高校學籍異動檔案管理研究

劉轉轉

學籍異動是指學生學籍上的非程序化變動，主要包括休學、復學、退學、轉專業、轉學（轉入及轉出）、保留入學資格、提前畢業、延期畢業、留級、降級、等，學籍異動檔案就是在這些學籍變動中形成的文件。學籍異動檔案是教學類檔案的很小但很重要的一類，做好學籍異動檔案的管理工作，對學生就業、應征入伍、考學、出國等具有重要的參考作用。鑒于此，需要對這些非程序化變動中形成的檔案進行質量控制。

一、學籍異動檔案的特點

通過對比分析X大學近5年的學籍異動檔案，筆者發現高校學籍異動檔案具有以下特點：

1.學籍異動數量呈逐年上升趨勢，且大都集中于一年級

隨著高校招生規模的擴大，學籍異動數量也會相應的增加。分析X大學近5年的學籍異動數量不難發現，近年來學籍異動數量呈逐年平穩上升趨勢。分析原因，主要有以下幾個方面：①高校擴招導致的招生規模的擴大。每年新生數量的增多，造成學籍異動數量的增加。在學籍異動學生比例不變的情況下，基數的增大必然導致學籍異動學生數量的增加。②國家和高校寬松的學籍異動政策。中華人民共和國教育部令41號《普通高等學校學生管理規定》明確規定允許符合條件的學生轉專業、轉學、休學與復學等。各高校在此基礎上也都制定了自己的政策允許學生學籍發生改動。③不良學籍異動的增加。所謂不良學籍異動，是指學生在校期間因違反學校學籍管理相關規定而受到學校處分導致無法正常完成學業的情況，這種處分一般包括留級、降級、休學、退學等。隨著高等教育覆蓋率的提高，高校生源質量下降是導致不良學籍異動的首要原因。

2.種類多，內容雜

學籍異動主要包括十幾類。①休學與復學。按照《普通高等學校學生管理規定》，學生可以分階段完成學業。因身體、家庭等原因，學生在學習過程中可申請休學， 休學學生應當辦理休學手續離校，學校保留其學籍。學生休學期滿，應當于學期開學前向學校提出復學申請，經學校復查合格，方可復學。休學材料應包括學生的休學申請及佐證材料（如診斷證明）、班主任、學院、教務處的意見以及教務處關于學生休學的紅頭文件。復學材料包括學生的復學申青、休學證明書、教務處同意復學的紅頭文件。②轉專業與轉學。轉專業是校內學籍變動，符合學校轉專業要求的，經學院、教務處、學校同意即可轉專業。轉學相對較為復雜，需要轉出學校所在地教育行政部門的同意材料，以及轉入學校相關部門出具的同意接收材料。③提前畢業與延期畢業。學校一般允許綜合素質拔尖的學生提前畢業，提前畢業材料應包括學院出具的學生符合畢業條件的材料、教務部門及學校的審核同意材料。延期畢業是已經達到學校規定的學習期限，因成績不及格、學分不夠畢業標準等原因未能如期畢業。延期畢業材料主要包括教務處的發文。除此之外，學籍異動還包括留級、降級、退學等，這三類主要是不良學籍異動，應提供說明原因的文件。由于學籍異動檔案種類多，內容雜，這就對檔案管理者提出了更高的要求，只有制定科學合理的管理方法才能更好地發揮其價值。

3.隨年級增長數量逐漸下降

隨著時間的推移，學生的學習狀態會慢慢趨于穩定，故而發生學籍異動的情況會慢慢減少。休學和轉學一般是由于對高校所在地域文化或氣候不適應，這一般發生在剛入學時，大一以后很少發生這種情況。轉專業一般也是發生在第一學年，各高校對轉專業都有嚴格的手續和要求，為了保證對新轉入專業的學習時間和學習質量，轉專業一般是在大一第一學期結束或者大一學年結束后統一進行。大一學年后的學籍異動主要是留級、降級、提前畢業、延期畢業等。分析X大學近5年畢業生學籍異動檔案，學籍異動共涉及學生305人，其中發生在大一學年198人，大二學年40人，大三學年34人，大四學年33人。

二、學籍異動檔案管理的原則

1.按實際畢業年份統一存放

學籍異動學生情況復雜，學習時間各異，為了方便查詢和利用，按其實際畢業年份統一歸檔。這是學籍異動檔案最重要的管理原則。《普通高等學校學生管理規定》對患有疾病的新生，經學校指定的二級甲等以上醫院（下同）診斷不宜在校學習的，可以保留入學資格一年。符合條件的同學可申請休學、復學、轉學制、延長學習期限等，這樣就會導致這些學生不能和同時入學同批次的同學同時畢業。學生在畢業后利用學籍異動檔案時，可根據其畢業證、學位證獲取時間來準確界定其學籍異動檔案的存放年度，準確鎖定查找范圍。

在規定學習期限內沒有完成學業，中途自愿或被迫結束學習的，如取消入學資格、自愿退學、死亡、勸退等，按其應畢業年份存放。例如，張三2011年入學，學制4年，理應2015年畢業，中途張三因有其他發展機會自愿退學，無論哪年退學，其退學檔案都應統一存放在2015年的學籍異動檔案里。

2.完整性

只有將事件涉及的全部文件完整的加以保存，檔案才真正具有記史、記事的作用。學籍異動材料作為記錄學生學籍變化的記錄材料，要完整的記錄學籍變動的整個過程。學籍異動檔案的完整性可以從以下兩個方面理解：一是一次學籍異動檔案的完整性，即產生學籍異動的過程必須是合理合規合法的，需要有每個相關部門的批準材料，存檔時應將體現這一過程的全部問移交;二是除轉專業、退學等一次性學籍異動外，有的學籍異動過程包括兩次，如休學與復學、轉學的轉出與轉入，這兩次學籍異動檔案必須完整的放在一起，這樣才是一個有始有終的完整過程。保證學籍異動檔案的完整性，才能保證檔案利用的便利性。據筆者了解，部分院校檔案館對學籍異動材料并不作為必要材料處理，對于此類材料的歸檔不做強制性要求，用人單位來政審學生檔案時時常由于檔案材料不完整而影響錄用工作。故筆者認為保證學籍異動檔案的完整性，才能保證檔案的完整性與檔案利用的便利性。

3.便于利用

檔案管理的最終目的就是便于利用，學籍異動檔案也不例外。便于利用是其它原則的出發點和最終落腳點，只有保證了成套性和完整性，才能保證學籍異動檔案便于利用。學籍異動檔案管理要做到查詢姓名便可將其所有學籍異動相關信息全部調出。鑒于目前我國大部分高校檔案館無法實現全文檢索，這就要求將涉及學籍異動學生每個人逐條錄入檔案管理系統，而不能把同類信息歸納成一條，如“關于xxx等五名同學保留入學資格的決定”，這樣按題名檢索就只能查找到第一個人的學籍異動信息。

三、做好高校學籍異動檔案管理工作的建議

1.建立學籍異動檔案管理規章制度

高校檔案館應在學習和研究國家相關法律、法規、規章的基礎上，結合學校自身的特點，制定適合本校的學籍異動檔案制度或檔案工作規范，使檔案部門、教務部門學籍異動材料管理有章可循。由于學籍異動學生學習周期、過程和普通學生的差異性，普通的教學檔案管理辦法不能涵蓋學籍異動檔案的管理，將學籍異動檔案的積累、歸檔、整理、鑒定融入到教學類檔案管理辦法中，并加以細化，使學籍異動檔案管理規范化、科學化。

2.各管理主體分工合作，各盡其職

學籍異動檔案的產生主體是學生，產生部門是教務處，保管部門是檔案館。只有各部門分工合作，才能做好學籍異動檔案的管理利用工作。教務處要做好學籍異動檔案的收集、積累工作，保證學籍異動檔案的完整性。按照學生實際畢業年份統一存放，并在規定時間內組卷，將案卷移交至檔案館。檔案館則需要做好學籍異動檔案管理的前端控制工作，和教務處做好溝通和聯系，對其工作人員進行指導和培訓，主要培訓學籍異動文件管理的原則、方法、立卷的程序等。案卷移交后，對案卷題名、內容、目錄格式等進行全面檢查驗收工作，確保案卷質量，便于管理和利用。

3.實現對學籍異動檔案的數字化管理

在文書檔案管理以“件”為保存單位的背景下，看似對文件之間的有機聯系降低了要求，但這是建立在的檢索系統及高質量的檔案數字化館藏基礎上的。增量電子化、存量數字化是檔案工作實現全面數字化的戰略。增量數字化要求所有新增檔案要有對應的數字化格式。實現檔案管理系統與教務管理系統的對接，使學籍異動文件在辦理完結后統一歸至檔案館。這樣既可以使檔案館做到心中有數，又可以防止因內容雜、時間跨度長而導致漏交、少交的問題。

學籍異動是學籍管理中的特殊現象，學籍異動檔案雖然數量少，但它是學籍檔案管理中的難點。在檔案數字化迅速發展的今天，如何更加科學、合理的管理的做好學籍異動檔案管理工作，是檔案工作者需要用心思考的問題。

（作者單位：河北醫科大學檔案館）