電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用

【摘 要】 本文闡述了電子技術在檔案信息化建設與管理中的重要作用，提出了基于電子技術的檔案信息化建設與管理策略。應制定電子檔案管理制度，加大電子技術研發投入，推動檔案資料信息共享，重視網絡資源開發利用。

【關鍵詞】 電子技術;檔案信息化;檔案資料管理;作用

所謂電子技術，是指含有電子、數據、磁性、光學、電磁或者類似性能的相關技術，這類技術的應用范圍十分廣泛，在各行業領域中所發揮出的作用也是非常關鍵的，而檔案信息化建設管理，則正是電子技術的應用領域之一，對于電子技術的應用，也正是檔案信息化建設與管理能夠順利實現的關鍵所在，因此，對于電子技術在檔案信息化建設與管理中作用的研究，是具有現實意義的。

一、電子技術在檔案信息化建設與管理中的重要作用

1、提高檔案管理效率

在檔案信息化的建設與管理中，其對于電子信息技術的應用主要依賴于各類電子設備與信息系統，這也就意味著檔案管理工作無需再同傳統檔案管理一樣完全依靠人工來完成，無論是檔案信息的傳輸、保存還是檔案資料的查詢、整理，都可以依靠計算機以及檔案管理信息系統來完成。[1]以檔案資料查詢為例，傳統檔案管理通常是將紙質的檔案資料分門別類，存放在檔案室中進行管理，如需查閱檔案資料，則要由檔案管理人員按照類別進行查找并取出，這一過程不僅需要耗費較長的時間，同時也會大大增加檔案管理人員的工作量。而在電子技術的支持下，檔案信息可以通過電子檔案的形式儲存起來，存放在專門的數據庫之中，并借助檔案信息系統進行管理，一旦需要查閱檔案資料，只需操作系統，輸入查找檔案的編號、名稱等關鍵信息，即可快速完成相關檔案資料的查閱，相比于人工查找，其工作效率顯然有著極大的提升。因此，電子技術大大提高了檔案信息化的管理效率，讓檔案管理人員從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，對于檔案信息化管理具有著非常重要的意義。

2、加快檔案信息化進程

從目前來看，檔案信息化雖然已經成為了檔案管理的必然趨勢，但檔案信息化建設卻尚處于初始階段，無論是各種設備設施的引進與使用，還是在相關行業領域中的推廣應用，都存在著諸多不足，這也對檔案信息化建設造成了非常嚴重的阻礙，而電子技術則能夠在很大程度上解決這些問題，從而加快檔案信息化建設的進程。檔案信息化建設的關鍵在于技術，要想實現檔案信息化，就必須要對計算機技術、網絡信息技術等各種先進技術進行充分應用，而這些技術都屬于電子技術的重要部分，因此，電子技術對于檔案信息化建設來說，正是至關重要的技術基礎，只要能夠掌握電子技術，并將其充分運用到檔案管理工作中來，檔案信息化建設中的各種問題也都能夠得到很好的解決。[2]

3、高效利用檔案信息

檔案管理工作并不僅僅是對檔案資料、檔案信息的存儲與整理，更是為檔案信息的利用提供支持，而電子檔案的出現，則能夠讓檔案信息得到更好的應用。首先，電子檔案并不具備實體，能夠以網絡作為傳播媒介來傳遞檔案信息，在實現資源共享的同時，打破傳統檔案管理在時間與空間上的局限，甚至還可以供多人同時查找利用同一份電子檔案，大大提高了檔案利用服務水平。其次，電子檔案的儲存形式多為光盤、磁盤等，其體積十分小巧，但能夠容納的信息卻非常之多，而數據庫的存在則解決了檔案資料占用空間的問題，這同樣能夠讓檔案信息得到更好的利用，進而為檔案信息化管理提供支持。

4、保證檔案信息安全

傳統檔案管理多為紙質檔案資料，在存放時對于環境的要求較高，一旦在溫度、空氣濕度等方面出現問題，就很可能導致檔案資料的損壞，同時紙質檔案的查閱、借閱比較麻煩，在數量較多的情況下，同樣存在著損壞、遺失的風險。而隨著電子信息技術的日漸成熟，電子檔案不僅可以存儲在計算機或數據庫之中，避免檔案資料出現損壞，同時還能夠通過備份、加密等技術手段來展開電子檔案的安全管理，以免出現檔案信息丟失等問題，這些對于檔案信息安全都是非常重要的。

二、基于電子技術的檔案信息化建設與管理策略

1、制定電子檔案管理制度

檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，雖然在各方面均已制定了明確的管理制度，但隨著檔案信息化的不斷深入，電子技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，檔案管理的工作內容已經發生了巨大改變，傳統檔案管理制度也已經難以適應當前的檔案管理工作實際，因此，對于檔案管理制度進行創新，制定適用于電子檔案的檔案管理制度是非常必要的。例如在傳統檔案管理工作中，檔案資料保管制度需要從檔案室的管理入手，對室內采取防高溫、防水、防潮等相關措施，而在應用電子技術后，紙質檔案逐漸被電子檔案取代，檔案室管理的相關制度措施自然也需要從檔案管理制度中刪除，并添加計算機管理、檔案管理系統操作規范等相關內容。[3]

2、加大電子技術研發投入

電子技術為檔案信息化建設與管理提供了重要支持，但由于當前電子技術仍存在很多不成熟之處，因此檔案管理對于電子技術的應用也同樣存在著很多弊端，例如在檔案信息的安全上，雖然電子檔案在存儲期間能夠得到有效的保護，然而由于檔案信息的傳遞必須要依靠網絡，因此在檔案信息傳輸過程中，仍然存在著信息泄露的風險，尤其是對于一些保密性較強的檔案資料來說，一旦被他人所獲取，其后果往往比較嚴重。因此在檔案信息化的建設與管理中，必須要對電子技術的相關科研工作給予足夠的重視，加大科研資金的投入，推動檔案信息安全防護等方面的電子技術能夠不斷進步，這樣才能夠為檔案信息化提供更為有利的技術支持。

3、推動檔案資料信息共享

前文中提到，檔案管理工作的核心目的并非對檔案信息的存儲、整理，而是要為檔案信息的充分利用提供支持，在傳統檔案管理模式下，由于紙質檔案占用空間較大，無法復制多份，因此很難實現大范圍的檔案信息共享，極大的限制了檔案信息利用效率。而在電子檔案出現后，則使得檔案信息高效利用的實現成為了現實，只要用戶擁有訪問檔案信息系統的權限，就能夠隨時隨地的查詢檔案資料，獲取其中的檔案信息。為此，檔案信息化建設與管理必須要充分利用電子檔案的這一特點，在不影響部分檔案保密性的前提下，建立更多開放的檔案信息平臺，向社會共享各種檔案信息資料，從而使檔案信息得到更加廣泛的應用。

4、重視網絡資源開發利用

電子技術的應用雖然擴大了檔案信息搜集范圍，使更多的網絡資源成為了電子檔案，但由于當前電子檔案的管理尚未得到規范，因此各行業領域通常都不具備統一、權威的檔案信息平臺，各類電子檔案資源也都分別存儲于不同平臺內，這就給用戶對檔案資源的查找與利用造成了很大的麻煩。因此，檔案信息化的建設與管理仍需要重視對網絡資源的開發利用，利用先進的電子信息技術對網絡上的各種檔案資源進行整合，并進行集成化的電子檔案管理，為電子檔案的信息利用提供方便。

總之，在檔案信息化已成定局的情況下，電子技術在檔案管理工作中的應用不僅是檔案事業發展的必然需求，同時也是檔案信息化建設與管理的關鍵所在，具有著非常重要的作用，但要想將這一作用充分發揮出來，則還需要在電子檔案管理制度、電子技術研發等方面采取合適的策略。

【參考文獻】

[1] 張崴，鄢敏.檔案信息化發展的必要性和途徑[J].辦公室業務，2018.23.48.

[2] 邢賀艷.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J].智庫時代，2018.48.22-23.

[3] 洪斌.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑河學刊，2018.06.177-178.

【作者簡介】

陳俊文（1980.9—）男，廣西合浦人，研究方向：檔案管理.