大數據環境下的檔案信息服務創新研究

孔明月

一、大數據環境下檔案信息服務創新的作用機制

1.檔案信息服務創新可推動工作與時俱進

大數據環境下檔案信息服務創新研究能推動檔案信息服務工作與時俱進，也是其發展宗旨的要求。美國經濟學家最早在《經濟發展理論》中探討了創新理念。具體來講可分為五類狀況，即引進新品種，采用新型生活方式，打造新的領域市場，獲取到新的資料供應來源，創新性的組織系統以及工作觀念等。檔案利用工作的充分實現是體現在檔案信息服務工作的有效完成。社會經濟與科學技術高速的發展對檔案工作以及檔案信息服務工作提出了新的挑戰。無論是社會組織還是檔案館都逐漸由檔案管理者轉變成檔案服務者，更加注重為用戶提供多樣、深層次的檔案信息服務。而檔案信息服務工作符合時代發展進行創新，以社會需求為導向面向社會發展進行服務，是與時俱進的體現，能強化檔案服務功效。

2.檔案信息服務創新可完善檔案館基本職責

開發整合重要的檔案信息資源、面向檔案用戶提供滿足其需求的檔案信息服務，是完善檔案館基本職責的條件。社會實踐產生了檔案信息，其又將服務于社會。隨著檔案用戶利用檔案的增多和用戶需求的多樣化，檔案館服務工作應更多面向用戶，滿足用戶需求，探索出更加完善的、“以用戶為中心”的檔案信息服務模式。當代國家貫徹以人為本的科學發展觀，檔案工作則也要貫徹“以人為本”的理念，提供更先進的服務模式。服務模式的創新，使得檔案館的基本職責更加深刻明確，使得檔案信息服務的途徑更加多元。

3.檔案信息服務創新可促進檔案館自身發展

大數據環境下檔案信息服務創新研究能促進檔案館自身發展。隨著計算機技術與網絡信息技術的不斷提高，大量的電子文件不斷產生，傳統的檔案管理工作模式已經逐漸被電子信息技術模式所取代。越來越多的數據促使檔案館不斷與時俱進，也在要求檔案館不斷創新發展。“實體檔案館”逐漸轉變為“數字檔案館”，對于數據的利用越來越普遍。檔案館也逐漸由傳統單一的結構模式轉變為數字檔案館與現實館藏并存的新型模式。

4.檔案信息服務創新可反向推動技術發展

計算機技術運用于檔案信息服務管理加深了數字化，檔案信息服務創新同時在一定程度推動技術的革新。檔案信息資源數字化實現了檔案信息資源存在形式的變化，實現由傳統的信息與物質載體的統一到信息與物質載體的相對分離。檔案信息資源存在方式的改變為檔案信息資源的充分共享提供了提供了技術保障，為社會便捷高效地利用和使用檔案信息提供了可能，為有效提供檔案信息服務創新提供了可能。

二、檔案信息服務管理現狀分析

1.檔案信息服務中應用網絡媒體創新不夠

機制創新關鍵在于，服務應符合信息需要，把握信息資源特點，受到信息行為的指引，注重信息服務面向動態目的，將其作為具體對象。隨著大數據時代的到來以及網絡技術的迅速發展，各種新媒體產業開始發展壯大。越來越多的領域以及行業開始利用微信、微博等新媒體進行宣傳服務。不斷發展創新服務項目。而檔案作為一個新興的小行業，對于網絡媒體的應用還不是十分普遍。對于網絡時代大數據的運用還存在問題。而盡管部分檔案館已經運用微信、微博新媒體進行服務宣傳，但其只是機械的運用，并且對于檔案信息服務這個問題重視程度不夠，創新程度不夠。

2.大數據發展容易導致檔案信息堵塞

大數據時代的到來使檔案數據逐漸呈現出增長趨勢，而檔案管理機構的存儲設備不能滿足數據存儲的要求。檔案信息無法得到有效存儲就無法充分的滿足社會需求，就不能真正的實現檔案信息服務的具體化。盡管有些檔案部門已經使用“云”技術對檔案信息進行存儲，但還是無法滿足檔案存儲困難問題。大數據系統需要將所有數據分析提取，然后將這些數據信息上傳，需要很多時間，由于數據變化更快，上傳到云盤數據缺乏時效性，從而影響整個數據傳輸速度。檔案信息堵塞就無法及時及時滿足社會公眾檔案需求，從而影響服務質量。

3.檔案信息服務理念較為落后

檔案信息服務理念也應緊隨時代的發展，檔案信息服務理念作為一種意識，對于我們檔案工作具有指導性的作用。我國檔案信息管理人員的服務理念以及的服務意識仍相對淺薄。在進入大數據時代的條件下，人們的觀念思維還限定在一定范圍內，無法適應數字化建設的變化。檔案管理人員的服務觀念無法與時俱進，相對封閉落后。導致大量有價值的檔案信息無法充分發揮價值，造成大量的社會資源浪費。這些都是當前檔案信息服務工作者所擁有的落后觀念，嚴重阻礙了檔案事業及檔案信息服務的發展。

4.檔案工作人員素質無法滿足檔案信息需求

當前檔案工作人員素質較低，無法滿足檔案信息需求。檔案工作人員的素質直接對檔案信息服務的質量發揮著作用。檔案工作人員的弊端主要體現在兩個方面，一是檔案工作人員的科學文化水平不高。許多單位對檔案工作不重視，從其他部門調動人員來管理檔案工作，致使檔案工作人員既沒有服務意識和檔案意識，又沒有檔案工作需要的文化程度，還缺少必要的技術能力和業務基礎，這會嚴重阻礙檔案工作的發展，影響檔案工作信息化的進度。二是檔案工作管理人員專業知識匱乏。在當前管理的實際工作中，管理人員來自專業領域十分之少，這會導致檔案工作管理人員不熟悉工作，難于實現管理標準化、制度化的任務。所以其自身素質與能力無法更好的滿足社會檔案信息需求。

5.檔案信息安全性面臨著挑戰

檔案信息安全管理隨著大數據的到來開始面臨越來越大的挑戰。由于檔案信息的開放標準并沒有嚴格的定義，因此，一些機密性較高的檔案信息極易被相關人員獲取。檔案信息的保密性遭到了破壞。對于國家而言，大量的機密信息被泄露，會對國家社會經濟造成損害，甚至對國家的發展會產生嚴重威脅。對于個人而言，一些隱私的信息外漏，對于自身以及家庭的安全都會造成不可磨滅的傷害。檔案信息的安全在某種程度上影響著檔案信息服務效果。

三、大數據環境下檔案信息服務創新的對策

1.優化整合開發檔案數字資源及應用網絡媒體技術

優化整合檔案信息數字資源，使檔案信息資源更加有序化，促進檔案信息服務更加有序健康發展。可通過強化宏觀調控、完善政策規定、合理規劃實施，來進行檔案資源整合。要以改革創新為核心，以社會和公眾需求為方向，宏觀手段與微觀政策相結合，促進檔案資源電子化和數據化。國家要加強宏觀調控，積極組織協調，充分利用大數據背景下的網絡環境，建立全國范圍內的網絡信息資源管理機構。建設深層次、系統化的檔案信息資源保障體系。開展檔案資源共建共享政策，大數據背景下建立檔案數據資源模塊化處理機制，實現資源優勢。要發揮社會各方面的積極性，實現資源優勢：利用群體智慧、謀劃共建策略;吸納社會資金提供物質基礎，形成人才優勢、組織協作克服困難。積極利用微博微信等新媒體技術進行宣傳服務。只有這樣，檔案信息資源優化整合與開發利用才能形成規模、才能推動服務事業發展。

2.運用現代科學技術

提高檔案信息服務創新能力有效提高需要加強檔案數據分析工具的開發。檔案信息的分析能力的提升，會更精確更準確的滿足社會公眾需求，檔案信息服務質量也會優化提升。檔案信息服務部門可加強與數據分析工具開發企業之間的聯系，根據檔案管理部門的實際情況，開發出適合本行業特點的分析工具，利用數據分析工具對檔案信息數據進行分析，從中提取重要的信息加以儲存，大數據應用于檔案信息管理不僅使檔案的價值得到充分發揮，而且在一定程度上保證了重要信息的丟失，在允許數據信息多樣性的基礎上，提高了檔案信息處理速度，提高信息管理效率。同時，可以利用大數據技術拓展檔案信息檢索途徑，創新檢索手段。在包含目錄、全文內容的起點上，應創新提供有關聲音、視頻以及圖像等新載體形式的信息內容。具體檢索方式由單一逐步轉變為多元化方向發展，提供有效的信息檢索服務。“云”技術作為大數據時代出現的熱點也開始在檔案工作及其服務領域發揮其重要的作用。檔案界相關人員網絡技術十分重視的同時，就使得云計算得到了快速發展。云計算之所以受到青睞，是因為其具有十分優越的特征。其優越性主要表現在，一是用戶利用云計算技術尋求所需檔案信息時成本較低，對于電腦維護方面考慮也十分少，硬件的損害程度也小。二是云計算本來具有的強大存儲能力。大數據時代海量信息的出現使得檔案信息堵塞，充分利用云計算技術，深入研究其發展前景，創新發展云計算，就能盡可能的避免大數據時代下信息堵塞的情況，及時滿足公眾需求，提高檔案服務水平。

3.革新檔案信息服務理念

數據管理不僅是一種先進的管理技術方法，更是一種全新的思維理念。隨著大數據在社會生活中的不斷普及應用，一套先進的理念對于檔案服務事業的發展有著重要的推動作用。數據管理伴隨著大數據的產生應用而生，通過充分發揮數據的作用以實現工作更高效的數據組織。檔案信息服務創新的有效發展離不開有思想理念的更新。要革新以往錯誤理念，對檔案工作人員進行思想文化教育，逐漸建立起整個社會的檔案意識，促進檔案信息服務工作的健康發展。樹立以用戶為中心的服務及數據健康科學管理的理念，深入了解檔案用戶準確的檔案信息需求，特別是處理好用戶與檔案部門的供求關系，實現平衡有序發展。除此之外，檔案編研作為信息的匯總出發點，其思路也應不斷創新，工作力度不斷加大成為一個必然趨勢。

4.提高檔案管理人員自身素質

提高檔案人員素質為創新檔案信息服務謀利。檔案信息服務水平的提高與檔案管理人員每個人的素質都息息相關。優秀的人才隊伍構成應該是每個檔案管理人員都具備相關的素養。一是提高檔案管理人員的政治素質，認真學習先進的思想和理論，用科學知識武裝自己的頭腦，樹立正確的觀點，為檔案事業的發展思想基礎。二是提高檔案管理人員的職業道德，牢固樹立用戶至上的理念，以用戶需要為中心，提高服務質量。尊重檔案、尊重歷史，保護檔案的原始記錄性;恪盡職守，形成嚴格的保密觀念，確保檔案信息足夠安全。三是提高檔案管理人員的專業素養，要積極主動學習檔案專業知識，精通檔案業務，并熟悉一定的計算機技術以便順應時代發展。四是檔案管理人員應具有創新意識。創新是工作向前開展的推動力，更是大數據背景下檔案管理人員應具備的新思維和新素養。知識經濟的到來，我們要努力與創新同步，需要更新思維，以新想法和新建議處理出現的問題，努力把檔案服務管理工作提高到一個新高度。

5.建立健全檔案信息服務管理監管制度

檔案數字化是靠錄入人員來完成的，所以，加強對數字化員工的管理，對于檔案信息安全來講，是前提和基礎。對于信息安全管理人員也需加強素質。由于大數據時代檔案的開放性和多樣性等特征，使得各種檔案信息的安全事故不斷增多，為了確保檔案管理的安全性，建立健全必要的檔案安全監管制度十分必要，檔案部門以及檔案人員要積極監督，做好各自的工作，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息的風險，盡可能避免各種數據和信息出現泄漏的情況。除此之外，政府相關部門也應加大對檔案信息服務安全的監管力度，積極籌集資金，為建立安全保密管理系統提供有效的物質基礎。充分利用網絡環境建立信息化管理平臺，檔案用戶以及管理人員才能更好地提高檔案管理的信息化水平，提高檔案信息安全。

6.積極開發檔案數據資源拓展服務渠道

大數據的背景下，人們對于各類信息的需求日益多樣化，對于各種信息服務質量的要求也越來越高。隨著科學技術以及社會經濟的發展，人們的生活水平在不斷提高，因此，對于各項事業的服務要求更加之多，也更加離不開各種各樣的信息服務。需求的多樣化要求我們必須積極拓展服務渠道。創辦服務實體，開展檔案產業，為檔案用戶提供便捷的服務信息。除了提供直接服務，還要有針對性的為特殊利用者提供特定服務，形成特定人群專門的服務通道。開展特色檔案信息產品，開展電子商務，通過創新檔案服務手段以促進服務水平。發揮相關專業優勢，構建檔案、圖書、情報之間的聯系，建立完備的檔案信息系統，逐漸形成一體化體制，建立聯合服務，促進檔案信息資源共享。除此之外，建立信息服務反饋系統，通過創新反饋機制，逐步減少服務質量的不良化，提高檔案信息服務的科學性、合理性、系統性。

（作者單位：河北大學管理學院）