關(guān)于電力檔案數(shù)字化加工的實(shí)踐探討

梁麗寧

摘 要：本文主要簡(jiǎn)單的介紹了電力檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容，探討電力檔案數(shù)字化加工實(shí)踐的有效措施，以充分發(fā)揮電力檔案數(shù)字化加工的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，提高電力檔案管理工作水平，保障電力檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，從而有效應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的電力服務(wù)，并且做到資源共享。

關(guān)鍵詞：電力檔案；數(shù)字化加工；實(shí)踐；有效措施

全球信息化背景下，我國(guó)檔案管理工作，也開(kāi)始轉(zhuǎn)型，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字化加工，將過(guò)去紙質(zhì)檔案內(nèi)容，全都保存為電子形式。電力檔案數(shù)字化加工，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是提高電力企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)電力企業(yè)高速發(fā)展的有效手段，必須予以高度重視，不容忽視。將電力檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，可有效實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)中資源數(shù)據(jù)的共享，便于查找和使用，有利于提高電力企業(yè)的工作效率，推動(dòng)電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，具有重要的意義。

1 電力檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容

電力檔案數(shù)字化加工，主要有兩種方式：一種是由電力企業(yè)中的檔案人員來(lái)執(zhí)行，利用掃描、照相等方式，來(lái)將紙質(zhì)檔案輸入到電腦中，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。這種方式會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)巨大的工作壓力，工作量很大，需要耗費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)；另一種是外包給專業(yè)的數(shù)字化加工企業(yè)，由其來(lái)完成檔案數(shù)字加工工作。這種方式需要一定的經(jīng)費(fèi)支持，要有完善的監(jiān)督制度，以保障檔案資料的安全性，避免信息外泄[1]。檔案數(shù)字化所包含的內(nèi)容比較多，除了電力企業(yè)中的文書(shū)檔案之外，還有電子照片、錄像帶、獎(jiǎng)牌等，都需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式進(jìn)行保管。

2 電力檔案數(shù)字化加工實(shí)踐的有效措施

2.1 重視數(shù)字化加工，嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)執(zhí)行

為了保障電力檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，做好這項(xiàng)工作，則必須明確檔案數(shù)字化加工的重要性，及其作用。電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)起到帶頭作用，要自上而下的強(qiáng)調(diào)和關(guān)注數(shù)字化加工，予以監(jiān)督和管理。電力企業(yè)的財(cái)務(wù)部門，應(yīng)當(dāng)積極配合與協(xié)助，在涉及到經(jīng)費(fèi)的時(shí)候，要積極響應(yīng)申請(qǐng)，并監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的使用情況。電力檔案數(shù)字化加工，并不是某一個(gè)部門的工作，而是需要每一個(gè)部門之間的協(xié)作，各部門之間需加強(qiáng)交流與溝通。

例如，電力企業(yè)的品牌管理部門，需要將歷年來(lái)企業(yè)中所涉及到的品牌形象宣傳照片，或是錄像、影像等資料，都搜集起來(lái)，整理好之后交由相關(guān)部門，由其來(lái)將這些內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工；科技信息部門，則要予以數(shù)字化加工一定的技術(shù)支持，維護(hù)好所需要的各項(xiàng)設(shè)備，保證其能正常運(yùn)行，還要做好結(jié)果驗(yàn)收工作，以驗(yàn)證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的結(jié)果，確保質(zhì)量達(dá)標(biāo)；安全監(jiān)督部門，則要充分發(fā)揮其職能，做好監(jiān)督工作，輔助項(xiàng)目執(zhí)行人員，來(lái)進(jìn)行有效的管理。

另外，所實(shí)施的電力檔案數(shù)字化加工工作，必須嚴(yán)格遵循國(guó)家政策要求，無(wú)論是格式，還是存檔規(guī)格，都需要按照要求來(lái)完成。比如說(shuō)，不同的文檔格式在清晰度和格式上有著不同的要求。一般的電力企業(yè)文書(shū)檔案，采用黑白二值圖像；特殊的工程文檔，則掃描為真彩色圖像。文件的大小不可超過(guò)五兆，文檔需要進(jìn)行單獨(dú)保存，不可混在一起；照片形式的檔案，則需要儲(chǔ)存為JPG格式，或者是TIFF格式。掃描加工的文檔，要求所有的圖像順序不顛倒，頁(yè)面不存在污點(diǎn)，能夠清晰的看清內(nèi)容。掃描后的文檔在打開(kāi)后，內(nèi)容不能發(fā)生改變，儲(chǔ)存的檔案號(hào)要與原來(lái)紙質(zhì)的統(tǒng)一。

2.2 檔案數(shù)字化加工需做好保密工作

鑒于檔案數(shù)字化加工有外包專業(yè)數(shù)字加工公司及自己掃描加工兩種方式，均涉及到保密問(wèn)題。因此，在實(shí)施此項(xiàng)工作的時(shí)候，一定要嚴(yán)格保密。需要強(qiáng)化相關(guān)人員的安全意識(shí)，制定與之相關(guān)的各項(xiàng)政策制度，將保密性納入制度中，規(guī)范檔案管理人員的行為。檔案的權(quán)限要進(jìn)行科學(xué)劃分，并做好備份。所有的數(shù)據(jù)都要與原文件數(shù)據(jù)保持一致，儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中時(shí)，一定要確保其安全性。另外，泄密情況一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)懲。可組織相關(guān)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到自身的保密責(zé)任，所有的數(shù)字化加工，應(yīng)當(dāng)在辦公場(chǎng)所完成，現(xiàn)場(chǎng)可以安裝攝像頭，來(lái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。數(shù)字化加工中的計(jì)算機(jī)，要與外物進(jìn)行物理隔離，非必要情況，與檔案數(shù)字加工無(wú)關(guān)的所有數(shù)字設(shè)備、通訊設(shè)備，都不可帶入到加工區(qū)域中。紙質(zhì)檔案的出庫(kù)、入庫(kù)，也都要做好登記，實(shí)施有效的管理，以確保紙質(zhì)檔案不流失、不遺漏[2]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字加工人員的培訓(xùn)

電力檔案數(shù)字加工工作開(kāi)展的有效性，很大程度上要依賴于加工人員的工作態(tài)度和能力。因此，必須重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)和管理，堅(jiān)持以人為本的原則，以激發(fā)數(shù)字加工管理人員的工作積極性，使其能夠主動(dòng)地投入到工作中。手續(xù)愛(ài)你，可以派遣數(shù)字加工人員參與省級(jí)、市級(jí)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，提高其檔案管理能力，掌握基本的數(shù)字化信息技術(shù)，明確自身職責(zé)，并且嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)執(zhí)行檔案數(shù)字加工工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

在電力企業(yè)檔案管理工作中，進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，十分有必要。將紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的形式來(lái)進(jìn)行保存，有利于延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，提高檔案管理效率，更順應(yīng)了信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。在開(kāi)展電力檔案數(shù)字化加工工作的時(shí)候，一定要細(xì)心，選擇合適的加工方式，可將文檔格式進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障電子文檔的質(zhì)量。要制定完善的數(shù)字化檔案管理制度，并貫徹落實(shí)，建立健全的檔案數(shù)字管理體系，將電力企業(yè)中的所有文檔，進(jìn)行整合歸檔，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而確保電力企業(yè)中檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。總而言之，實(shí)施電力檔案數(shù)字化加工，響應(yīng)了信息化管理的號(hào)召，起到了有效的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王遠(yuǎn)芳.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中應(yīng)注意的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].黑龍江檔案，2017（3）.

[2]孫亮.檔案服務(wù)外包管理研究——紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理[J].機(jī)電兵船檔案，2018.