預(yù)算報銷系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

文/李晶晶，中國地震局地震預(yù)測研究所

近些年科學(xué)事業(yè)單位改革，會計科目及核算方式都發(fā)生了較大的變化，財政部門加大了對科學(xué)事業(yè)單位的投入以及經(jīng)費收支的監(jiān)控力度，科研經(jīng)費來源多樣化，加快預(yù)算執(zhí)行，提高執(zhí)行精準(zhǔn)度變得尤為重要。財務(wù)部門一般使用的單機U8軟件等無法滿足科學(xué)化精細(xì)化的管理要求，財務(wù)人員承擔(dān)了繁重的報賬做賬工作，管理水平無法提升。為了滿足對項目預(yù)算進行控制以及根據(jù)需要調(diào)劑使用，項目負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌考慮提高執(zhí)行進度等需求，提出建立預(yù)算報銷系統(tǒng)。通過預(yù)算報銷系統(tǒng)與財務(wù)軟件相掛接的方式，實現(xiàn)報銷人從網(wǎng)上隨時填寫報銷單并提交，能填寫報銷單證明有預(yù)算，實時預(yù)算控制，財務(wù)記賬智能化，降低管理人力資源和成本，服務(wù)項目執(zhí)行率，出具各類管理報表，提高報銷人員的滿意度。

預(yù)算報銷系統(tǒng)主體分為預(yù)算和報銷兩個維度，一方面建立預(yù)算信息的設(shè)置、項目分類、預(yù)算與財務(wù)科目掛接、查詢體系，由業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)填寫報銷單的方式，控制預(yù)算。另一方面，財務(wù)部門可以通過設(shè)置模塊，自動提取信息到財務(wù)賬里，生成憑證便捷。預(yù)算報銷系統(tǒng)配置了各類模塊，主要是從四個方面進行：1）基礎(chǔ)設(shè)置。對項目進行維護，對項目屬性、會計科目、經(jīng)濟分類的掛接關(guān)系的設(shè)置等。2）借還款管理。3）報銷管理。主要包括普通報銷、差旅費報銷、會議費報銷、內(nèi)外單位勞務(wù)咨詢費報銷四個類型。4）報表查詢。對各類需求的報表及時進行數(shù)據(jù)提取與分析。

1 預(yù)算報銷系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)與設(shè)計原則

1.1 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

1）建立一套事前控制的預(yù)算體系，在項目人員報銷時就發(fā)現(xiàn)項目的超支并進行規(guī)劃，減少以后項目結(jié)題時因為超支而調(diào)賬的問題。

2）功能模塊化設(shè)計，利于根據(jù)國家新政策的規(guī)定及研究所內(nèi)報銷管理要求隨時變更、擴展。

3）建立預(yù)算信息的自動收集、整理、查詢體系，達(dá)到與相關(guān)人員信息分享的目的。方便領(lǐng)導(dǎo)層及項目負(fù)責(zé)人對項目預(yù)算的執(zhí)行情況做出決定，也提高對上級部門報送報表的效率。

4）實現(xiàn)財務(wù)記賬智能化，降低管理人力資源和成本。

1.2 系統(tǒng)設(shè)計原則

系統(tǒng)設(shè)計所依據(jù)的原則如下：

1）滿足預(yù)算控制、預(yù)算報銷系統(tǒng)與財務(wù)軟件端口掛接的需求。

2）遵循軟件工程理論進行系統(tǒng)需求分析、總體設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫建庫、程序編制、系統(tǒng)集成與調(diào)試、文檔編寫與管理、備份等工作。

3）系統(tǒng)功能設(shè)計本著簡潔、實用和滿足多方面應(yīng)用（如報銷單填寫界面、預(yù)算管理界面、預(yù)算科目與會計科目掛接、會計科目與經(jīng)濟分類掛接、模塊擴展等）需求的原則設(shè)計。

4）技術(shù)方法和路線：采用JAVA技術(shù)，開發(fā)B/S模式軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷、預(yù)算控制的需求，以財務(wù)部門現(xiàn)有軟件供應(yīng)商提供標(biāo)準(zhǔn)接口連接方式實現(xiàn)。

2 預(yù)算報銷系統(tǒng)報銷流程

建成一整套結(jié)合預(yù)算與報銷的信息系統(tǒng)，關(guān)鍵是各個角色的職責(zé)，主要步驟分為：預(yù)算系統(tǒng)在制單人節(jié)點，能夠順暢的操作，數(shù)據(jù)穩(wěn)定；在財務(wù)人員節(jié)點，能夠一步到位，滿足生成憑證所必須的要件，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；在報表節(jié)點，負(fù)責(zé)人能了解到項目的最新進度，數(shù)據(jù)及時；在管理員節(jié)點，能夠使各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)保持一致。

1）報賬人員登錄系統(tǒng)網(wǎng)站，自主填寫報賬信息，按需求填寫各類報銷單據(jù)，按照項目任務(wù)書選擇預(yù)算科目和對應(yīng)的經(jīng)濟分類，具體包括： 報銷金額、 報銷內(nèi)容、使用資金項目、支出分類、經(jīng)濟分類等，打印出紙質(zhì)報銷單，電子憑證提交財務(wù)部門審核。

2）各級領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)單據(jù)上審核簽字。

3） 財務(wù)會計檢查原始報銷單據(jù)附件是否完整，真實，檢查線上提交的信息是否填全、選對，如果均正確直接點擊生成憑證，如果不正確，駁回第一個環(huán)節(jié)，由報銷人重新改正。

4）審核合格的憑證集中到出納環(huán)節(jié)，由出納執(zhí)行付款或者還公務(wù)卡等操作，在財務(wù)賬里電子簽章。當(dāng)日結(jié)束后盤點現(xiàn)金等實現(xiàn)日清月結(jié)。

5）稽核會計查詢電子憑證，查看會計科目、經(jīng)濟分類等正確性，同時翻看紙質(zhì)憑證，查看附件齊全性。

6）系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置中，提前預(yù)置各預(yù)算科目對應(yīng)的經(jīng)濟分類，月底要核對預(yù)算報銷系統(tǒng)里項目執(zhí)行情況與財務(wù)賬執(zhí)行情況的一致性，查看掛接關(guān)系是否需要調(diào)整，對需要拓展的模塊，可根據(jù)實際需要調(diào)整。

圖1 預(yù)算報銷系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

3 預(yù)算報銷系統(tǒng)功能設(shè)計

依據(jù)上述系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)和設(shè)計原則，本系統(tǒng)設(shè)計了如下主要功能，見圖1：

3.1 報銷管理模塊設(shè)計

1）填寫各類報銷單的功能

實現(xiàn)網(wǎng)上填寫報銷單，在報銷單據(jù)中，選中項目（課題），填寫支出，就能夠?qū)崿F(xiàn)對預(yù)算的提示功能，并對當(dāng)前報銷的項目進行當(dāng)年撥款及項目合同總金額的雙重控制，滿足控制科目明細(xì)預(yù)算的超支比例需求。報銷單分為普通報銷單、會議報銷單、差旅報銷單、內(nèi)外單位咨詢勞務(wù)報銷單，業(yè)務(wù)人員只需選擇不同的類型，就可填寫相應(yīng)的支出。在報銷單中也可以實現(xiàn)對借款的核銷，會計制單節(jié)點上對收支表進行自動的填充修改及自動生成憑證的功能。實現(xiàn)會計人員工作時只點擊預(yù)算報銷系統(tǒng)即可，各類財務(wù)信息，如報銷摘要、會計科目、經(jīng)濟分類、預(yù)算年度、資金性質(zhì)等自動生成到會計憑證里，使會計人員轉(zhuǎn)換角色，把精力從簡單的數(shù)據(jù)錄入中抽出來關(guān)注對預(yù)算及報銷事項的合理性、相關(guān)性的審查。

2）開發(fā)公務(wù)卡批量還款功能

公務(wù)卡消費已經(jīng)成為科學(xué)事業(yè)單位一項主要的消費方式，實際中一筆報銷單據(jù)會出現(xiàn)多筆公務(wù)卡消費的情況，不同的課題，不同的人員，不同的日期，會計人員在進行還公務(wù)卡消費時操作非常不便，需要逐筆的挑出有用的信息，進行建行網(wǎng)站上的還款操作。在預(yù)算報銷系統(tǒng)中實現(xiàn)報銷人在報銷時選擇公務(wù)卡的支付方式并錄入公務(wù)卡消費明細(xì)，財務(wù)在生成憑證之時直接在財務(wù)系統(tǒng)中生成公務(wù)卡的消費信息憑證，憑證包括公務(wù)卡的消費時間(報賬日期)、報賬金額、消費人員、消費摘要等。同時在系統(tǒng)中為財務(wù)人員提供一個可以方便快捷查詢公務(wù)卡支出情況、還款情況的匯總表。

系統(tǒng)的公務(wù)卡批量還款功能使財務(wù)人員可以方便的查看公務(wù)卡的消費情況、還款情況，在財務(wù)人員需要錄入公務(wù)卡還款憑證時可以按照不同大類很快的生成公務(wù)卡還款憑證，避免了財務(wù)人員一筆一筆的錄入公務(wù)卡還款信息的麻煩,充分使用會計電算化，實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成公務(wù)卡還款憑證。

3）調(diào)用常用勞務(wù)費報銷明細(xì)功能

外單位人員勞務(wù)費、咨詢費管理嚴(yán)格，報銷人員只需要在報銷勞務(wù)費的時候?qū)趧?wù)費的明細(xì)信息如人名、身份證號碼、金額等信息錄入到系統(tǒng)，并將勞務(wù)費信息存為常用，下次報銷的時候可以直接將人員信息調(diào)出回填到系統(tǒng)中，免去了重復(fù)填寫勞務(wù)費人員明細(xì)信息的麻煩。

4）勞務(wù)費人員身份證驗證功能及勞務(wù)扣稅功能

報銷人在錄入勞務(wù)費信息的時候由于各種原因可能錄入不正確。在財務(wù)需要向稅務(wù)提交繳稅信息的時候往往因為身份證信息的不正確而需要再次詢問報銷人勞務(wù)費領(lǐng)款人的身份證的正確信息，另外，按照國家稅法要求金額超過800元扣稅，通過程序設(shè)定，能夠避免扣稅的稅額不正確的問題，并且開發(fā)扣稅統(tǒng)計表，財務(wù)部門直接通過統(tǒng)計表錄入到國家稅務(wù)系統(tǒng)“金稅三期”里，快速便捷。

5）預(yù)算報銷系統(tǒng)與賬務(wù)數(shù)據(jù)核對的功能

由于會計人員漏點擊憑證或系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常的情況，可能會有少筆的業(yè)務(wù)造成財務(wù)賬數(shù)據(jù)和預(yù)算系統(tǒng)不一致的情況，財務(wù)人員可以通過報表的核對功能查出預(yù)算系統(tǒng)與財務(wù)賬不一致的情況并加以修正。

6）預(yù)算科目、會計科目、對應(yīng)關(guān)系的參照錄入功能

系統(tǒng)需要增加一個項目類型的時候，需要依次在系統(tǒng)錄入預(yù)算科目、會計科目、預(yù)算科目與經(jīng)濟分類的對應(yīng)關(guān)系。有參照錄入功能，就可以實現(xiàn)有效調(diào)用，不用再人工錄入。

7）其它擴展功能

按照政府會計制度總體要求，不僅要滿足財務(wù)會計體系中各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的掛接關(guān)系，實現(xiàn)根據(jù)報銷人填寫的報銷單直接生成憑證，還要滿足預(yù)算體系做賬方式下的借貸方選擇，實現(xiàn)根據(jù)財務(wù)會計體系中的科目直接比對和直接帶入會計憑證需求。通過前期設(shè)置各項掛接，輔助核算項的選擇和匹配，實現(xiàn)財務(wù)會計與預(yù)算會計雙屏幕，共同操作功能。

3.2 借款管理模塊設(shè)計

1）對借款金額實時監(jiān)控

借款模塊可以對借款金額實時控制，實現(xiàn)預(yù)算的提示功能。假若項目明細(xì)預(yù)算還有500元，就填不出1000元的單據(jù)，也就是說報銷人能填出來的單據(jù)肯定是有預(yù)算的。報銷人也可及時了解項目的預(yù)算執(zhí)行情況。模塊可以實現(xiàn)代還款功能，假若A經(jīng)手填寫的報銷單，由于出差在外，可以授權(quán)B填寫還款單。此功能在收支節(jié)點“收支表”能自動填充并生成憑證。

2）對借款信息及時跟蹤

為了催促報銷人及時報銷借款，在借款單據(jù)管理上設(shè)置了多方面的限制，由借款時間，借款金額或者借款次數(shù)來控制。由于單位性質(zhì)，在年底集中報賬，為了限制借款多不報賬的情形出現(xiàn)，根據(jù)實際情況，限制借款。例如限制借幾次或限制可借款的總額等，并提取匯總表催促報銷，加強資金的內(nèi)部管理。

3.3 還款管理模塊設(shè)計

還款單簡便快捷，還款人點擊還款單的項目名稱可以先選擇當(dāng)前還款人所關(guān)聯(lián)的項目，選擇后彈出當(dāng)前項目的借款信息，選中借款單號并填寫還款金額就完成了單據(jù)的填寫。還款單的收支節(jié)點可以自動填寫收支表。制單節(jié)點自動根據(jù)業(yè)務(wù)生成記賬憑證。對報銷過程中，業(yè)務(wù)人員忘記還款的單據(jù)，會計人員可以代替報銷人還款。

3.4 報表模塊設(shè)計

1）領(lǐng)導(dǎo)報表的開發(fā)

系統(tǒng)提供了領(lǐng)導(dǎo)查詢的四個方面，包括綜合查詢、項目類型查詢、負(fù)責(zé)人匯總、項目部門查詢。領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)人員或項目類型查詢總體項目的執(zhí)行比率，并且可以跟蹤了解項目具體的支出情況，如各類預(yù)算的費用報銷比例等。領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)需要，給個別人員授權(quán)查看報表的權(quán)限，報表的開發(fā)可以對領(lǐng)導(dǎo)層進行總體決策提供幫助。

2）負(fù)責(zé)人報表的開發(fā)

系統(tǒng)為項目負(fù)責(zé)人提供報表，項目負(fù)責(zé)人可以看到所負(fù)責(zé)的每一筆項目支出情況，總預(yù)算及當(dāng)年預(yù)算。個人也可以從系統(tǒng)中看到自己所報銷的全部支出內(nèi)容。

3）財務(wù)報表的開發(fā)

系統(tǒng)為財務(wù)人員提供了核對查詢，借款查詢，類款項統(tǒng)計、勞務(wù)統(tǒng)計、綜合查詢報表，對于上報執(zhí)行率月報等各類報表可以做到及時取數(shù)，還根據(jù)財務(wù)人員的需求臨時增設(shè)其他方面的取數(shù)功能。

4 結(jié)語

本系統(tǒng)自2011年研發(fā)使用至今，由在本單位用于國家自然基金、國家重點研發(fā)計劃等項目使用，擴展到本單位所有項目都在系統(tǒng)中使用，其他兄弟單位或者局系統(tǒng)外的單位也紛紛借鑒，會計的電算化要充分解放人力及時間，在保證系統(tǒng)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，充分挖掘利用。各功能模塊在國家政府會計推行后得到全方面的更新，實現(xiàn)屏幕分割，滿足會計憑證上的要求，而且應(yīng)用方面延展到工資系統(tǒng)等其他方面，預(yù)算報銷系統(tǒng)已經(jīng)大大推動了管理進步。