關于人工智能賦能檔案管理的幾點思考

陳匯

近年來，隨著大數據的快速發展，人工智能技術已經被廣泛應用于人們的生活生產中，其應用也為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發展。人工智能技術應用于檔案管理中可以實現智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。

人工智能正在有效融入檔案管理

檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作。但在人工智能時代，這種局面可能會有較大的改觀：人工智能在檔案管理領域的應用將推動檔案資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現一種完全不同的情景。

人工智能是研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術日益成熟，應用領域也不斷擴大，基于技術革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰。

上世紀80年代，我國檔案行業初涉計算機電子輔助功能，目前各領域的檔案管理工作都依托于計算機和互聯網工具，但距離深入應用人工智能手段融入檔案管理工作，還有很大的前進空間。實現檔案管理人工智能，從管理概念到軟件工具等方面都需要進一步研究和提升。

互聯網+時代，人工智能對各行各業都造成了深遠的影響，檔案行業也不例外。在日常工作中，檔案工作被認為是額外的付出，不被重視;檔案管理系統在使用上對用戶的友好度較低，導致檔案管理中存在大量被遺漏的數據信息;當檔案管理員面對大規模、非結構化的數據信息進行分類整理的時候，檔案鑒定工作變得復雜。所以，檔案工作自動化，是檔案管理實踐中一個必要的進程。

在檔案工作中，人工智能的有效融入應用主要包括：網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理、智能化檔案提供利用服務、信息資源智能收集等等。

人工智能時代，檔案管理會是一種怎樣的情景？

存儲數字化，檔案柜架消失;無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化。機器鑒定檔案會具有鑒定標準統一、效率高、無須相關專業知識即可鑒定的優點。簡單說，人工智能將使檔案管理生產力大幅度提升;檔案管理關系將被重新定義，呈現的是全時空機器關系。傳統的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現。人工智能可以應用大數據人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現“以用戶為中心”的現代檔案服務，包括“萬物互聯”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯” “無所不有”的等智能服務特點。

人工智能賦能檔案管理成效顯著

人工智能在檔案領域的創新與探索，這項顛覆性變革已經開始在不同行業和領域的檔案工作中不斷發生。

2019年4月11日，由浙江省檔案館與國家檔案局檔案科學技術研究所和科大訊飛聯合成立的國家級AI+檔案聯合實驗室共同簽訂戰略合作協議，雙方團隊在檔案數字化、管理智慧化、使用便捷化等方向上開展聯合攻關。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉寫技術實現口述征集，實現了智能語音檔案著錄，音、視頻數字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大提升了檔案工作的效率。

人工智能和大數據在其他檔案管理領域，諸如：電子文件中心、數字檔案室系統、數字檔案館應用系統、檔案數字化加工系統、數字檔案信息資源平臺系統、企業檔案管理系統、檔案庫房管理系統、高校檔案管理系統、數碼照片檔案管理系統、公安數字檔案信息資源平臺、車管所電子檔案影像化系統等方面，都正在快速融合。

隨著這些先進成果和技術應用，為檔案管理與人工智能的創新合作奠定了堅實的基礎。而人工智能全面融入各類檔案管理，將告別傳統意義上的紙質資源搜集，轉向互聯網海量搜集有價值信息，擴大信息內存，節省時間成本，提高工作效率。人工智能帶給檔案管理的創新與探索可大致歸類如下：

數字檔案信息資源智能檢索與分類?；ヂ摼W時代的信息浩如煙海，如何從廣闊海洋中準確獲取正確的信息加以利用，成為信息檢索與分類的首要目標。

智能化檔案價值鑒定。通過智能掃描設定信息范圍和關鍵詞，搜尋有價值信息，并對搜集到的信息資源進行進一步的分析和應用。

智能化檔案安全管理。智能應用中對外開放的網絡安全設定、信息資源管理中的安全防護、信息利用過程中的安全保障。

智能化檔案提供利用服務。多元化檔案利用模式和途徑，擴大信息對外傳導路徑，在可控范圍內無限放大信息界面，為各種需求和命令提供精準信息資源的利用與服務。

檔案管理在人工智能時代面臨的挑戰

在智能化帶來無數便利的同時，我們也應該看到網絡安全和風險與之并存。如何恰當應對網絡安全風險，是實施全面智能化之前需要做好的重點準備工作。

探索大數據時代檔案管理模式創新、科學的策略，必須加強對檔案資源收集力度和范圍，提高專業指導水平，加強社會合作，加強檔案管理機構的行政能力、行政執法水平，建立實用高效的人民檔案管理制度。加快開放檔案資源、創新服務理念、拓展檔案服務方式等服務內容的創新，完善方便公眾的檔案利用服務體系。在人工智能時代帶來的變革中，由于檔案部門對大數據和人工智能環境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護技術不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府、各級企事業單位加強檔案管理工作，同樣也要求檔案工作者不斷進行理論探索和實踐創新。

此外，應對人工智能時代的檔案工作的措施還應該包括，要對檔案自動化系統進行“培訓”，測量精度，調整算法，確保檔案自動化系統算法透明，堅持算法問責制;作為檔案工作者，要培養自身參與檔案自動化工作的技能，掌握專業知識，加強“檔案倫理觀”，避免過分依賴系統，及時糾正偏差，控制風險。

人工智能和機器學習對檔案管理的影響包括很多方面，而未來還有相關問題需要繼續討論。如果政府利用人工智能進行決策，那么對于倫理與人情如何解決的問題。在利用人工智能過程中必然會涉及大量的公眾數據，在數據公開的過程中檔案工作人員是否需要參與算法的開發，這對于檔案人員自身的技能與能力無疑又是一個新的挑戰。

歸根溯源，科技改變模式。伴隨“互聯網+”、大數據和人工智能時代的呼嘯而至，它對檔案工作的利與弊，以互聯網為核心的現代信息技術對檔案工作產生的變革性影響，都將在新時代面臨前所未有的機遇和挑戰。

（作者單位：平山縣政府辦公室 ）