《企業檔案工作規范》解讀

《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.6 檔號可采用“[全宗號——]分類號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張號）”（[ ]表示可選）結構。

企業檔案號的編寫應采用“[全宗號]——類別號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張號）”結構。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“——”（短橫）相隔。其中：

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。如，河北省檔案館藏中原熱河省第12號全宗，標識為“R012”。企業自行編制全宗號時，其全宗屬性可以確定為法人單位的代字。全宗編號一般有幾種：1.按全宗進館先后順序編號;2.按全宗的分類編號;3.按全宗的重要程度編號（這種方法慎用）。全宗編了代號以后類別號——是庫藏檔案類別的代碼，應根據企業分類方案設定的類別號確定。類別號可包括項目號，項目號也是產品、課題、工程、設備等檔案的代字或代號。

目錄號是全宗內若干本案卷目錄的順序號。

案卷（件、盤、盒、張）號是案卷（件）或光盤、磁帶、照片等排列的順序（流水）號，案卷號大都采取一個組織機構（一個部門）的案卷每年編一個順序號的辦法，或者是整個企業一個年度全部案卷編一個順序號。

頁（張）號是案卷或以件為保管單位的文件內每頁（張）的順序號。不應有空號。

7.5.7 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。

互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。

所謂互見號是指反映同一內容但另行保管的其他載體檔案的檔號。設立互見號的目的，是為了能夠便捷地查找到反映同一內容的其他載體形式的檔案。

互見號應注明在案卷或檔案盒內備考表固定的位置。

7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

企業檔案案卷編目就是案卷整理歸檔后，在上架排列之前，依據排列好的案卷順序對案卷系統登記的過程。檔案目錄是由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

檔案目錄分為卷內目錄和案卷目錄，按全宗、類別、保管期限編制的是案卷目錄。一個全宗內的檔案，經過分類后，需要在每個類內將檔案保管單位按相互之間的聯系，確定前后次序，進行系統化排列。將系統排列的檔案保管單位逐一編號登記，就形成了案卷目錄。案卷目錄實際上就是案卷的名冊。

檔案目錄的作用：一是固定全宗內檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作：二是概括地介紹全宗內檔案的內容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎：三是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。

1.企業檔案目錄的種類

企業常用的檔案目錄有：企業檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。

（1）企業檔案總目錄

企業檔案總目錄是按照立檔單位內全部歸檔文件材料接收歸檔的先后順序，以檔案保管單位為對象進行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項目主要有：總登記號、年度順序號、歸檔日期、檔號、題名、歸檔部門、數量、保管期限、密級、備注等。企業檔案總目錄亦可稱為企業檔案總登記賬，其作用是記錄保存的企業檔案數量，揭示不同檔案的成分，以便于企業檔案的日常管理。

（此部分未完待續）