基于物聯網技術的采購招標及合同檔案管理研究

■王率策

（鄭州財經學院）

引 言

在招投標市場規模不斷擴大過程中，社會中開始關注招投標活動公開性、公正性與公平性，政府也加大招標關注力度。近年，國家通過頒布《電子招投標辦法》以及《招投標法實施條例》等文件促使招投標活動更加規范，對采購招標流程進行規范，優化相關法律法規[1]。法律法規雖然更加嚴明，然而開展采購招標活動過程中，無法借助文件資料了解投標人銷售成績、企業情況以及綜合實力等情況，所以無法杜絕投標人謊報自身信息的問題。因此，要想保證活動更加透明，社會需要構建統一網絡機制系統，為招投標活動順利開展提供保證。在信息技術不斷發展過程中，促使物聯網技術日益成熟，本文希望能夠借助分析物聯網技術應用，促進貨物采購效率與質量，進而節省成本。

1 基于物聯網技術的招投標活動

現階段，應該將物聯網技術以及招投標技術應用于招投標活動進行實時動態追蹤，要想達成這一目標需要通過貨物追蹤系統與招投標信息系統作為支撐[2]。

1.1 招標信息系統

該系統涵蓋檔案記錄、投標人、專家、貨物等方面數據庫以及投訴、信息發布系統。通過信息發布系統完成中標結果、招標公告以及信息補充等工作，具有較強開放性。而貨物數據庫始終處于實施更新狀態，系統中儲藏大量貨物信息，比如貨物位置、年限與技術參數等。對于專家數據庫則涵蓋不同專業、不同領域中相關專家，開展評標活動時，借助物聯網技術向專家傳遞貨物信息，可以有效節約招投標費用，同時可以對文件真實性進行核實。然而為了提高系統中數據嚴密性，應該構建電子名簽以及其他保護措施。對于投標人信息庫，主要涵蓋評比專家、招投標人以及代理機構等誠信情況。投訴系統主要記錄投標人針對整體活動發生的違規行為，監管部門會及時處理該系統中投訴建議，并在該系統中發布反饋結果[3]。

1.2 貨物追蹤系統

該系統主要效能就是驗證、授權身份，首先驗證供應商信息，其次驗證貨物真實狀況。開展投標活動過程中，供應商會向投標人遞交授權文件與身份驗證，招標人在規定時間登錄貨物追蹤系統，進行過濾后信息查看與應用，及時了投標人所投產品具體情況。物聯網技術與貨物追蹤系統結合后，意味著物流智能調度成為可能，系統自動推薦適合的調度方案，并顯示不同作業場景，盡最大可能節省人力、物力、財力資源。當物流調度需求改變后，運輸路線、運輸方式重新調整，并且支持多種方式聯運。此外。貨物追蹤系統配置費用審核流程，為企業運營提供數據支撐，確保運營決策科學、合理制定。

1.3 智能化結算

圖1 招投標合同智能化結算

借助電子化梳理物資平整，將簽署方式與流轉環節固化在信息系統，構建電子物流憑證規范，通過電子憑證進行流轉與簡述，降低紙質憑證熟練，促進結算效率，降低人工審核任務量，達成物資單據電子化流轉目的。同時在到貨驗收環節展開實名管理，而驗收人員則結合到貨情況，借助指紋將ERP觸發開展自動收獲，借助指紋即可完成到貨驗收工作，提高貨款支付安全性[4]。功能需要涵蓋多個環節，見圖1。

開展采購招標活動時，若是僅僅借助招投標文件進行投標人產品核實、交貨期、企業產能等信息，會消耗大量財力、物力與人力等資源。然而，在現代信息快速發展背景下，促使互聯網和各種貨物連接，開展評標活動時，借助產品信息開展投標文件核實工作，能夠有效簡化評標流程，提高工作質量與效率。

2 基于物聯網技術的合同檔案管理

合同檔案管理工作具有復雜性特點，要想在短時間內快速更新、整理檔案信息，利用傳統人工方式進行管理，現已不能更好地滿足實踐需要，并且合同檔案利用率會大幅降低。從實際情況來看，應靈活運用物聯網技術，憑借物聯網技術優勢革新合同檔案管理方法，確保檔案信息有效整合、合理利用，真正加快合同檔案信息化管理步伐。下文從軟硬件水平提升、檔案自動管理、儲存環境優化這三方面具體分析，內容如下：

2.1 借助物聯網技術強化軟硬件水平

傳統合同檔案管理工作比較依檔案設備與實體建筑，管理工作與檔案應用會受到空間與時間限制。同時，一些在管理工作方面，基于自身財力限制，并不會專門設置專項資金，計算機設施與檔案庫房不夠齊全，管理軟件開發與應用水平有待提升。隨著物聯網技術不斷發展，為人們借助物聯網技術建設智能合同檔案庫房以及提高入軟硬件水平提供技術保障。因此，相關企業應該在合同檔案管理方法加大人力、財力資源投入，對現有資源與檔案房設備進行有效整合，構建現代化合同檔案庫房，合理采購信息設備，進而強化合同檔案信息化程度。物聯網技術涵蓋網絡層、應用層與感知層，包括數據處理、融信、融合、傳感器以及射頻識別等技術。通過紅外線感應與射頻識別技術可以提高物聯網智能識別能力。建設檔案庫房時，企業可以借助物聯網技術構建庫房管理的三層結構系統。比如，借助RFID技術進行身份識別卡設計，可以完成管理人員等級、身份識別，并按照其等級與識別賦予相應使用與管理權限。還可以在視頻監視系統中應用紅外感應器，可以監視出入庫房人員，若是有人強行進入庫房，則門禁系統能夠通過紅外探測器進行警報。

2.2 借助物聯網自動生成以及管理檔案

要想保證合同檔案價值得到有效發揮，需要強化管理效率。企業在傳統合同檔案管理工作中，主要以原始合同文件或是人工著錄為主，生成過程耗力、耗時，并且效率較低。而在互聯網技術支撐下，檔案管理已經完全突破模式束縛，促使合同檔案生成過程發生較大變化。物聯網在檔案生成以及管理體現在以下方面：第一，收集合同檔案時，企業管理部門應該借助互聯網向個人、相關企業以及社會收集資料。檔案部門收到相關材料后，管理人員根據檔案類型，將檔案裝入到合同檔案柜中，借助RFID管理單元將檔案直接生成RFID標簽數據[5]，同時借助讀寫器在標簽上打印檔案責任者、頁數、日期、題目等信息，并在檔案上進行粘貼。在入庫過程中，儲位管理單元會將入庫指令發出，系統能夠將標簽信息準確讀取出來，完成識別工作后，會在相應儲位進行存放。運用電子標簽，有效強化檔案生成質量與效率，也為合同檔案自動化與智能化管理夯實基礎。第二，應用物聯網可以為檔案實體閱覽提供更多便利。用戶借閱檔案過程中，可以將關鍵詞向借閱系統中輸入，了解檔案格式與位置等信息，有效接收檔案搜索時間。管理人員將檔案取出之后，可以通過系統記錄、記錄合同檔案狀態。RFID借閱器能夠向借閱單元反饋檔案信息，同時對信息和出庫信息展開反饋與對比，若是監控平臺發現兩者存在差異，會及時發出警報，管理人員完成確認之后檔案才能出庫。用戶結束檔案使用之后，RFID閱讀器能夠將借閱記錄自動消除，管理人員完成檔案送返之后，系統自動完成查閱使用以及還卷記錄。

2.3 建筑物聯網優化儲存環境監控平臺

對于實體檔案管理與保護工作，物聯網應用較為廣泛，充分強化保管環境智能性、節能性與安全性。第一，合同檔案安全監控與保管，借助物聯網傳感器與射頻識別等技術，構建智能化、一體化管理體系，借助微動偵測實時監控檔案庫房工作人員工作與出入情況。若是發現異常情況，則可以借助相關監控攝像機跟蹤記錄工作人員活動路徑，并發出警報，將門禁自動關閉，同時向安保人員通知具體情況。第二，保管環境節能管控，以信息處理平臺與網絡層分析為基礎，進行檔案客房鋼制系統部署，全面控制庫房信息數據。比如，在庫房溫度控制方面，指揮感知系統能夠按照管理標準對溫濕度管控設施進行管理，自動調節溫度，借助精細化環境參數調節，以保證庫房溫濕度始終保持在規定范圍內。不僅能夠有效降低設備能耗，同時，能夠強化合同檔案安全系統。

重要檔案存儲工作，應利用物聯網技術嚴格控制存儲環境，保證存儲環境安全性。其中，智能監控系統由多個子系統組成，不同子系統在監控、監督方面的效用各異，對此要聯合使用不同監控監督系統，以便全面監測合同檔案存儲環境變化情況。一般來說，無線環境感知器、視頻處理器、監督計算機、監控管理計算機等系統聯合應用，既為智能對話提供便利，又為人工監督監控提供輔助力量。考慮到合同檔案管理環節易出現突發事件，對此要增設緊急情況自動控制功能、全方位智能監控功能、遠程操控功能，為合同檔案智能化管理提供可靠支持。

結 論

綜上所述，物聯網技術是網絡信息時代發展的產物，對于招投標活動和合同檔案管理工作來說，靈活應用物聯網技術具有可行性和重要性。合同檔案管理期間，基于物聯網技術強化軟硬件水平、自動生成以及管理檔案、優化儲存環境監控平臺，有利于提高合同檔案管理水平，為招投標工作常態推進提供價值信息。日后物聯網技術會不斷升級，意味著招投標及合同檔案管理工作再次獲得發展機遇，因此，技術實踐者要探索物聯網技術與管理實踐融合路徑。