進行心理疏導，要將管理工作做得有人情味，努力創設一個溫馨和諧的辦公室工作氛圍，這也是辦公室主任在其部門內發揮核心作用的最好體現，有利于樹立辦公室主任在職員們心中的威望，從而促進其管理工作的有效開展。

四、總結

綜上所述，在目前民營企業內部結構改革的大背景之下，想要做好辦公室工作，必須要統籌兼顧各個方面的事務，要有大局意識。作為民營企業辦公室的直接領導人員，辦公室主任要切實履行好自己的職責，做到求真務實、超越期待。對辦公室工作要抱有一腔熱忱，這樣才能夠當好上層領導的得力助手，做好辦公室職員的指路人，有利于民營企業內部工作的順利開展。雖然目前民營企業的辦公室工作仍然存在一些問題，比如管理不規范和工作流于形式等現象還時有發生。但是筆者相信在不久的將來，通過辦公室主任的自我努力，加強自身業務能力的提升，在全體工作人員的共同努力下，一定可以創造一個民營企業發展的新春天。

【參考文獻】

[1]孫德本，章抉云，施寶富主編.辦公室工作實用手冊[M].遼寧人民出版社，2015.

[2]張學鋒講究工作藝術努力提高服務水平[J].秘書工作，2014（04）.

[3]方小東.協調——不可或缺的辦公室工作藝術[J].辦公室業務，2015（06）.

[4]庫熱西·吾買爾.辦公室主任的工作藝術[J].和田師范專科學校學報，2016（04）.