新時期地方高校人事檔案管理優化研究

廖利香 吳青霞

高校人事檔案是高校干部任免、教職工職稱晉升、工資晉級、工齡計算、工作調動、戶口遷移、房產公證、政審工作及各種社會保險辦理等項目的重要依據。人事檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，隨著電子信息技術的發展，國家對各級人事檔案管理提出更高的要求。由于各種原因，地方高校人事檔案管理存在著許多的問題，這些問題嚴重阻礙了人事檔案作用的發揮。對地方高校人事檔案管理中存在的問題進行研究，進一步探討地方高校人事檔案管理的優化策略，讓地方高校人事檔案管理在高校建設與發展中發揮積極的作用，具有重要的現實意義。

一、新時期地方高校人事檔案管理存在的問題

經過改革開放多年發展，中國進入了經濟和國力增長快速時期，新的時代對人事檔案管理提出了新的要求。但地方高校人事檔案管理存在著的一些問題，制約了人事檔案管理的發展，如教職工的人事檔案意識不強、人事檔案管理復合型人才缺乏、檔案管理信息化水平較低等。

1.全員檔案意識不強

人事檔案，直接關系到高校教職工個人利益和高校的用人政策，任何時候都是一個敏感的問題。然而，無論是高校領導層、人事檔案管理員，還是普通教職工對人事檔案的重視還不夠。首先，地方高校領導不夠重視。長期以來，地方高校各級領導對教學、科研和學生管理等直接關系到高校聲譽的工作給予高度重視，人事檔案管理作為教輔工作，嚴重被邊緣化，夠用就行的陳舊觀念沒有徹底改變。其次，部分人事檔案管理員服務意識不強。個別地方高校的人事檔案管理員對自身工作認識不夠，認為檔案館只是教輔部門，不被學校領導重視，自己只是一個小小的人事檔案管理員，人事檔案只要找得到就行，不關心人事檔案管理方法的創新和檔案館的長遠發展，忽視人事檔案管理的宣傳工作。再次，教職工對自身的人事檔案認知度不夠。由于人事檔案的保密性、政治性，致使教職工認為檔案館是保密局，人事檔案是神秘的，難以接近，人事檔案管理是檔案館的事，與己無關;部分教職工對人事檔案了解甚少，不知道人事檔案到底包含些什么內容，也不知道人事檔案對自身的重要性;有的教職工讀博或出國不回學校的，認為人事檔案只要放在學校檔案館就行，時間久了，造成“人檔分離”。最后，部分教職工和個別職能部門對材料歸檔意識不強。對人事檔案中缺失的材料補交工作響應不積極，個別校內部門該定期向檔案館移交的人事檔案材料處理不及時，難以如期將該移交人事檔案材料如期歸檔。

2.復合型管檔人才缺乏

隨著信息技術的發展，各種資料采用電子文檔備份和貯存，辦公無紙化，是一種必然趨勢。傳統的高校人事檔案管理模式已不能滿足時代的要求，必須采用現代科學技術，加快檔案信息化建設，推動高校人事檔案工作的可持續發展。在新時期，人事檔案管理工作是一項技術性很強的工作，對檔案管理人員的綜合素質要求更高，人事檔案管理員必須是既懂人事檔案管理業務知識、又能熟練掌握計算機技術及操作的復合型人才。然而，檔案館是清水衙門，待遇不高，難以吸引到懂檔案專業知識、又具備較高計算機操作水平的復合型人才。一些地方高校檔案館的人事檔案管理員是從校內別的部門轉崗而來，大多缺乏檔案學專業背景，即使是檔案學專業出身，也缺乏信息化技術相關知識。他們忙于接收、整理、分類、立卷、查借閱、轉出等繁雜的日常性工作，外出培訓交流的機會較少，其綜合素質和專業技能得不到提高，嚴重影響了人事檔案的開發與利用。

3.檔案信息化水平較低

“檔案的信息化建設”這一概念，最早是在2000年的全國檔工作會議中正式提出。人事檔案信息化，將更有效地開發和利用人事檔案信息資源，提高服務水平和人事檔案利用率。近年來一些高校人事檔案管理都在逐步實現信息化，但由于沒有現成的信息化經驗可以借鑒、信息化意識不強、信息化專項經費不足及信息化人才缺乏等因素，其信息化水平普遍較低。地方高校由于辦學層次較低，人事檔案管理信息化水平更低。一方面，一些地方高校使用了人事檔案管理系統，僅局限在檔案目錄的輸入、打印以及簡單的檢索，但沒有得到充分開發和利用。如湖南科技學院檔案館使用的干部人事檔案管理系統，目前只使用了人員花名冊和檔案整理兩大功能，對于其它功能，如檔案及材料轉遞、檔案提供利用、其它日常管理、管檔單位及人員管理、檔案原件管理、法律法規查詢、系統管理沒有使用，也不懂如何使用。另一方面，基于保密性等原因，地方高校人事檔案管理系統沒有與學校相關系統進行綜合化對接，無法自動收集相關數據信息，云存儲、云計算、數據挖掘技術等無從談起。地方高校人事檔案管理還是以紙質檔案為主，很多人事統計工作只能靠手工來完成。人事檔案管理信息化和現代化水平不高，導致人事檔案信息利用不充分，無法充分發揮其應有的價值。

二、新時期地方高校人事檔案管理的優化策略

地方高校人事檔案管理要適應新時期的要求，就必須克服不足，解決問題，為本校干部任免、職稱晉升、工資晉級等管理工作提供高效高質服務。

1.加大宣傳力度，提高全員檔案意識

地方高校人事檔案與人才選拔、工資待遇、職稱評聘及離退休等都息息相關，對每一位教職工來說，是與己關系密切而又難以接觸到的神秘東西。人事檔案宣傳是人事檔案工作的一項重要內容，它能夠有效地增強教職工的人事檔案知識和意識，提高人事檔案的利用率，發揮人事檔案應有的價值。地方高校檔案館應加大人事檔案的宣傳力度，提高全體教職工的檔案意識，方便人事檔案工作的開展。新時期地方高校檔案的宣傳工作要注意以下幾個方面：一是要采用傳統與現代相結合的宣傳媒介。傳統媒介有檔案宣講、宣傳窗、座談會、開展問卷調查、校報、廣播、報刊、電視等。現代新媒體中的微信、微博、博客、檔案館網站、校園網等具有覆蓋率高、傳播效果好、成本低和使用方便等優勢，受眾面廣。二是宣傳內容具有針對性，注意宣傳的方式方法。多向學校各級領導宣傳人事檔案工作的相關法律法規、政策、制度，宣講發展好人事檔案和人事檔案管理工作對學校發展的積極作用和價值，可采用當面匯報和微信、郵件等方式;對教職工等檔案利用者要宣傳人事檔案對個人的作用、價值，并宣講人事檔案的歸檔類別和各項制度等，可通過開展講座和微信、網站等方式進行。三是宣傳對象要廣泛。首先在學校各級領導干部中宣傳人事檔案在他們提干中的重要作用，增強他們的人事檔案意識，其次在人事檔案材料協助收集人員、檔案所有者及利用者中宣傳，使全體教職工都主動配合人事檔案管理員做好人事檔案的管理工作。四是要抓住機會開展宣傳。如在校慶、干部換屆等活動中，地方高校檔案館在提供相關支持材料時，積極聯系和開展人事檔案相關宣傳。五是對新進教師入職培訓時進行人事檔案知識培訓。將接收和整理新進教職工人事檔案發現的問題及時溝通，在解決相關問題時宣傳（下轉10頁）（上接37頁）人事檔案在個人成長中的重要性，使檔案意識扎根于新進教師的心中，提高了教職工對人事檔案的了解與重視程度。

2.采取引育結合，培養復合型管檔人才

新時期對人事檔案管理提出了新的要求，除了具有扎實的專業知識和技能，還需具有較強的信息安全技能，以及電子信息采集和相關網絡知識。但部分地方高校的人事檔案管理人員技術水平較低，難以滿足人事檔案管理工作所需的復合型人才要求，這極大地影響人事檔案管理和利用效率。地方高校可以采取引育相結合的方法，培養復合型人事檔案管理人才。一方面要主動出擊搜羅人才，從本校相關部門或校外引進綜合素質較高、且符合人事檔案管理要求的人才，特別是具有檔案管理知識和經驗，具有良好計算機專業知識背景的人才。另一方面要深挖自身潛力，在現有的檔案管理人員中開展計算機技術、網絡技術、信息安全技術等方面的培訓，培訓工作要做到常態化、制度化，培訓內容要有針對性;還要不斷加強檔案管理人員的政治思想和職業道德教育，使得他們具有較強的責任心和規避風險的意識，從而保證人事檔案信息化管理的安全性。

3.創新管理方法，推進檔案信息化進程

新時期，電子信息化極大地提高了工作效率。全國各級檔案部門高度重視檔案信息化，檔案信息化已成為國家信息化建設的重要組成部分。國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確要求：“創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現代化水平”。社會發展迅速，人才交流頻繁，人事檔案管理工作量較以往有了極大的增長，傳統的紙質檔案難以滿足人事檔案高效利用的要求。要提高人事檔案利用率和利用效率，地方高校人事檔案管理信息化建設是其發展的必由之路。高校人事檔案信息化的核心內容是通過對人事檔案信息資源進行數字化，以實現檔案信息的網絡化、檔案檢索利用的自動化以及檔案管理的現代化，最終實現人事檔案信息資源的共用共享，實現人事檔案利用服務的轉型和升級。地方高校人事檔案管理的信息化，需要學校領導的重視、支持和配合，通過加大對人事檔案管理信息化建設的資金投入力度，完善信息化設施設備，引進信息化管理人才;建立并定時升級人事檔案管理系統，兼容各部門信息管理平臺;建立相應的檔案信息安全保障體系，嚴格遵守相關規章制度，加強人事檔案管理系統安全防護管理。

注：本文為湖南省檔案科技項目“局館分設背景下檔案館職能定為研究”（2019-9-03）

（作者單位：湖南科技學院檔案館）