“大檔案”理念下的公立醫(yī)院 檔案管理發(fā)展構想和實現路徑研究

黃娟

“大檔案”一詞，是1995年孫嘉焯在《試論“大檔案”》中提出，自此以后“大檔案”概念成為檔案學界研究的熱點問題之一。傳統檔案是指機關的人事檔案和文書檔案。隨著檔案工作和各個領域自身發(fā)展的深入和全面，每個單位、每個領域、每項工作、每個細節(jié)以及日常管理工作中都在發(fā)生與檔案息息相關的活動，這種現象被稱之為“大檔案”。公立醫(yī)院作為一個為人民群眾健康保駕護航的事業(yè)群體，其圍繞醫(yī)療救治診療的所有管理活動都會產生檔案管理工作。在“大檔案”的理念框架下，如何對這些檔案管理進行標準化建設成為現代醫(yī)院管理者思考和探索的內容之一。

一、公立醫(yī)院“大檔案”管理

從大檔案的概念和范疇來分析，公立醫(yī)院的檔案管理幾乎涵蓋了醫(yī)院所有的管理活動。從具體內容來看，除了傳統的文書和人事檔案，病人診療活動中產生的所有醫(yī)學影像資料和病案內容其實質是檔案。另外，還包括人員權限管理、設備管理、醫(yī)療質量管理、科研管理、醫(yī)德醫(yī)風管理、三重一大事項管理、黨團建設管理、信息數據管理、物流管理、財務管理和審計管理等內容。從性質來看，大檔案管理已經突破了傳統的檔案管理內容，涉及到醫(yī)院管理的方方面面，甚至每一項管理活動中，這與公立醫(yī)院等級評審和現代醫(yī)院管理的要求不謀而合，即所有管理活動中都需要“留痕”，從管理的角度是具有可追溯性，形成PDCA循環(huán);從檔案的角度是保存具有價值的歷史記錄。從特征來看，大檔案視角下的公立醫(yī)院檔案管理具有系統性、完整性和全局性的特點。

二、公立醫(yī)院檔案管理面臨問題

1.管理目標不清晰，定位不準確

公立醫(yī)院的檔案管理絕大多數定位為傳統的檔案管理，只負責日常的文書檔案和人事檔案管理，以及財務會計檔案。雖然病案管理一直是管理的重點內容，但是并未將其納入檔案管理范疇，僅僅是從醫(yī)療管理的角度去思考。因此，狹隘的管理理念決定了，現階段公立醫(yī)院的檔案管理處于傳統的管理階段，其管理目標和發(fā)展定位均不清晰、不準確。

2.日常管理較隨意，缺乏質量控制

在只圍繞文書檔案和人事檔案的工作內容上，其日常管理內容較為單一和簡單，常常基本由一人即可完成全院以上工作。因此，在日常管理時，幾乎是由工作人員按照其自身的管理習慣和便捷程度進行管理，在質量控制方面更多的是依靠管理者本身的自我約束和上層領導的行政命令。

3.工作人員水平低，缺乏職業(yè)培訓

工作內容和工作方式決定了對從事工作人員的能力要求，公立醫(yī)院現有檔案管理人員幾乎不存在任職要求，在日常工作中也不需要職業(yè)化的管理培訓，甚至在發(fā)生人員變更時不存在工作交接，新任職人員可以說是邊干邊摸索。

4.檔案資料再利用低，未形成知識體系

公立醫(yī)院檔案管理僅僅處于文件和資料的保存保管和提供查詢的初級階段，其對檔案資料的統計利用和數據挖掘幾乎不存在，也更談不上形成知識管理體系。

三、“大檔案”理念下公立醫(yī)院檔案管理架構設想

1.成立醫(yī)院檔案管理委員會

公立醫(yī)院應當在“大檔案”的管理理念下，從醫(yī)院全局的角度整體規(guī)劃和重構其檔案管理工作，將檔案管理上升到醫(yī)院管理的重要活動內容之一。在醫(yī)院質量管理委員會的下面成立醫(yī)院檔案管理委員會，與其他醫(yī)院管理內容并列。委員會主任委員由分管院長擔任，下設檔案管理工作辦公室，日常管理工作由辦公室或檔案館負責。檔案管理工作辦公室負責全院檔案管理的發(fā)展規(guī)劃、制度制定、日常督導、培訓考核等工作;具體檔案工作由當事部門具體負責，向檔案管理工作辦公室匯報檔案工作完成情況，接受監(jiān)督和審核。

2.制定檔案管理發(fā)展規(guī)劃

根據醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展和目標定位，制定適宜于醫(yī)院發(fā)展的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和目標，對檔案管理在醫(yī)院管理和醫(yī)院數據管理中的職能作用予以清晰的定位。在公立醫(yī)院中，檔案是醫(yī)院所有資料和數據的核心，是醫(yī)院管理職能作用發(fā)揮和管理水平的最終體現和反映。同樣，好的檔案管理會進一步推動和助力于醫(yī)院管理水平的提升，使醫(yī)院管理決策更加科學、更加高效。

3.建設檔案管理信息系統

“大檔案”牽扯醫(yī)院方方面面和各個管理領域，建設檔案管理信息系統，對醫(yī)院所有涉及到的檔案進行統一管理，實現電子化。通過對所有部門在檔案管理領域基本工作內容的分析和研究，將日常工作資料進行標準化數據處理，形成結構化數據，建立不同管理領域的基礎數據庫，使數據本身具有可視性和可比性。在基礎數據庫標準化的基礎上，建立統一的信息管理系統，通過該套系統對檔案的過程質量和結果質量進行綜合監(jiān)督和控制。

4.探索檔案數據挖掘

通過對檔案資料的電子化和標準化處理，得到結構統一、數據規(guī)范的電子檔案數據庫。該數據庫將包含醫(yī)院行政管理、財務管理、設備資產、運營管理、成本支出、臨床人員技術、病人就診信息等各種數據，對以上數據進行挖掘，從大量的數據中尋找和凝練對醫(yī)院管理和醫(yī)療技術水平具有重要意義的決策支持信息。這個數據庫將會是醫(yī)院管理和發(fā)展的核心。

四、“大檔案”理念下公立醫(yī)院檔案管理的實現路徑分析

1.院領導理念轉變

大檔案涉及醫(yī)院各個部門和領域，只有得到醫(yī)院“一把手”的大力支持，醫(yī)院才能從全局的角度進行思考和構建，進行統一和整體設計和規(guī)劃。因此，醫(yī)院管理決策層的觀念轉變是大檔案管理實現的前提之一，是大檔案管理實現的關鍵核心點。

2.建立一體化檔案管理質控體系

在統一領導的基礎上，從醫(yī)院整體發(fā)展的角度，對醫(yī)院檔案建設和日常管理工作形成一整套專業(yè)性的質量管理和控制體系。這套體系是醫(yī)院檔案管理的“最高綱領”，是醫(yī)院檔案管理的行動指南和管理準則，所有部門的檔案工作都必須嚴格遵守和維護。檔案管理質控體系由檔案管理工作辦公室負責制定和解讀，以及后續(xù)的培訓和質控督查工作。

3.培養(yǎng)職業(yè)化檔案管理隊伍

檔案管理是一項具有規(guī)范、科學和專業(yè)化要求的管理工作，而且涉及多個部門和多個醫(yī)院管理領域，實施規(guī)范統一的檔案管理必須要有一批具備專業(yè)化職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。從檔案管理制度、檔案管理規(guī)范和標準等方面進行職業(yè)化培訓，建立一支懂規(guī)范、知標準、明流程的檔案管理團隊。

4.實施常規(guī)化質控督查

檔案管理的建章立制容易，但是管理成效并非一朝一夕可實現，必須在日常管理工作中建立常態(tài)化質量控制和督導檢查機制[4]。從日常檔案管理的規(guī)范化抓起，將制度和督查做為檔案管理工作的“兩條腿”，將檔案管理的規(guī)范化和標準化落到實處。同時，建立雙向隨機互查督導機制，形成檔案管理人才相互學習成長的良好氛圍。

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學總醫(yī)院）