《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.4 全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。

2.科技類檔案的排列

（1）產品類檔案可以按大類分系列、型號排列，系列或型號內可按產品設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序或產品結構排列。

（2）科學技術研究類檔案按大類分項目排列，項目內可按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列。

（3）基本建設類檔案按大類分項目排列，項目內可按前期、設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、施工、監理、竣工、驗收及后評估等階段排列。

（4）設備儀器類檔案按大類分項目或型號排列，項目或種類內可按立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。

在上述排列順序的基礎上，產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類等科技檔案中的文字材料，可以按職能或事由結合時間或重要程度排列：圖樣文件按結構、工序、專業、圖號、時間等順序排列：圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列。

7.5.5 根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA/T13。

檔號亦稱檔案號，是企業檔案部門在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案實體的一組代碼，即科技檔案保管單位的編號。檔號是存取科技檔案的標記，具有固定科技檔案分類排列順序、統計和檢索科技檔案的作用。檔號編制應堅持唯一性、合理性、穩定性、擴充性和簡明性的原則。

企業管理類檔案號基本結構：全宗號——類別號——件號

企業科技類檔案號基本結構：全宗號——類別號——案卷號

檔案號的編注要求：

1.結構清楚、位置固定。檔號結構要清楚，位置也應固定，以便于識別，根據需要還可以適當增加其他內容，具有一定的可擴充性。

2.含義明確、指代唯一。代字要具有專指性，一個代字不能同時代表兩個特征，代字含義要明確。

3.位置醒目、標識清晰。檔號要印跡清晰，在案卷上的標識位置要醒目便于查找，一般應在封面的左上角和案卷脊背上同時標明，使案卷無論平放或立放，都能清楚地顯示檔號。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號——]分類號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張號）”（[ ]表示可選）結構。

全宗號由企業根據對所屬單位集中統一管理檔案的需要和企業產權變更情況自行設定。

目前，企業檔案部門編制號，仍應執行國家行業標準《檔號編制規則》（1995年6月12日國家檔案局批準，1995年10月1日正式實施）。該標準對檔號的結構、編制原則和編制方法作了統一規定。

檔號結構有三種：

1.全宗號——案卷目錄號——案巻號——件、頁（張）號

2.全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號

3.類別號——項目號——案卷號——件、頁（張）號

企業檔案號的編寫應采用“[全宗號]——類別號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張號）”結構。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“——”（短橫）相隔。

（此部分未完待續）