新時期優化城建檔案管理工作的策略探析

溫彩云

摘 要：檔案不僅是歷史的見證者，同時也是歷史的記錄與還原者。對于城建檔案而言，其有著一定的專業性，通過對城市建設進行真實記錄，進而能夠為城市規劃與建設、管理提供相應的理論指導。本文首先對城建檔案管理工作中存在的一些問題進行探討，并進一步研究新時期條件下，加強城建檔案管理工作的策略。

關鍵詞：新時期；城建檔案管理；優化策略

1 引言

隨著國內城市化進程的不斷加快，城市規劃以及建設管理工作越來越受到居民的重視與關切。這一過程中，做好城建檔案的管理工作有著極其重要的意義。怎樣才能做好城建檔案管理工作，進而為城市建設和當地經濟發展提供更有價值的服務，目前已經長為了擺在管理人員面前的一個重要課題。

2 新時期城建檔案管理工作出現的一些問題

2.1 管理意識有待加強

近幾年來，城市經濟發展迅猛，部分管理人員還沒完全意識到城建檔案管理工作的重要性。再沿用以往的方式開展檔案管理工作，將導致城建檔案失去原有的價值。當前，一些檔案管理部門存在著有名無實的問題，工作人員缺乏較強的檔案管理意識，不注重城建檔案管理所發揮的重要作用。長此以往，勢必會影響到城市未來的建設與規劃。

2.2 檔案管理體系有待完善

就目前的城建檔案管理單位來說，并沒有建立起一套相對完備的城建檔案管理體系，具體開展工作時存在著嚴重的無序性。同時，對于新時期條件下社會的發展沒有一個全新的概念，工作中缺乏創新觀念。甚至一些地區的管理工作主要以人工操作為主，不注重信息化平臺的建設。

2.3 城建檔案資料缺乏齊備性

資料不完備在一些地區的檔案管理中表現的尤為嚴重，同時還有部分地區存在著城建檔案信息資料破損、陳舊的問題，這直接影響到檔案的合理使用。由于對城建檔案的重要性缺乏認識，再加之檔案的收集、整合存在著一定的難度，因而很多地區的檔案管理部門處于一種被動的工作狀態。

2.4 管理人員專業素養有待提高

隨著城市經濟社會發展速度的不斷加快，新時期條件下對于城建檔案管理工作有了更高的要求。現階段，從事于檔案管理的人員不具備相應的專業理論構架，并且在工作經驗與實踐能力存在著一定的缺陷。此外，還有一些管理人員缺乏較強的職責意識與素養，這就使得檔案管理工作質量遲遲得不到有效提高。另外，部分地區不注重管理人員的考核，對于人才的選拔沒有建立起相應的機制，這就使得管理隊伍的專業素養得不到有效的提高。

3 城建檔案管理工作的重要性研究

通過做好城建檔案管理工作，能夠為城市經濟社會發展注入更大的活力。從本質上來說，城市發展的過程有著較強的逐層推進性，因而在進行城市建設工作時，要嚴格遵循相應的發展規律，并且這一過程中要對發展的階段性特征進行深入的剖析，這就需要城建檔案為此提供堅實的理論支撐。此外，做好城建檔案管理工作，還能給一些突發事件的解決提供可靠的依據，這對于確保城鎮居民的生命與財產安全發揮了十分重要的作用。另外，在開展城鄉規劃與建設、管理等工作時，也要將城市建設檔案作為重要的科學依據。尤其對于建設行政主管部門而言，其工作中要依法行政，這就要求城市建設檔案為此提供相應的依據。

4 新時期優化城建檔案管理工作的策略分析

4.1 提高城建檔案的利用率

就當前城建檔案的利用服務而言，仍處于被動提供服務的狀態，主動提供服務的方式并沒有大范圍實行。所謂的主動提供服務，就是要求管理部門主動的為利用者提供服務與幫助，并為利用者提供相應的預測。為達到這一目的，城建檔案部門要積極開展講座，并且要定期舉辦報告會或展覽，這樣一來才能為城建檔案做好宣傳，以尋求更多的利用群體。作為檔案管理部門，要注重信息化管理服務體系的構建，各地區可以根據自身的發展狀況，將必要的檔案信息存入到云計算中，進而實現資源共享的目標。此外，日常管理工作中，要根據利用者的具體需求做出相應的調節，對于部分有欠缺的資源及時做好補充。

4.2 提高規范化管理水平

通過提高管理工作的規范化水平，可以顯著改善城建檔案管理工作的效率和質量。一方面，管理人員要對城建檔案進行相應的審查和核實，特別是本區域內已經建設完成的工程項目，應要求檔案資料具有較高的完整性和真實性，并且嚴格做好審核工作。另一方面，在進行城建資料的移交工作時，不僅要保證準備文件、施工文件以及后期竣工文件的完備性，同時還應要求相關資料能夠滿足城建檔案管理系統的嚴格要求。此外，在開展城建檔案的著錄工作時，要加強對現代化信息技術的應用。尤其是近幾年來，信息技術發展迅猛，管理軟件更迭較為迅速，這就要求管理人員在開展城建檔案的管理工作時，首先要對結合當前、當地的自身發展情況與檔案需要狀況進行研究，并以此為依據進行檔案的著錄工作，這一過程中要注重細節性、規范性等問題的把控。最后，在進行城建檔案的案卷組合管理工作時，要提高管理工作的標準化水平，一旦發現有案卷內容存在錯亂，或者是檔案頁碼存在缺失、雜亂等問題，要及時采取措施進行補救與處理。

4.3 管理人員要提高服務意識

作為城建檔案的管理工作者，要在日常工作注重逐步樹立其嚴謹的服務意識，并且要和當地的施工單位之間建立起互通、良好的合作關系。對于城建檔案的管理單位而言，要及時對新時期管理工作的要點進行分析，并且要積極轉變以往的服務方式，主動尋求施工單位的配合，與當地的建設部門、施工單位之間要建立起暢通的溝通渠道，變原來的被動服務方式為主動服務，并且要改變以往的指導性管理模式，逐步向主動型、創新型的管理模式過渡。此外，對于城建檔案管理人員來說，要在日常工作中多深入基層，對階層的情況進行全面的了解，并且要深入到施工一線，對于工程的進度、規模等信息進行深入的了解。另外，還要對施工單位的訴求進行整合，及時幫助施工方做好協調，解決他們遇到的問題。總體而言，檔案管理工作者不僅要做好工前宣傳、施監督與指導工作，同時還要對竣工后的相關事項進行督導，進而確保城建檔案有著較高的準確性、完整性和規范性。

4.4 建立健全城建檔案管理機制

由于城建檔案管理工作有著較強的技術性與專業性，并且具體工作中需要在職人員嚴肅認真的對待。同時，城建檔案管理工作的涉及面相對較廣。因而，具體管理工作中要嚴格堅持依法治檔的重要原則，不斷細化管理工作的規章制度，提高城建檔案的法制化水平。另外，城建檔案管理部門要認真落實好制度、規程的修訂與完善工作，不斷提高管理工作的規范化、制度化效果。

4.5 加強城建檔案信息化建設

一方面，各地區要注重城建檔案信息化、數字化平臺的建設。具體而言，不僅要逐步提高檔案目錄的規范性，同時還要注重城建檔案的數字化接收，日常工作中要加強對館藏檔案的數字化管理工作，進而提高管理質量與效率。另一方面，要注重專業化、數字化管理人才的引進，不斷提高城建檔案的信息化水平。此外，還要定期對工作人員開展專業培訓，積極鼓勵管理人員學習相關軟件，提高管理隊伍的專業化水平。

5 結束語

城建檔案管理工作有著一定的復雜性、長期性特點，其屬于系統性工程。因而，在進行城建檔案的具體管理時，既要豐富城建檔案管理的細則與管理制度，同時還要注重人才培養，提高管理工作的信息化、數字化水平，加強對信息資料的收集與整理，提高管理工作的質量和效率。

參考文獻

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