淺談企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔工作

陶湘梅

摘? 要：每一個企業(yè)從產(chǎn)生之初就伴隨著會計工作，會計對于企業(yè)的重要性是不言而喻的。隨著時代不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的會計也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊瘯嫛Ｋ^的會計電算化的檔案，一般包含企業(yè)內(nèi)部的會計報表、憑證以及賬簿等，其反應(yīng)的是一個企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)證據(jù)。由此可見，做好企業(yè)內(nèi)部的電算化會計歸檔工作可以提高企業(yè)在會計方面的利用水平，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文就企業(yè)會計電算化檔案的基本特點進行闡述，并分析企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè);會計電算化;檔案;特點;電子歸檔

會計電算化檔案主要反應(yīng)的是一個企業(yè)內(nèi)部會計的全過程，比如從憑證到賬簿到報表，會計電算化檔案工作一般會涉及到四類工作，分別是財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證以及其他會計資料。在會計工作中除了會計電算化的工作之外，檔案的管理也是其中重要的一部分內(nèi)容。只有做好企業(yè)內(nèi)部的會計電算化檔案的電子管理工作，才可以發(fā)揮出會計在企業(yè)中的作用，避免信息的泄露，保證企業(yè)在整個行業(yè)中的競爭地位。

一、企業(yè)會計電算化檔案的基本特點

（1）存儲的范圍以及領(lǐng)域進一步擴大

傳統(tǒng)的企業(yè)在發(fā)展的過程中，也會進行會計檔案的管理。而會計電算化檔案管理和傳統(tǒng)意義上的會計檔案管理存在差別，其除了要對傳統(tǒng)意義上的會計檔案進行管理之外，還需要對計算機、光盤或者一些磁性介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)進行電子化的管理，可見企業(yè)會計電算化檔案在存儲的范圍以及領(lǐng)域都進一步擴大了。

（2）必須具備軟硬件環(huán)境

傳統(tǒng)的會計檔案在管理時具備直觀性，但是存儲較為麻煩，且容易造成資料的丟失。會計電算化檔案的管理，避免了傳統(tǒng)會計檔案管理的局限性，同時其想要實施也必須要具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，最終才可以保證電算化檔案的合理保存。

（3）融入磁性或者光盤的介質(zhì)

傳統(tǒng)意義上的會計檔案管理主要是對資料的保存以及利用打印設(shè)施進行打印，但是在新時代，電算化檔案除了要對傳統(tǒng)的紙張進行保存，同時還需要對相應(yīng)的光盤或者磁性介質(zhì)進行保存。

（4）會計電算化的安全性以及完整性要求更高

會計電算化檔案和傳統(tǒng)的會計檔案在保存時都容易受到載體的影響，如果載體本身存放的環(huán)境或者質(zhì)量出現(xiàn)了問題，那么就會影響整個會計電算化檔案保存的效果，因此在整個保存環(huán)節(jié)對其安全性以及完整性要求更高。

二、企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔的策略

（1）完善企業(yè)內(nèi)部電算化檔案電子歸檔的制度

首先需要在企業(yè)內(nèi)部建立電算化的歸檔制度，在整個會計檔案保管中，系統(tǒng)的開發(fā)、文檔的資料以及軟件的程序都應(yīng)該是其內(nèi)容的一部分。相關(guān)會計數(shù)據(jù)要做好副本的保留，尤其是在打印成書面的內(nèi)容之前。其次要建立嚴(yán)格的保管制度。以國家檔案管理局的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)確立企業(yè)內(nèi)部的管理制度，可以選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)等。如果是使用磁盤的，要注意儲存盤以及備用盤兩者要區(qū)分開，同時要做好保護工作，比如防光、防塵。另外需要對內(nèi)部的電子會計檔案做好相應(yīng)的編號，標(biāo)注好時間以及內(nèi)容。最后需要建立完善的借用制度，無論是企業(yè)內(nèi)部的任何人員在查閱會計檔案時，都要到財務(wù)部門進行登記，辦理手續(xù)。如果是外來單位，一定要有相關(guān)的介紹信，不明人員嚴(yán)禁查看。

（2）收集電算化會計檔案

某一個特定時間段內(nèi)，就需要對企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)會計檔案，電算化會計檔案進行收集，然后將其備份考到相應(yīng)的光盤上，從而形成一種脫離原計算機的會計檔案，對于這部分檔案，財務(wù)部門應(yīng)將其保存好，防止硬件系統(tǒng)受到損害。除此之外還需要對計算機硬件系統(tǒng)的相關(guān)型號、存儲的內(nèi)存配件等進行收集，防止配件出現(xiàn)損害，影響了會計檔案收集的效果。

（3）管理并保存電算化檔案

電算化檔案一般是存儲在一些光盤以及介質(zhì)上，而這些介質(zhì)本身就含有物理性的特性，很容易受到光照、塵埃的影響，繼而導(dǎo)致介質(zhì)出現(xiàn)損害，因此在進行保存時要采用雙份備份法。在每一份上都要標(biāo)明相應(yīng)的保存日期、操作員姓名，防止由于意外情況導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)損壞。管理人員在對電算化會計檔案進行保存時，一定要注意遠(yuǎn)離磁場，做好防塵工作，定期對其進行檢查并復(fù)制，防止內(nèi)部的磁性介質(zhì)遭到各種因素的損害。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理者在對電算化會計檔案進行管理時，要注意版本的一致性。如果版本不同，那么最終會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)可能也會有所差別，很容易導(dǎo)致無法調(diào)閱的情況，或者產(chǎn)生意外的失誤。因此除了需要備份之外，還需要統(tǒng)一好系統(tǒng)的版本。

（4）完善企業(yè)內(nèi)部的硬件設(shè)施

企業(yè)會計電算化檔案的歸檔工作是離不開硬件以及軟件設(shè)施的，在企業(yè)內(nèi)部需要進一步完善硬件設(shè)施。首先準(zhǔn)備專門的倉庫存放會計檔案，要保證倉庫的溫濕度以及環(huán)境問題。其次購進噴墨打印機，對內(nèi)部的一些文檔輸出提供必要的工具。另外電算化會計的軟件，一定要符合企業(yè)內(nèi)部的實際業(yè)務(wù)，避免軟件出現(xiàn)不一致性，影響最終的保存效果。最后要做好安全防護的功能，如果電算化會計檔案電子管理時有聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)工作，需要定期對網(wǎng)絡(luò)進行殺毒，避免被人為惡意的進行修改，影響企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

（5）提高會計人員的綜合素質(zhì)

在一個企業(yè)內(nèi)部，會計部門是非常重要的，其統(tǒng)籌這企業(yè)內(nèi)部的資金，為企業(yè)內(nèi)部的各項活動提供指導(dǎo)。可謂是企業(yè)內(nèi)部的核心部門。為了做好企業(yè)內(nèi)部的會計電算化檔案電子歸檔工作，就要不斷的提高會計人員的綜合水平。加大對會計人員的培訓(xùn)，保證會計人員除了具備會計知識之外，還擁有檔案管理、計算機技術(shù)的相關(guān)能力。當(dāng)然在企業(yè)內(nèi)部要對會計人員實施階梯式的管理，提高會計人員自我提升的積極性。

三、結(jié)束語

企業(yè)會計電算化檔案電子歸檔工作，有利于幫助企業(yè)保存好內(nèi)部的會計信息，為企業(yè)的相關(guān)決策提供有效的依據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部想要做好電算化檔案電子歸檔工作，就需要完善相應(yīng)的制度，同時對電算化會計檔案進行收集并管理。另外在企業(yè)內(nèi)部需要不斷地完善硬件設(shè)施，為電算化檔案的歸檔工作提供基礎(chǔ)。最后要提高會計人員的綜合素質(zhì)，保證會計電算化檔案歸檔工作能夠有序地推進，從而促進企業(yè)的良性發(fā)展。

參考文獻

[1]楊淑芬.基于會計電算化的會計檔案管理工作分析[J].中國管理信息化，2019.22（06）：42-43.

[2]趙勇懷.會計電算化環(huán)境下的財務(wù)檔案管理探析[J].健康必讀，2019（01）：243.

[3]宋媛媛.會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：174.