醫院醫療設備檔案管理工作芻議

王鈞

隨著現代醫學水平的發展，醫院業務的發展、技術的進步越來越依賴醫療設備，醫用儀器設備在整個醫療衛生行業中所占的比重越來越大，醫療設備的先進程度是衡量醫院現代化的重要指標，醫療設備能否正常運行直接關系到醫院的醫療質量和經濟社會效益，現代醫院管理的重要工作之一是做好醫療設備管理，醫療設備檔案是醫療設備管理的重要基礎和依據，要想管好、用好醫院醫療設備，減少設備的閑置率、故障率， 提高設備的使用率，就必須建立起完整的醫療設備檔案，并進行科學有效的管理。如何建立完整的醫療設備檔案并解決管理中存在的問題和不足，充分挖掘設備潛力，為醫院的現代化建設服務，正是本文所探討的內容。

醫療設備檔案是醫療設備在服務醫患過程中的全部歷史記錄，它是設備管理工作的重要組成部分。設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，周期長、中間環節多、參與人員雜，它主要包含了以下幾個方面的內容：1、各種文件：如設備申請材料、使用科室的醫療需求及社會效益和經濟效益分析的可行性論證報告、設備年度采購計劃及設備管理委員會討論審批意見、地區衛生資源配置許可的有關材料、供貨商資質、招標書、投標書等;2、設備購進中的各種記錄：如產品介紹、談判記錄、招標記錄、合同、協議、人員培訓記錄等;3、各種原始憑證：如設備進口證明、海關免稅證明、報關單、商檢證明、到貨通知、提貨單、發票復印件、裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙、安裝調試驗收報告;4、設備運行使用過程中形成的資料：如使用記錄、維修管理辦法及維修保養記錄、運行動態記錄、經濟效益分析、計量檢測記錄、報廢記錄等。因此，設備檔案的管理是一項耗時耗力且工作量相當大的工作。

醫療設備檔案要適應現代醫院發展的需要，就必須下大力氣建立和完善更有利于醫院發展和患者需求的醫療設備檔案管理體系。具體說來，就是要把醫療設備檔案建成監控醫院發展的晴雨表、跟蹤器，使設備檔案管理真正融入到設備購進、具體使用、維修保障的全部過程中去，通過檔案記錄定期、不定期的監控設備質量、運行狀況、維保情況，最大限度地發揮醫療設備檔案在醫院發展中的積極作用。

一、目前醫療設備檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理制度不健全。大多數醫院對醫療設備檔案的管理工作重視不夠，未建立統一的規范有效的管理制度，日常工作中檔案管理隨意，無章可循，導致醫療設備檔案管理混亂，查找困難，不能及時提供給維保人員使用，也不能很好的服務于臨床、醫技科室，更難以為醫院管理層制定相關決策提供依據，甚至造成檔案斷檔、遺失的現象，難以充分發揮設備檔案的參考作用和深入挖掘設備檔案的深層價值。

2.設備檔案管理人員素質較差，專業技能水平低下。長期以來醫院設備管理科室和使用科室往往重視設備的采購、維保及使用，對設備檔案工作重視不夠，通常由設備維修人員兼任或退居二線人員任設備檔案管理員，這部分人員由于缺乏專業的檔案管理知識和技能，對檔案管理具體工作不熟悉，只能起到簡單的歸納作用，對設備的性能及成本效益分析更是一無所知，不可能完成專業性較強的設備使用效益分析任務，致使設備檔案很難完善，難以起到有價值的參考作用，最終形成“死檔”。而且有的醫院設備檔案管理人員更換頻繁，導致部分設備檔案資料有借無還，甚至永久性遺失。

3.檔案管理體制不理順，各部門檔案管理職責不清晰，交叉重疊。大多數醫院醫療設備的采購、安裝、保養、維護隸屬設備科，具體使用是臨床或醫技科室，沒有一個具體的部門來統籌協調檔案的管理工作，也未明確醫療設備檔案管理權限的歸屬科室，設備管理科室和具體使用科室在設備建檔、管檔方面職責不清，交叉重疊，檔案各記各的。在實際檔案管理過程中，設備管理科室僅僅關注設備的考察、招標、采購和維保，使用科室則關注設備的安裝、調試、驗收和使用，從而使醫療設備相關資料的收集、歸檔處于片面、分散狀態，沒有形成統一、完整的醫療設備檔案。

二、改進措施

1.建章立制完善醫療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規章制度是醫療設備檔案工作走向規范化、制度化的重要基礎。根據醫院的實際情況，以《檔案法》為依據，建立一套適合本單位工作的醫療設備檔案管理制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循，建立起標準化、正規化的檔案管理模式，確保設備正常使用，提高設備利用率，充分挖掘設備潛力，為醫院的醫、教、研工作提供可靠的保障。

2.選配高素質的檔案專業人員管理醫療設備檔案，并對現有人員進行檔案管理知識、技能的培訓。醫院要選配熟悉檔案工作流程的檔案專業人員管理醫療設備檔案，并對現有人員進行檔案管理知識、技能的培訓，學習《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關的法律法規，提高檔案管理意識，樹立依法管檔的思想觀念。充分認識設備檔案在設備管理中的重要性，加強檔案借閱管理，杜絕檔案遺失現象。注重做好設備使用的成本效益分析，確保醫療設備檔案信息的可靠性、真實性， 使醫療設備檔案成為推動醫院發展的重要參考。

3.理順現有的醫療設備檔案管理體制，實行檔案集中統一管理。建立分管院長負總則，設備科主任牽頭，設備檔案管理人員、操作人員、維保人員共同參與的管理模式，形成醫院、設備管理科室、設備操作科室三級檔案管理網絡。對各科室購進、使用的設備，實行設備科管總，操作科室管分的模式，設備總檔案存設備科，分檔案存設備操作科室。這種管理模式既能保證檔案完整、有序，也充分體現了《檔案法》中有關統一領導、分級管理的原則。

三、拓展設備檔案的服務范圍

1.要注意發揮醫療設備檔案管理的監督功能。醫療設備檔案是以購置、使用、維保、報廢為主線進行整理和歸檔的，醫療設備檔案最主要的功能在于發揮它有效的監督功能，變“死檔”為“活檔”，直接為醫院發展服務。它能為醫院決策層及使用科室是否添置新設備提供可靠的參考依據。在規模較大的醫院，由于利益的驅動，有可能出現多科室申請重復購置設備或低效能購置設備的情況，盲目重復購置、低效能購置設備必然會給醫院帶來不必要的浪費，通過查閱設備檔案、分析已有的設備效益檔案，就會知道哪些設備使用率已經飽和，那些設備病源少，長期低效能運行，設備閑置浪費嚴重，從而決策哪些設備急需，哪些可以緩購，哪些堅決取消，從而把好醫療設備購置的第一關，有效降低醫院的資金成本，減少設備、資金浪費，使醫院有限的資金用到最急需發展的方向。

2.要多角度拓寬醫療設備檔案管理的服務領域。一是醫療設備從購置到報廢，過程長、環節多，出現各種意外情況的概率大。當出現某種意外情況時，設備檔案中的資料將會成為解決問題的最直接、最有力的依據。如設備購置過程中出現設備與要求不符、部件短缺、安裝調試、余款支付、人員配訓、售后服務方面的糾紛，即可查閱設備檔案中的招標文件、訂貨合同及詳細配置清單、協議書等相關資料，核實對方是否按所簽約的條款執行，是否違約，以維護醫院的正當利益。二是再如使用科室在使用設備檢查時，檢查結果與病人最終診斷結果出現誤差，甚至出現漏診、誤診情況，導致病人提出質疑，產生糾紛，設備使用科室可以通過醫療設備檔案從中找出設備使用說明中的檢查極限范圍，當前設備的功能缺陷，如果檢查中的誤差、漏診、誤診是設備功能缺陷或超極限范圍所致，則可化解矛盾糾紛或減輕工作人員的責任。三是設備檔案管理科室還可以主動與使用科室聯系，開展階段性設備使用效益分析，通過效益分析，可以幫助使用科室綜合分析設備運行狀態，挖掘設備的新功能，提高設備的使用率和利用價值，還可以為后期醫療設備的技術改造提供有利的技術依據。四是醫療設備檔案中記錄的設備運行中的大量基礎數據和診斷記錄還可以為醫院的科研工作提供有力的支持。

3.以醫療設備檔案為基礎，可以為建立區域統一的醫療設備資源平臺提供有力的支持，有利于提高區域醫療設備的利用率，實現資源共享，節約醫院資金。面對競爭日益激烈的醫療市場，同一區域的各大醫院拼設備、拼資源，惡性競爭，設備盲目重復購置嚴重，遠遠超出區域病人的實際需要，造成大量設備閑置，浪費了大量寶貴的醫療資源。因此，整合區域內醫療設備資源，避免惡意競爭，實現資源共享，成為地區衛生行政部門的重要任務。要實現上述任務，就要在信息化的基礎上，以各個醫院醫療設備檔案為基礎，建立區域醫療設備檔案庫。在滿足群眾就醫需求、促進各個醫院均衡發展的基礎上，統一規劃區域設備配置，并在對外網站上公布，方便群眾查詢，實現區域資源整合，達到節約資源、共享互利的目的。為群眾就診看病，提供最大的便利。這是醫療設備檔案管理人員的職責和義務，也是發揮醫療設備檔案作用，滿足患者、臨床需要、奉獻社會的好事。

（作者單位：山東省壽光市中醫醫院）