建設縣級數字檔案館實踐和存在問題

婁紅

信息技術的發展引領全球進入了數字化時代，這對各行各業都帶來了巨大的影響。在信息技術的影響下，檔案界開啟了檔案數字化工作，并提出了數字檔案館的概念。在中國知網檢索篇名含“數字檔案館”的文獻，共有2408個結果，最早的是2000年，之后穩步上漲，從2003年開始，文獻數量始終保持在60篇以上，最多的是156篇（2013年），可見進入21世紀以來，數字檔案館始終是研究的熱點。在相關研究中，縣級數字檔案館的研究仍然比較薄弱，且多是原則性分析，缺少實踐支撐。山東省諸城市檔案館于2011年開始檔案數字化工作，2017年12月通過“國家級數字檔案館測試”。本文以諸城市檔案館為例分析縣級數字檔案館的實踐和存在的問題。

一、數字檔案館實踐：從檔案數字化到數字檔案館

（一）檔案數字化是數字檔案館的基礎

數字檔案館的基礎是館藏檔案的數字化。檔案數字化是將信息技術引入檔案工作的有效手段，對于保護檔案原件，提升檔案查借閱服務效率，具有非常重要的作用。我國開始探索檔案數字化，時間上晚于西方國家，但發展十分迅速。尤其是進入二十一世紀后，各地檔案館紛紛推出了檔案數字化計劃，許多有條件的縣級檔案館也相繼行動起來。

2010年，國家檔案局出臺《數字檔案館建設指南》，對數字檔案館建設進行了規范。依據《數字檔案館建設指南》，諸城市檔案館于2011年4月正式啟動檔案數字化工作。數字化工程分兩期進行，先后投資560萬元。第一期工程首先建設了標準化機房，并配備了相應軟硬件平臺。建立起了標準化檔案數字化加工室和數字檔案利用服務大廳，配備了數字檔案館管理軟件，建立了數字檔案館安全保障體系和信息服務體系。到2012年9月，完成了館藏主要全宗、4.5萬卷文書檔案的數字化加工，數字檔案館基本建成并正式對社會開放利用。第二期工程于2015年1月至2017年10月進行，對剩余館藏檔案全部（短期除外）進行了數字化加工，并根據工作實際，對全市各單位2007-2014年度的室藏檔案進行了數字化。兩期工程共加工檔案96779卷，建成了159萬條目錄數據庫、1085萬頁全文數據庫、36027張照片數據庫、11160分鐘的多媒體數據庫，12809條圖書資料目錄數據庫，實現了館藏檔案的現代化管理和便捷利用，極大地提升了檔案的服務效能。

數字化檔案投入使用之后，極大地提升了查檔工作效率，也經過了實踐的檢驗。2013年6月至8月，隨著山東省教育廳《關于對全省民辦教師進行調查摸底的通知》和省人社廳《關于為農村黨支部書記辦理養老保險的實施意見》的相繼出臺，數以萬計的民辦教師和農村干部涌進了檔案館，為自己的任教、任職經歷取證。面對百年不遇的查檔“大潮”，數字檔案館充分發揮了其直觀、準確、完整、方便、快捷的查檔實力。僅從6月8日至15日8天時間，接待5300多人次，調閱檔案21200卷次，平均每天接待700人次，高峰時達到1000人次，這是諸城歷史上查檔人數最多、查檔人員平均年齡最大、查檔時間跨度最長、查檔人員地域最廣的一次檔案利用高峰。事實充分證明，檔案數字化之舉是非常正確和科學的。

（二）現代化、多元化服務是數字檔案館的目標

《數字檔案館建設指南》規定：“數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。”因而，數字檔案館不應止步于完成館藏檔案數字化，而應該在此基礎上探索更為高效的檔案管理和服務。在完成館藏檔案的數字化之后，諸城市檔案館積極探索檔案管理、服務的新模式。

1.檔案數據庫服務模式。諸城市檔案館業務局域網安裝了綜合檔案管理系統，該系統具有檔案收集、管理、檢索、虛擬庫房管理、用戶管理、系統管理、日志管理、數據備份和恢復等功能模塊，對159萬條的目錄數據庫和1085萬頁的全文數據庫可以實現科學管理和高效檢索。廣大檔案利用者可以在利用中心統一由系統管理員提供查檔服務，也可以在自助查檔區通過普通用戶賬號自助查閱，檔案數據庫既能為其提供足夠豐富的信息資源，又能為其實現足夠靈活的檢索條件，是一種既安全又高效的常用服務模式。

2.互動式檔案信息服務模式。早在2004年，諸城市檔案館就建成了“諸城檔案信息網”門戶網站，后于2012年進行改版，2017年再次改版，成為“中國諸城”二級網站。網站設有預約查檔、開放檔案目錄檢索，網上展廳等互動式服務功能，可以實時為利用者提供檔案服務。另外，諸城市檔案館還開通了微信公眾號和官方微博，充分利用現代化的互動服務平臺，向社會公開檔案信息，及時答疑解惑。

3.個性化定制服務模式。檔案個性化服務是一種為用戶“量身定做”的信息服務。針對利用檔案信息資源進行編研的利用者，系統管理員根據其研究內容，在全部數據庫中檢索出相關的檔案信息，進行整理和分類，最后形成專題數據庫提供給利用者，不僅實現了檔案信息資源的深度開發，還大大提高了利用者的利用效率。這種服務模式，可謂是創新檔案服務的新亮點。

此外，諸城市檔案館還開展了特色檔案利用服務，包括函電查詢、綠色通道查詢、發布數字編研信息等，充分利用數據庫這個大平臺，通過檔案信息網絡傳遞，為特殊查檔人群，尤其是異地查檔者提供檔案服務，特事特辦，為他們解決燃眉之急。基于扎實的檔案數字化基礎和多元化的服務模式，諸城市檔案館還于2014年榮獲山東省檔案利用工作“最佳服務窗口”稱號。

二、存在的問題

（一）“存量數字化”易，“增量電子化”難

檔案數字化是數字檔案館的基礎，“存量數字化、增量電子化”，前者是對檔案館已有檔案的要求，后者是對將來新接收檔案的要求。在“存量數字化”方面，各級檔案館都取得了很大的進展。只要有足夠的資金，縣級檔案館的“存量數字化”就可以順利完成，尤其對于經濟發展水平較高的縣市而言，檔案館獲得數字化項目資金方面是相對容易的;相比“存量數字化”，“增量電子化”則存在很大的難度。在這方面，縣級檔案館的難度要遠大于省和設區市檔案館。一是縣級檔案館的檔案接收對象主要為鄉鎮政府和縣直機關事業單位，這些基層部門檔案工作參差不齊，檔案員業務水平和電子文件管理技術非常有限，而且更換頻繁。雖然無紙化辦公已經普及，但在日常工作中，紙質文件仍占很大比例，電子文件管理存在很大的隨意性，應存不存的現象比較常見。二是在每年的檔案立卷工作中，縣級檔案行政部門由于傳統觀念和技術條件等原因，對紙質文件的重視程度遠高于電子文件，對后者只有原則性意見而沒有強制性要求，這就導致很多基層單位實際上沒有開展電子文件歸檔工作。檔案館在接收檔案進館時，面臨著接收單位無電子檔案的現狀。諸城市檔案館雖然已經通過“國家級數字檔案館”測試，但作為一家基層縣級檔案館，也面臨上述兩種困擾。

（二）檔案館人才匱乏，技術上過度依賴外包公司

數字檔案館建設，從檔案數字化到后期的管理、維護、運行，都是非常專業性的工作，與兩類人才關系密切，一是信息技術人才，一是檔案專業人才，前者提供技術支持，后者提供專業保障。然而，這方面是縣級檔案館的一大短板。由于經濟、文化、級別等原因，縣級檔案館很難吸引到高端信息技術人才，檔案專業畢業生也極少到縣級檔案館工作。這導致，縣級檔案館在建設數字檔案館過程中，缺乏長遠規劃，在技術上過度依賴外包公司，為數字檔案館的長期發展留下了隱患。

（三）數字檔案館總體效能偏低

數字檔案館建設，投入是非常高的，然而其效能現在仍然處在偏低的水平。如果只是單純地完成館藏檔案的數字化，利用計算機查檔，只是建成了最低級的數字檔案館。只有讓數字檔案館真正成為檔案館與公眾之間的信息交互平臺，數字檔案館才能發揮出其應有的作用。諸城市檔案館雖然建立了檔案網站，開通了微信公眾號和官方微博，但用戶數量還處于比較低的水平。數字檔案館在很大程度上還是一座信息孤島，這在很多縣級檔案館都不同程度的存在。

三、思考

（一）數字檔案館建設應該循序漸進

不可否認，數字檔案館已經成為檔案館未來的發展方向，其在現實中也發揮出了非常積極的作用。然而，從整體來看，我國的數字檔案館建設仍然處在不斷探索之中，其中仍然存在很多不確定因素和實際的困難，“大躍進”式的建設數字檔案館是不可取的。尤其是對縣級檔案館而言，面臨的環境更為復雜，應該循序漸進，穩步推進數字檔案館建設，避免走彎路，造成不必要的浪費。

（二）基層困境需從體制層面破解

鄉鎮政府和縣直機關事業單位檔案工作總體上是非常薄弱的，設施落后、制度不健全、檔案員頻繁更換，這些問題單純依靠檔案行政部門是無法解決的，都必須從體制層面尋求破解方案。只有基層檔案工作健全了，電子文件管理才能真正落到實處，也才能真正實現“增量電子化”。

（三）強化檔案專業、職業教育

中國檔案專業教育已經有了長足的發展，但總體上仍然無法滿足需要。諸城市檔案館歷年招聘，都將檔案專業列入需求計劃，但從未有一個檔案專業畢業生報名，現有工作人員中也沒有一個是檔案專業畢業。在其他縣級檔案館中，檔案專業畢業生也非常稀有。一方面，縣級檔案館缺少甚至沒有檔案專業畢業生，另一方面又很少有機會參加檔案職業教育，這就造成了縣級檔案館工作人員視野不夠開闊，思維落后。要改變這種現狀，必須強化檔案專業和職業教育。縣級檔案館缺少信息技術人才的問題也可以通過相關技術培訓來解決。

（四）數字檔案館應與網絡相結合

數字檔案館總體效能偏低，主要原因是數字檔案的用途過于單一，要破解這一難題，必須借助網絡技術。一方面，力爭借助專門、安全的網絡平臺將數字檔案館宣傳推廣出去，使受眾了解數字檔案和數字檔案館。另一方面，積極探索在線查檔、網上預約、異地查檔等功能，并將業務向移動端拓展。鑒于資金、技術、受眾數量等原因，可由省或市級檔案館為主體建設聯合平臺，這樣既可以節約成本，也有利于擴大數字檔案的受眾群體，提高數字檔案的使用效能。

（作者單位：山東省諸城市檔案館）