淺談加強地名檔案的管理

邸玲 李東升 高俊

檔案是人類活動的真實原始記錄，是人們從事實踐活動、認識客觀規律的重要參考依據，通過前人為我們保存下來的檔案資料，可以了解昨天、把握今天、放眼未來。地名檔案是地名調查普查、地名標準化管理、地名命名更名等實踐過程中形成的原始歷史記錄。地名檔案管理工作乃是根據科學、系統的原則和方法進行檔案管理，及時提供與地名有關的標準信息和參考依據，為國民經濟建設和社會事業發展提供必要的服務。筆者結合當前地名檔案工作中存在的問題，就如何提升地名檔案管理水平，為打造智慧城市服務，有以下幾點思考。

一、適應形勢，跟上時代

地名管理的主要目的是地名命名和譯寫的規范化，達到國際標準，為國內外交流、交往服務。隨著我市新農村建設和城鄉建設一體化的發展，城市建設面積不斷擴大，很多老舊地名不再適應形勢發展的需要，還不斷產生一些新道路、巷、街道、社區，如何及時、準確、迅速地將這些變化了的地名信息收集、整理、歸檔、編輯向社會提供服務，成為了當今地名檔案工作的一個熱點問題。全國第二次地名普查的開展，對小城鎮中的地名規劃、命名更名和地名標志設置等方面進行系統研究和規劃，建立了一個完善的地名信息系統，挖掘地名檔案信息資源，為經濟和社會發展提供優質地名信息服務。經過普查后，目前，承德市雙橋區已采集地名信息11大類，26各自類，地名信息2208條，陸地水系8條，陸地地形198條，行政區域15條，自治組織164條，非行政區域1條，居民點666條，交通運輸類286條，水利、電力、通信36條，紀念地和旅游景點類44條，建筑類50條，單位579條。采集照片4120張，輸入國家地名數據庫2208條。梳理地名73條，新制作地名標識2163塊，標繪1：5萬紙質工作圖17幅。生成地名成果表208份38冊。同時，區財政列支撥付85萬元用于地名標志、技術外包、外業調查，從而加快了地名檔案收集、整理、歸檔、數字化的步伐，為提升了承德是雙橋區地名檔案管理水平奠定了堅實基礎。

二、健全機制，依法管理

為做好地名檔案信息化管理工作，我們除了應掌握檔案管理基本知識外，還要建立健全《承德市雙橋區地名檔案管理制度》《承德市雙橋區地名檔案管理信息化管理制度》《承德市雙橋區地名檔案查閱咨詢制度》《承德市雙橋區地名檔案查閱咨詢制度》等的規章制度，這是地名檔案科學管理的依據和基本準則。因此，只有重視規章制度本身的科學性，這種科學性也是地名檔案工作客觀規律的反映，只有制定完善了科學、系統的地名檔案管理的各項規章制度，才能達到科學管理地名檔案的標準要求。這樣不僅使地名檔案管理有章可循，而且是提高地名工作效率和質量的必要條件之一。

三、擴大宣傳，增強意識

各級黨委、政府不僅要支持和重視地名檔案信息化管理，而且要加大地名檔案宣傳工作力度，提高社會地名檔案意識、擴大地名檔案影響力，使人們逐步認識地名檔案、利用好地名檔案，保證地名檔案社會功能得以實現。目前，社會各界對地名檔案知之甚少、了解不多、用之更少，是原因對地名檔案宣傳工作還不夠到位，社會各界人士對地名檔案內容的了解不夠。只有通過大力宣傳，使社會人士及時了解地名檔案、懂得開發利用好地名檔案，才能使地名檔案有存在的價值和生命力。例如，通過舉辦地名檔案展覽、網絡媒體宣傳、開辦專題講座、舉行報告會等多種形式，向社會展示豐富的地名檔案館藏資源;也可借助發布公告、新聞媒體等方式，向社會各界公布開放地名檔案目錄，及時將地名檔案有關重點工作和重大活動的成果向社會公布。促使社會各界更加重視支持地名檔案工作，增強地名檔案意識，科學、系統、合理利用地名檔案信息，通過各種形式宣傳，吸引社會各界人士充分開發利用地名檔案信息資源，使地名檔案資源為和諧社會、為人類文明的發展發揮應有的社會價值。

四、強化業務，培養人才

各級檔案部門工作人員具備較高素質和業務能力，是加快檔案科技進步、推動檔案事業發展的堅實基礎，是有效發揮檔案為社會服務功能的有力保障。地名檔案工作同樣是一種默默無聞、專業性、技術性強的工作。如果檔案人員責任心不強、業務不熟悉、業務素質低，“為黨管檔、為國守史、為民服務”就可能是一句空話，發揮檔案社會功能就難以落到實處了。若要做好地名檔案工作，就要研究適合本地、本部門實際情況的地名檔案工作管理內容和方法，不斷提高地名干部業務素質。重視和加強檔案管理人才隊伍建設，通過多種途徑招納引進人才，并不斷通過繼續教育方式，全面提高檔案人員的政治素質和業務素質，提升檔案人員地名檔案搜集、整理、分類、歸檔、編目、檢索、利用等業務能力，培養他們扎實的工作作風和良好的業務功底，不斷優化檔案人才結構，強化檔案人才隊伍建設，使各級地名檔案管理部門擁有一支政治可靠、技術過硬、專業協調、結構合理、作風清正、紀律嚴明的骨干隊伍，為檔案開發利用服務工作提供優秀人才，使地名檔案管理工作跨上新臺階。

五、突出特色，系統開發

地名檔案信息資源是國家的寶貴財富，是城市建設、新農村建設的重要基礎。如果不能有效地開發利用，不能及時為經濟和社會發展和精神文明建設服務，就難以顯示出應有的價值。因此，必須從本地、本部門的實際情況出發，有的放放矢進行開發利用。

首先地名文件歸檔必須保持地名檔案的特色。最主要的是文件歸檔要處理好文件的普遍性和特殊性關系，建立健全地方歷史人文、特色經濟、特色文化及風土人情等方面的檔案，進而開發有特色的檔案信息資源，為承德地方經濟發展和各項事業服務。

其次有選擇地開展地名檔案資料編研工作，為領導和有關部門提供優質高效、高質量的檔案信息服務，例如編印地名檔案信息檢索查詢索引、專題目錄，網絡信息查詢、編制報告等等。開展檔案編研是一項高層次的檔案信息開發利用工作，要結合當地經濟和社會發展的需求，開發有價值、有特色的檔案信息資源。在開發清風東、西街、肅順府、二仙居步行街、世紀城、大學城等新命名的許多地名，都是通過深入開發利用地名信息資源，最大限度地為社會提供更多更具有特色的地名信息，加快信息資源暢通和共享，為領導決策提供及時、準確、詳實的地名信息服務。

六、數字檔案，網絡查詢

隨著各種網絡技術飛速發展，網絡覆蓋面廣，信息流量大，為地名檔案的快速查詢提供了信息技術支撐，使地名檔案網站成為必然的發展趨勢。網站上的檔案信息打破了傳統紙質檔案的固有模式，采用圖文并茂，“文、形、聲”相結合的方式，使地名檔案內容豐富多彩。網站可以實現快捷查詢、檢索功能，社會各界人士只要在查詢欄目里輸入要查找的資料的標題、作者、日期或內容中的關鍵詞其中任何一項，便訊速地搜索出來。要比傳統紙質檔案手工查詢更為方便。檔案利用者可隨時將資料下載到自己的電腦里瀏覽閱讀，不受時間、場所和距離的限制。使某一地名檔案信息可以同時為更多的查閱利用者服務，這樣就大大提高了地名檔案的查全率、查準率。同時，為適應市場經濟發展，以及政治、文化、科技、軍事、公安、旅游等各個方面的需要，我們還要不斷拓展地名信息服務渠道和領域，進一步開發地名檔案信息資源。通過建立地名信息數字化系統，把地名檔案信息及時的運用數據處理、漢字信息處理、網絡通訊、自動制圖等現代科學技術，傳入到社會各個信息管理領域。因此，不斷提升地名檔案管理水平，是打造智慧城市的重要基礎。

（作者單位：承德市雙橋區民政局 承德市檔案館）