高校干部人事檔案管理瑕疵

曾小武

筆者在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，高校干部人事檔案在歸檔、裝訂、提供利用的環(huán)節(jié)中普遍存在一些問(wèn)題，而更嚴(yán)重的是這些問(wèn)題似乎因?yàn)橛蓙?lái)已久而司空見(jiàn)慣，以至于少有質(zhì)疑或反對(duì)。這些問(wèn)題主要為以下幾個(gè)方面：

一、三無(wú)歸檔

指的是整理歸檔環(huán)節(jié)中存在無(wú)分類、無(wú)取舍和無(wú)回執(zhí)的現(xiàn)象。

1.無(wú)分類

無(wú)分類指的是沒(méi)有對(duì)文件或材料分類歸檔。根據(jù)中組部《干部檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）規(guī)定，干部檔案應(yīng)該分成履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)歷職評(píng)、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、聘用任免等十大類別。但不少檔案管理部門接收檔案后基本上沒(méi)有進(jìn)行任何分類，尤其是新入職的干部檔案，大都僅僅分成高中、大學(xué)、研究生等階段的學(xué)習(xí)材料以及入黨材料幾大塊，且沒(méi)有先后排序。

2.無(wú)取舍

中組部2009年7月頒布的《印發(fā)干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（一下簡(jiǎn)稱《歸檔規(guī)定》）對(duì)干部人事檔案的歸檔范圍有比較明確細(xì)致的說(shuō)明。但檔案管理部門接收檔案后的整理過(guò)程中往往全盤接收原始材料為檔案，沒(méi)有區(qū)分舍棄。主要表現(xiàn)在二個(gè)方面：

（1）該舍不舍

具體來(lái)說(shuō)就是沒(méi)有取舍，不加區(qū)分全盤保留。最突出的現(xiàn)象有二個(gè)：一個(gè)就是保留檔案袋內(nèi)保留多個(gè)檔案袋。一般來(lái)說(shuō)，剛?cè)肼毜慕坦ご蠖嗑邆溲芯可陨蠈W(xué)歷，其人事檔案包含高中、大學(xué)、碩士或博士等不同階段的學(xué)歷學(xué)位材料，相應(yīng)的至少會(huì)有考生檔案袋、大學(xué)畢業(yè)生檔案袋、碩士研究生檔案袋或博士研究生檔案袋以及黨員材料袋等多個(gè)檔案袋，這些檔案紙袋不屬于檔案材料，歸檔整理時(shí)應(yīng)予以剔除。但檔案接收部門直接將這些檔案紙袋放入檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。另外還有一些其他材料如移交清單、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等材料，前者缺乏檔案價(jià)值，后者應(yīng)單獨(dú)另外保存，均沒(méi)有歸檔保留的必要。另一個(gè)就是全盤歸檔黨團(tuán)材料和體檢材料。根據(jù)《歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，加入共產(chǎn)黨的材料應(yīng)該歸檔入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)。此外，入黨材料中還有其他十幾種文件，一般包含優(yōu)秀團(tuán)員作為入黨積極分子推薦表、優(yōu)秀團(tuán)員作為黨的發(fā)展對(duì)象推薦表、入黨積極分子培養(yǎng)教育考察表、入黨積極分子培訓(xùn)登記表、入黨考察意見(jiàn)、入黨群眾意見(jiàn)、入黨發(fā)展對(duì)象政審登記表、思想?yún)R報(bào)、黨校結(jié)業(yè)證書(shū)、預(yù)備黨員考察表、思想?yún)R報(bào)等等。

筆者以為，上述其他入黨材料中，除了預(yù)備黨員考察材料可以酌情歸檔之外，其他材料均可舍棄。尤其是思想?yún)R報(bào)材料，數(shù)量大價(jià)值小，完全沒(méi)有必要?dú)w檔。思想?yún)R報(bào)包括月匯報(bào)、季度匯報(bào)等形式，一般都10份左右，多者可達(dá)20多份。按最低標(biāo)準(zhǔn)，一份思想?yún)R報(bào)按2頁(yè)紙計(jì)算，思想?yún)R報(bào)材料就可達(dá)20-50頁(yè)紙張，其檔案內(nèi)容比例甚至高于學(xué)歷學(xué)位材料，卻沒(méi)有明顯的檔案價(jià)值，應(yīng)全部舍棄，如為保留程序完整考慮，歸檔一份思想?yún)R報(bào)即足夠。

體檢材料也存在重復(fù)歸檔的問(wèn)題。不同的學(xué)習(xí)或工作階段均有體檢材料。不少檔案把高考體檢表、大學(xué)入學(xué)、碩士入學(xué)、博士入學(xué)、入職體檢等所有的體格檢查材料全部歸檔，這顯然沒(méi)有必要。《歸檔規(guī)定》僅要求歸檔錄用體檢表，即要求把最新入職的體檢表歸檔即可。

（2）當(dāng)留不留

實(shí)際上，《歸檔規(guī)定》中的相關(guān)要求只是大致羅列必要?dú)w檔材料，其他有些材料雖然未做要求，也可酌情歸檔。筆者以為，一些具有紀(jì)念意義的材料應(yīng)該歸檔保存，比如入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、高考試卷、準(zhǔn)考證、高考成績(jī)單、錄取通知書(shū)等材料具有明顯的紀(jì)念價(jià)值，一般不宜舍棄。大部分教工的人事檔案均沒(méi)有歸檔高考試卷，無(wú)疑是一種遺憾。

另外還涉及到復(fù)印件材料歸檔的問(wèn)題。雖然《歸檔規(guī)定》要求歸檔材料一般應(yīng)當(dāng)為原件，復(fù)印件材料必須具有單位公章。但在現(xiàn)實(shí)中有時(shí)難以操作。由于疏忽等原因，往往出現(xiàn)學(xué)歷學(xué)位材料未能加蓋公章的情形。因?yàn)閷W(xué)歷原件多難以歸檔，此時(shí)不宜以復(fù)印材料不實(shí)而拒絕歸檔。實(shí)際上，該檔案歸檔前已經(jīng)人事部門審核認(rèn)定，一般不存在偽造嫌疑。不妨?xí)呵覛w檔再行核驗(yàn)，補(bǔ)蓋檔案保管部門的核對(duì)章即可。

3.無(wú)回執(zhí)

該問(wèn)題主要存在于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，檔案館室接收檔案后沒(méi)有退還回執(zhí)。《條例》等規(guī)章明確要求，檔案接收部門收到檔案后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)并將回執(zhí)簽章退還原檔案單位。也就是說(shuō)，及時(shí)退還回執(zhí)是收檔單位應(yīng)盡的義務(wù)，但筆者在整理檔案中發(fā)現(xiàn)，幾乎所有檔案材料的檔案轉(zhuǎn)遞通知單均保留了回執(zhí)，即不給回執(zhí)已是普遍現(xiàn)象。

二、裝訂帶傷

無(wú)論是早年的線裝還是現(xiàn)行的金屬立柱裝訂，都必須給紙張打孔，這無(wú)法避免給檔案紙張帶來(lái)孔洞傷害。而每一次新材料歸檔或檔案查閱復(fù)印都必須將檔案紙張取出和放回，一進(jìn)一出的操作導(dǎo)致紙張的拉裂傷害，減損紙質(zhì)檔案壽命。

筆者以為該問(wèn)題的原因主要在于裝訂思維存在缺陷。檔案需要裝訂但并非必須打孔，打孔裝訂完全是誤解所致。辭書(shū)解釋為，“裝訂就是將印好的書(shū)頁(yè)、書(shū)帖加工成冊(cè)，或把單據(jù)、票據(jù)等整理配套，訂成冊(cè)本的過(guò)程”。這里并無(wú)明示裝訂必須鉆孔，零散紙張成冊(cè)方法不一，限于技術(shù)的落后，古近代的文件、書(shū)籍成冊(cè)只能使用釘孔線裝方式成冊(cè)，但膠水等粘貼材料發(fā)明以后，書(shū)籍的裝訂大多采用膠貼成冊(cè)的方式，少有孔洞裝訂。即便是零散文件，早年使用訂書(shū)機(jī)，后逐漸更多采用回形針或夾子。因此打孔裝訂顯然是意識(shí)落后的產(chǎn)物。

故應(yīng)改革現(xiàn)行的檔案裝訂方式，使用塑料夾或不銹金屬夾，將干部檔案分類穩(wěn)固。如此不需打孔則可避免傷害檔案紙張，還便于查閱復(fù)制，延緩紙質(zhì)檔案的壽命。該問(wèn)題在拙作《紙質(zhì)檔案防損入庫(kù)微技術(shù)研究》中已有比較詳細(xì)的討論，此不贅述。

三、利用低效

干部檔案的利用低效主要表現(xiàn)為檔案查閱困難。

干部人事檔案查閱需先從校園網(wǎng)下載《檔案查閱審批表》（以下稱審批表），該表格經(jīng)單位黨委領(lǐng)導(dǎo)簽章后，查閱人才能到檔案館辦理。多環(huán)節(jié)導(dǎo)致查檔耗時(shí)，而《審批表》更是查檔的主要障礙。雖然《條例》有規(guī)定，查閱人須持有單位簽章的《審批表》方可申請(qǐng)查閱。但現(xiàn)實(shí)中，教工往往并不了解查檔條件，一般多直接到檔案館室申請(qǐng)辦理。為遵循程序，檔案管理人員常加以拒絕，要求查閱人返回單位辦理《審批表》，以致查閱檔案頗費(fèi)周折。

四、轉(zhuǎn)遞耗時(shí)

干部檔案轉(zhuǎn)遞延誤普遍耗時(shí)長(zhǎng)久。目前郵政特快（EMS）專遞，一般3天左右可以送達(dá)。而高校干部檔案須通過(guò)機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞，歷時(shí)可謂漫長(zhǎng)。舉例說(shuō)明，廣州人事托管中心出具的《檔案轉(zhuǎn)遞告知單》明示，“確認(rèn)對(duì)方檔案機(jī)要寄出（市外20個(gè)工作日，市內(nèi)10個(gè)工作日）后，客戶本人憑身份證原件到我中心查詢到檔情況”。也就是說(shuō)，檔案的運(yùn)輸時(shí)間需10至20日，如加上檔案館的15個(gè)工作日，市內(nèi)機(jī)要轉(zhuǎn)遞可達(dá)25天，而市外可達(dá)35天，跨省轉(zhuǎn)遞時(shí)長(zhǎng)則可達(dá)2個(gè)月。對(duì)比EMS，機(jī)要轉(zhuǎn)遞耗時(shí)太長(zhǎng)，效率明顯地下，還容易耽誤工作。

檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞耗時(shí)主要源于環(huán)節(jié)多和工作日太長(zhǎng)。目前通行的模式圖示如下：

上圖可見(jiàn)，高校干部檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多達(dá)五個(gè)，而EMS只有起點(diǎn)和終點(diǎn)二個(gè)環(huán)節(jié)，機(jī)要轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)更多，自然耗時(shí)更長(zhǎng)。且每一個(gè)環(huán)節(jié)均有辦理期限，有的環(huán)節(jié)工作期限過(guò)長(zhǎng)。檔案館室發(fā)出檔案以及二個(gè)交換中心的轉(zhuǎn)遞期限就共有55個(gè)工作日期限，這也就不難理解為何轉(zhuǎn)遞檔案有時(shí)長(zhǎng)達(dá)2個(gè)月之久。

四、原因分析

筆者認(rèn)為工作人員責(zé)任心不夠和干部檔案管理制度存在漏洞是導(dǎo)致高校干部檔案管理瑕疵的主要原因。

1.責(zé)任心不足

材料歸檔環(huán)節(jié)、檔案查閱和檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)均存在類似問(wèn)題。

中組部的《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》均有明確的檔案材料分類規(guī)定。但不少檔案管理人員要么不了解，要么拒絕遵循。前者顯然是懶惰思想作祟，拒絕學(xué)習(xí)檔案整理規(guī)程，后者則明顯屬于工作敷衍塞責(zé)。

而檔案轉(zhuǎn)遞的延誤，也是工作拖沓的結(jié)果。經(jīng)辦人員往往等到接近工作日末尾之時(shí)才辦理檔案移交手續(xù)，導(dǎo)致了檔案轉(zhuǎn)遞耗時(shí)長(zhǎng)久。實(shí)際上，如沒(méi)有其他需要緊急處理的工作事項(xiàng)，經(jīng)辦人員完全可以在收到調(diào)檔文件之后即行辦理，用盡量短的時(shí)間將檔案轉(zhuǎn)出。據(jù)筆者多次實(shí)操發(fā)現(xiàn)，2-3日內(nèi)足以將一份檔案轉(zhuǎn)出。如各環(huán)節(jié)以此時(shí)限為標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)要轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)可以控制在一周以內(nèi)送達(dá)。

2.管理制度存在漏洞

本文所述問(wèn)題與檔案管理制度的缺陷不無(wú)關(guān)聯(lián)。主要包括二個(gè)方面：操作規(guī)范欠統(tǒng)一，規(guī)則條款欠周全。

檔案轉(zhuǎn)遞耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)主要源于缺乏統(tǒng)一的操作細(xì)則。

中組部的《條例》和《歸檔規(guī)定》以及省級(jí)地方檔案管理機(jī)關(guān)的文件都沒(méi)有對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)效做出明確規(guī)定。15個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出檔案或10-20個(gè)工作日查詢轉(zhuǎn)遞情況分別是高校的人事檔案轉(zhuǎn)遞制度和檔案交換中心自行設(shè)立的操作規(guī)范，帶有明顯的隨意性和地域性。由于缺乏一個(gè)全國(guó)或省區(qū)通用的時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)，各環(huán)節(jié)的自行其是為經(jīng)辦人員工作的拖拉提供了空間。

裝訂瑕疵和查檔困難主要源于規(guī)范不周。

《條例》要求先辦《審批表》再查檔，結(jié)果導(dǎo)致高成本和低效率，反映出重視檔案的安全性及嚴(yán)肅性，卻忽視檔案的利用效率。該條款顯然有失偏頗。

而有些地方規(guī)章，比如廣東省委組織部的粵組通[2013]45號(hào)文件明示檔案裝訂采用打孔方式，該條款明顯陳舊落伍，導(dǎo)致大范圍檔案紙張的損傷。

因此修正一些檔案工作制度或規(guī)則就很有現(xiàn)實(shí)意義。

比如中組部或省市地方黨委組織部門都可明文提倡檔案無(wú)害裝訂;認(rèn)可使用證明身份的卡證，以簡(jiǎn)化程序提高效率;限定檔案轉(zhuǎn)遞的每一個(gè)環(huán)節(jié)期間不得超過(guò)3天等等。則檔案紙張損傷、查檔費(fèi)力、檔案轉(zhuǎn)遞耗時(shí)等問(wèn)題可明顯得到緩解。

結(jié)束語(yǔ)：高校干部檔案的管理還可嘗試創(chuàng)新管理模式。絕大部分管理環(huán)節(jié)難以假手校外，但某些環(huán)節(jié)可與他方合作。比如檔案轉(zhuǎn)遞，在確保檔案安全的前提下，不妨引入郵政特快專遞服務(wù)，或可從根本上解決高成本低效率等問(wèn)題。

（作者單位：華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）