插卷、補卷問題探討

雷勵 劉艷鳳

檔案是歷史的真實記錄，檔案的終極價值是其利用價值。一份內容齊全完整的檔案是一份完美的檔案。其利用價值才能完整呈現，其價值才能發揮到最大化。但是在實際檔案工作中，往往會遇到檔案內容的不齊全、不完整，或者缺失。此時催歸催補所缺材料，對已經完成立卷的案卷進行插卷、補卷，是唯一的補救辦法。本文作者結合檔案管理工作實踐，探討了插卷、補卷的產生原因、工作流程、帶來的問題等，并提出了改進此問題的建議。

一、案卷與文件

傳統的檔案保管單位是以案卷來論的，各歸檔部門把立好卷的檔案，以案卷為單位歸檔到檔案管理部門，比如2018年歸檔了多少卷外事檔案，歸檔了多少卷教學檔案，歸檔了多少卷產品檔案等等。案卷內裝的是文件材料，也就是說，案卷是由互有聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。案卷內的文件的組合是根據文件的來源、時間、內容和外形上的異同點和聯系組成。一份完整的案卷，除了包含內容齊全完整的卷內文件之外，還包括案卷封面、卷內文件目錄、卷內備考表等幾部分。案卷封面項目包括：檔案全宗名稱、類目名稱、檔號、案卷題名、卷內文件起止日期、保管期限、歸檔單位、密級等。在外觀上，案卷就像是一本書一樣，其封面封底（又稱卷皮）多用牛皮紙。案卷存放時，會裝入檔案盒，然后把檔案盒整齊排列于檔案架上。根據案卷的厚度以及檔案盒的大小，一個檔案盒內可以裝一本或幾本案卷。實體查檔時，工作人員需要先進行檢索，然后去到特定的檔案庫房、找到特定的檔案架、再從確定的盒內取出需要的案卷，進行查閱。

二、插卷、補卷的產生原因

檔案記錄的是真實的歷史活動，因此歸檔工作也是在歷史活動發生之后進行的，是對當時歷史資料的整理和保管。歸檔工作在時間上一般是以年度來論的，如2018年一般歸的是2017年產生的檔案。在2017年結束時，各職能部門需要梳理本部門年度內的工作資料，把有價值的資料立好卷，于2018年年初歸檔到檔案館。提倡對于當年產生的檔案當年及時歸檔，如2018年9月形成的高校學生錄取名單檔案，只要是檔案內容已經齊全完整，招生部門在9月就可歸入學校檔案館。如對于2018年春季學期已經形成的學籍檔案，在2018年秋季學期一開始就可以歸檔到檔案館。也就是說在時間上，歸檔的基本原則是及時歸檔。在內容要求上，歸檔的基本原則是內容齊全完整。然而在現實中，職能部門在歸檔時間和內容要求這兩個方面做的并不是完美。在時間上嚴重滯后歸檔，或者在內容上沒歸完、沒歸齊全。都會導致日后發現時進行補檔：插卷和補卷。因此插卷和補卷工作也成為了檔案館一項經常性的補救工作。

三、插卷、補卷的分類與工作流程

在實際工作中，發生補檔的狀況后，還需要根據不同的實際情況來進行處理。第一類是由于在時間上嚴重滯后歸檔而產生的插卷、補卷，又分為以下情況：

1.遺漏的檔案

比如2018年職能部門在整理文件柜時發現，有一堆2006年的文件材料，認為有歸檔的價值，當年忘了歸檔，于是聯系檔案館想歸檔。希望歸檔后能和此前本部門的其它2006年的檔案放在一起。

2.新發現的未歸檔案

比如捐贈檔案，捐贈者把多年前的歷史資料歸檔。

3.糾錯當年的檔案

比如職能部門在工作中發現，此前歸過檔的一份文件中的信息有誤，需要把更新后的資料補入原來案卷。此類在時間上嚴重滯后的補檔，處理方式有兩種，一是如果補充的材料多，頁碼多，能夠獨立成卷，就獨立組成新卷。二是補充的材料少，僅是幾頁，就直接補入當年的相關案卷，重新編頁碼，在卷內目錄上補寫信息，并寫好備考說明。

由于在內容上沒歸完、沒歸齊全而產生的插卷、補卷是第二類。這里常常指的是當年新歸的檔案，部門已經立好卷，已經移交到檔案館，之后發現內容不完整，需要補充，或者發現少歸了幾份資料。此時，對于已經入了庫房排好架的案卷，需要先在庫房里調出案卷。如果案卷還未上檔案架，就直接重新打開已經裝訂好的案卷，插入補充的內容。如果補充的內容太多，原案卷放不下，需要重新設立案卷：補新卷，對新補充的內容進行一系列整理，同時統籌同類目下的其他案卷的編號。

四、插卷、補卷帶來的問題

插卷、補卷雖然是檔案管理工作中不可避免的，但是其帶來的影響還是不容忽視。首先是增加了檔案整理工作者的重復勞動。檔案整理人員需要對補卷材料再次進行次整理，比如重新編排檔號、重新錄入信息、重新裝訂等。其次是庫房管理員要重新安排排架。一般對新歸檔案在排架時都會預留空間。由此帶來的問題是，預留不足和富余都會帶來相關工作量的增加。預留多則浪費資源，少則需要倒架。實際工作中對年代早的檔案的排架，是按實體排架的，不再有預留。這時當要插入大量的年代較早的檔案時，需要倒架的工作量是相當大的。由此看出，插卷、補卷雖是檔案部門常有的工作，但由此造成的人力資源的浪費還是挺大的。再次是，給檔案利用帶來不便。使得檔案的利用價值打了折扣。當這些需要補充的檔案沒有被發現，沒有被補入之前，利用者是無法查閱到這些檔案的。從而會給利用者帶來損失，這份檔案就失去了它應有的價值。

五、幾點建議

1.增強歸檔部門的檔案意識，做好原始材料積累

對于職能部門而言，如果在日常工作中帶著檔案意識去積累、整理歸檔材料，就能做到及時檢查、及時發現遺漏，及時把缺失的內容補充齊全、完整。這樣就從源頭上有效減少了事后插卷、補卷發生的機率。

2.在歸檔時間上，倡導“一結束就歸檔”

加強歸檔部門及時歸檔的意識。提倡某項工作一結束，就把相關材料打包歸檔。及時清理工作資料及時歸檔，力爭在時間上不滯后。縮短檔案材料滯留職能部門的留存時間。這樣就為事后插卷、補卷贏得了時間。

3.檔案管理部門應加大對已歸檔案的排查

對于檔案管理部門而言，定期排查已歸檔案，主動篩查有無重要內容的漏歸，有無重要信息的不完整。比如重要年份的缺失，重要事件的缺失，重要人物的缺失，重要文件的缺失等。一經發現及時聯系歸檔部門進行補救。

（作者單位：西安交通大學檔案館、西安交通大學文治書院）