高校學生電子檔案數據管理探討

摘 要：現代社會的不斷發展對我國教育工作提出了更高的需求，在進行高等教育過程中，科學管理學生電子檔案，能夠進一步保障教育效果。本文首先分析現代社會發展對高校檔案管理工作提出的最新需求和挑戰，需要對其進行合理改進，然后以此為基礎，進一步分析如何對電子檔案數據進行更為有效的管理，分別從信息收集，資源整合，信息平臺，分析工具，服務質量五個方面展開具體論述。

關鍵詞：高校學生;電子檔案;數據管理

大學階段是每個人成長的重要階段，通過對學生相關信息進行全面搜尋，同時合理構建個性化檔案，能夠對學生當前狀況進行更為全面的分析，確保教育工作的有序開展。在信息技術高速發展的今天，信息技術的普及應用使電子檔案得到很大程度的發展，正在逐步實現普及應用，為了進一步明確在進行高校建設過程中如何更為有效的實施電子檔案數據管理工作，特此展開本次研究。

一、現代社會發展下高校檔案管理需求

（一）學生檔案數據需求

高校在進行學生檔案管理工作過程中，能夠為其他部門工作提供必要的管理數據，但是在學生個人信息量和學生人數極速增長過程中，學生檔案數量也隨之得到一定程度的增加，以往在進行檔案統計工作過程中選擇使用的局部抽樣和靜止抽樣已經很難滿足現代工作需求，高校在進行學生管理工作所需的數據對于動態性和全面性具有更高的要求，該類數據通常類型繁多，而且數量較多，同時具有較強的實效性和預測性。基于此，相關工作人員在進行數據統計工作過程中需要確保其全面性和動態性，必須在全校范圍內進行數據分析系統的合理構建，確保信息用戶需求能夠得到最大程度的滿足，高校管理工作人員對于學生狀況具有更為明確的認知，在進行管理策略制定過程中具有更為全面的數據參考。

（二）檔案信息處理需求

為了進一步確保檔案信息安全性，信息用戶在獲取檔案信息過程中需要花費較長的時間，相關程序也具有較高的復雜性，而在信息技術高速發展的今天，信息用戶在應用相關信息時，對信息實效性提出了更高的要求，同時需要進一步簡化信息庫獲取流程。雖然高校檔案管理人員在展開具體工作時已經逐步開始實現檔案數字化，但是信息管理過程系統性依舊存在在一定程度的不足。信息用戶在獲取相關檔案信息時，對其處理速度提出了更高的要求，檔案管理人員需要進行合理改進，使其最大程度滿足高校工作開展需求，進而游戲推進高校建設。

二、現代社會發展下高校檔案管理工作面臨的挑戰

（一）檔案信息

在傳統的檔案管理工作過程中，通常是由學生管理部門記錄學生檔案，具體包括學生就讀期間獎勵狀況，政治表現和學習經歷，在近幾年高校管理工作過程中，檔案歸檔范圍得到一定程度的拓展，加入了社會實踐檔案和心理狀況檔案等，但是該部分記錄的加入依舊很難滿足現代社會發展下信息用戶應用需求。在進行大學生管理過程中，需要確保對學生狀況具有更為全面的認識，檔案資料數量隨之得到一定程度的增長，但是我國目前高校進行檔案管理工作過程中，依舊處于紙質檔案和手工管理階段，該種管理方式已經很難滿足檔案信息需求，需要對其進行合理改善，逐步使用電子檔案代替紙質檔案和手工管理展開相關工作。

（二）數據處理

檔案數據存儲量的大量提升也使高校檔案館在處理相關數據時面臨較大的挑戰，信息用戶在應用相關數據時，對其要求具有一定程度的隨機性，實效性和全面性，因此檔案管理需要能夠基于用戶需求從海量數據中提取出具有應用價值的相關數據，確保及時性和交互性。在此過程中，檔案館必須進行分析系統和數據檢索的合理構建，確保能夠進行自動統計，轉變傳統手工處理方法，確保檔案資源利用率和管理效率得到有效提升，使其應用價值得到最大程度的發揮。

（三）檔案服務方式

現代社會的不斷發展對檔案數據處理工作提出了更高的要求，用戶服務要求也隨之出現了一定程度的提升，在進行檔案服務作業時，需求導向將逐步代替傳統的供給導向。相關人員在管理學生檔案時，需要確保不同部門信息需求得到最大程度的滿足。基于此，檔案館必須進行工作流程的合理優化，進行檔案服務模式的進一步創新，確保科學應用知識服務和智能服務。

三、管理策略

（一）改進信息收集

在進行學生檔案管理工作過程中，需要合理應用大數據技術進行數據收集，確保實現學生信息全面覆蓋，保證信息采集框架的全面性，對于學生發展相關信息進行全面收集，確保檔案精確性和精細化。在現代社會條件下，需要統一管理檔案資源，在進行具體工作過程中，首先需要進行數據輸入目標的合理構建，確保檔案管理觀念的先進性，進行數據收集范圍的有效拓展，同時心理咨詢師和學校輔導員還需要記錄學生學習生活過程中的動態檔案，對學生日常學習過程中產生的相關視頻，數據和文獻進行有效收集，為學校進行檔案管理工作制定統一的管理策略，確保能夠實施大數據處理，保證在進行動態輸入過程中，輔導員能夠輕松掌握相關標準，進而使其更為方便的提取相關數據。與此同時，還需要確保數據的預測性，通過進一步分析和挖掘相關數據，能夠科學判斷和預估其未來發展趨勢，確保在制定相關決策時具有更為全面的理論依據。基于此，高校檔案管理人員需要深入挖掘和具體分析學生日常表現，確保在進行管理工作過程中具有更為有效的理論依據。例如學校在進行學生心理檔案構建過程中，可以利用可視化技術進一步呈現學生心理健康狀況，進而對學生心理健康信息進行更為直觀的測量，確保心理健康檔案的實時性，使其能夠更高程度的促進學生全面發展，確保能夠在未來發展中迅速適應社會。

（二）整合各項資源

高校學生檔案是組成學生檔案信息的重要部分，全面記錄學生心理狀況，品性狀況，政治思想，學習成績等各項基本信息，檔案管理人員需要實現自身管理理念的有效提升，確保檔案管理意識的敏銳度，有效記錄學生管理工作，具體教學狀況和學生信息，確保順利開展科研，管理和教學等相關工作，更高程度保障資源配置的合理性。基于此，高校在進行市場管理過程中，需要進一步重視檔案管理工作，有效融合相關資源。例如，學校在進行課程設置時，合理應用學生檔案數據，科學實施信息篩選，基于學生時間進行上課時間的合理確定。高校還可以進行學生檔案信息庫的合理構建，對學生日常表現，心理健康，政治思想，獎學金，考試成績等多個方面進行有效記錄，確保檔案管理工作能夠進一步推進學校事務管理，保證相關工作開展的高效性，為高校建設提供更高程度的保障。

（三）構建信息平臺

在現代社會的不斷發展過程中，高校檔案管理工作人員如果要確保學生個人信息運行的整體性，則需要合理應用大數據處理技術進行相關數據平臺的合理構建。在進行具體工作過程中，首先需要基于該技術綜合特點，合理應用多種方式對相關信息實施網絡化管理，為構建信息平臺奠定堅實的基礎。在檔案數據信息中心進行具體構建，確保有效綜合院校各項數據信息和學校所有職能部門，保證能夠更為有效的綜合控制數據信息。其次，需要進行路由器，交換機，數碼相機，掃描儀，計算機等信息處理設備的及時更新，科學構建信息化服務器，確保其獨立性，同時還需要進行專職維護人員的合理配備，進行相關數據的及時保存，對其相關數據進行及時更新。最后，由于高校數據量得到迅速增加，相關部門需要確保管理軟件的先進性，基于多種數據信息特點，數據信息來源和數據信息格式進行信息平臺中心的合理構建，確保在訪問，查詢以及綜合管理相關數據信息時具有更為充足的條件，為相關決策提供更為有效的數據信心，確保其正確性和有效性，進一步推進高校建設。

（四）開發分析工具

高校在進行學生檔案管理工作過程中，需要綜合分析具體情況，基于具體工作需求進行數據分析工具的合理構建。在開展相關工作時，高校不僅需要對自身人才優勢進行充分發揮，同時還需要有效聯合相關科技企業，對學生檔案信息進行更為有效的挖掘，確保其深入性。例如，通過進一步分析學生檔案數據能夠對學生行為和類型進行有效區分和合理預測，通過應用學生圖書館和宿舍出入記錄，學生個人成績及一卡通消費狀況能夠對學生心理狀態進行科學預測，確保在發現學生出現心理問題時對其進行及時疏導。通過深入分析學生一卡通消費和考勤情況，能夠確保進一步了解學生生活狀況，更高程度確保勤工儉學崗位分配的合理性。與此同時，通過分析檔案數據能夠對學生科研創新能力，身體健康情況和作業概率進行科學分析。在我國目前高校建設過程中，進行學生住宿管理，獎學金申請和資助管理等相關工作時，已經實現教學管理系統的初步應用，院校師生也對其具有較高的認可。在信息技術高速發展的今天，高校在開展相關工作時，需要進行數據分析的充分應用，確保數據分析工作具有更高的實效性，進行相關分析工具的合理構建，使其與高校管理特點有效結合。

（五）提升服務質量

高等院校在進行學生檔案管理工作過程中，需要對學生檔案信息進行充分利用，為學生管理部門提供更為有效的服務。在進行具體工作過程中，首先需要進行信息分析系統的合理構建，對信息獲取程序進行合理簡化，確保高效工作人員能夠更為快捷的獲取相關數據。其次，需要合理應用信息技術，確保檔案管理工作實現更高程度的個性化，檔案管理人員可以基于信息用戶檔案進行細節化分析，確保能夠科學預測用戶需求，在確保檔案信息安全的前提下主動展開服務，保障用戶需求能夠得到最大程度的滿足。同時，信息技術的進一步發展在很大程度上提升了檔案管理工作技術水平，確保檔案管理工作逐步實現智能化服務，通過智能化，抓取學生檔案數據，能夠確保信息用戶需求得到更為全面的滿足，保證價值信息能夠進行更為有效的傳播和交流。

四、結語

總而言之，通過改進信息收集，整合各項資源構建信息平臺，開發分析工具，提升服務質量能夠確保電子檔案數據管理工作進一步滿足高校建設需求，確保學生個性需求得到更高程度的滿足，確保高校在進行相關工作時具有更高的科學性和有序性，在一定程度內推進我國高校工作發展，使其更好的滿足現代社會發展需求，為國家經濟水平的有效提升奠定堅實的基礎。

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作者簡介：李風雷（1968-），男，漢族，山東聊城人，大專，職員，聊城大學東昌學院檔案室工作。