檔案館搬遷工作探討

張志平 王燕 袁森

【摘要】學校檔案是學校發展、建設、管理工作的真實記錄和重要依據。檔案館場地搬遷是學校一項重大工作，該項工作事務繁雜、時間緊、任務重，文章結合實際（以重慶科創職業學院檔案館搬遷為例），就如何對整個搬遷工作做詳細、周全的計劃，保證高效、安全、圓滿地完成搬遷工作進行探討。

【關鍵詞】檔案館;搬遷;探討

一、制定詳細的搬遷計劃

檔案館搬遷工作是一項繁雜又細致的工作，且在學校檔案館人員少、時間緊、任務重的情況下，搬遷工作過程中存在一定的安全風險。全館人員應統一思想、精密組織、分工負責、協調配合，根據檔案材料的不同類別，結合學校實際情況，成立檔案搬遷工作領導小組。制定詳細可行的搬遷計劃，包括打包物品的計劃準備、檔案材料清理打包、搬運路線、檔案上架等整個搬遷過程及搬遷中的突發事件都要提前做好計劃和預案，確保打包期間、搬遷期間及上架期間檔案材料的安全和有序。各環節工作都要高度重視、明確職責，把此項搬遷工作細分到每一個人，力爭做好收集、打包、搬遷及上架過程中的安全有序和保密工作。

二、準備工作

（一）提前熟悉新館格局和各功能用房的分布，科學、合理規劃新館藏。根據檔案材料的特殊性，我們在對新館館藏布局、家具及辦公用品擺放等要有一定的前瞻性，一旦位置確定就不要輕易改變。根據學校檔案館收藏檔案資源的特點（如載體、內容、性質等不同），結合學校新館的建筑結構、空間分布及各館藏檔案的數量、檔案資源的借閱量等進行合理布局，設置文書類檔案庫、財會類檔案庫、特殊載體檔案庫、實物（聲像）檔案庫和資料庫。分別做好館內各館藏房間的通風、防火、防潮等“十防”工作和門窗加固等安全防護措施，保障即將進館檔案材料的安全。根據建筑特點及館藏初步布局，繪制簡單的館藏平面導航圖，張貼于館內大廳，可以讓初到檔案館的利用者、來訪者能夠清楚了解新館各房間的功能及用途。

（二）詳細梳理、清理舊館館藏檔案。目前學校檔案館館藏有黨群類、行政類、教學類、科研類、財會類、基本建設類、實物（聲像）類等共12大類5萬余卷檔案。因舊檔案館受場地、設施、設備的限制，很多同一類檔案沒有放在一處，在搬遷前我們要對全館檔案資源進行詳細評估，分門類對檔案進行清查，徹底做好檔案盤庫工作。

從學校“南大之星”檔案管理系統中分類別導出相關數據條，并逐條核對紙質檔案與電子案卷目錄、分類目錄，對已經借出未及時歸還的檔案材料要進行追還，對因場地不夠等原因導致同一類別的檔案材料分散在各處的要進行清理、校正和歸位，并對相關數據做好可靠的記載和備份工作。利用紙箱和專業封裝工具對紙質的文書檔案、會計檔案等進行有序的成捆成箱打包封裝，檔案館工作人員在進行檔案材料清點、下架、裝箱時要注意順序和數量，用黑色記號筆在紙箱上詳細、清楚地寫下盒數、主要內容、起止檔號、箱號、到新館的庫房號等，用膠帶封好和專業的打包機捆扎結實，打包和封裝過程中要注意檔案的連貫性，并和打印出來的卷內案卷總目錄一一對應，每一類打包完成后要按箱號大小順序排列好，及時清理紙箱數量并做好登記，以便到達新館后能盡快核驗。對評估價值較高的如花瓶、獎牌、字畫、印章、證件、紀念品等實物類檔案材料要做好專門的特殊化處理，要用專門的紙箱、木箱、木架及填充泡沫等小心包裝、封裝及填充，逐條做好特殊記錄，以便在搬遷過程中進行重點保護，以防止碰壓損壞現象發生。

三、檔案資源搬遷及上架

（一）搬遷。因檔案材料的特殊性，需請專業的搬家公司來協助完成搬遷工作。與搬家公司提前溝通，召開搬遷工作專題會議，確定好具體的搬遷方案、費用，聯系好車輛及注意事項，并簽署搬遷保密協議。檔案館工作人員要提前認真做好檔案材料出庫情況檢查，逐一核實出庫檔案類型、數量、箱包順序以及該趟車共裝了多少案卷，做好每日檔案出庫臺賬記載。指導搬遷工人在裝車時要注意按館藏區域順序和打包紙箱順序裝車，確保檔案材料不亂、不少、不損，盡量保持檔案打包紙箱的連貫性，保持彼此檔案之間的有機聯系。搬遷過程中要專人負責，運輸途中要專人跟隨，防止車上的檔案材料在運輸過程中丟失、損壞。實物類花瓶、獎牌、字畫、紀念品等在上車、運輸、卸車時要提醒搬遷工人輕拿輕放，避免發生碰撞或劃傷釉面而影響美觀和使用，出現問題要及時匯報、解決;組織相關人員把各類檔案資源直接搬運到相應的功能區域，并對箱子封條及包裝完好情況進行逐一查驗。

（二）上架。將檔案搬運到相應館藏位置，及時對檔案材料進行整理、排架和上架工作，排架、上架工作是一項繁瑣、復雜的過程，檔案館工作人員要齊心協力，對每箱（包、袋）檔案小心拆封，并與紙質案卷目錄進行一一核對，注意數量和檔案的完整性，按各類檔案流水號順序對號入座、及時上架。對部分檔案盒（袋）有破損的要及時裝裱、修復、更換，保質保量完成檔案材料上架任務，以方便查閱利用。

四、結語

總之，學校檔案管理條件的改善，是衡量學校辦學水平的重要體現。充分利用好先進檔案管理設施設備，發揮出檔案應有的功能，把學校檔案管理推向整理標準化、統計標準化、服務標準化，使學校檔案管理水平上一個新臺階。

【參考文獻】

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[2]張佩華.談檔案館搬遷工作[J].蘭臺世界，2016（10）：44-45.