管理學(xué)原理在基層辦公室工作中的應(yīng)用

陳樹(shù)新

【摘 要】近年來(lái)，隨著管理學(xué)的蓬勃發(fā)展，衍生為金融管理、行政管理、旅游管理、檔案管理、圖書(shū)館管理等多個(gè)分支，許多管理學(xué)畢業(yè)生選擇就業(yè)崗位時(shí)不局限于圖書(shū)館、檔案館、出版發(fā)行社、行政單位、金融機(jī)構(gòu)、文化類(lèi)企業(yè)，選擇種類(lèi)趨向于多樣化、全面化，選擇出現(xiàn)改變的重要原因是管理學(xué)原理能夠應(yīng)用到各行各業(yè)。建筑類(lèi)企業(yè)基層項(xiàng)目辦公室是其他業(yè)務(wù)部門(mén)工作的“黏結(jié)劑”，是職工日常生活的“調(diào)節(jié)劑”，是提升項(xiàng)目整體業(yè)務(wù)工作的“催化劑”，充分利用管理學(xué)原理有利于讓辦公室日常業(yè)務(wù)工作更加完善。

【關(guān)鍵詞】管理學(xué);建筑企業(yè);基層辦公室

【中圖分類(lèi)號(hào)】F270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）12-0287-02

0 引言

本文利用SWOT分析作為課題研究手段。SWOT分析代表分析企業(yè)優(yōu)勢(shì)（strength）、劣勢(shì)（weakness）、機(jī)會(huì)（opportunity）和威脅（threats），其分析結(jié)果如下。①S：綜合辦公室是聯(lián)系和溝通其他部門(mén)不可或缺的部門(mén)。②W：綜合辦公室業(yè)務(wù)復(fù)雜，對(duì)管理者的要求較高。③O：對(duì)辦公室職工來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)充分展現(xiàn)自己管理、宣傳、寫(xiě)作等綜合能力的平臺(tái)。④T：辦公室服務(wù)是一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)，容易因工作疏忽引起他人不滿(mǎn)。通過(guò)SWOT分析獲得結(jié)論，利用管理學(xué)理念看待現(xiàn)代工程建筑類(lèi)企業(yè)中辦公室崗位發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，從而解決辦公室工作存在的漏洞和不足。

1 圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理理念在辦公室工作中的應(yīng)用

無(wú)論是公共圖書(shū)館還是大學(xué)圖書(shū)館都是公益性圖書(shū)館，但是管理理念與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目的并不沖突，相反，企業(yè)應(yīng)該吸收和借鑒圖書(shū)館管理的先進(jìn)理念，譬如建立健全管理制度、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展理念、塑造核心價(jià)值觀、提升文化軟實(shí)力、形成良好的用戶(hù)關(guān)系、提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力等，這些都是圖書(shū)館管理與企業(yè)管理互通之處。

圖書(shū)館日常業(yè)務(wù)管理包括制定圖書(shū)館發(fā)展規(guī)劃及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，建立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作制度及崗位規(guī)范，做好采集、分編、流通、保管等環(huán)節(jié)的工作。

1.1 采集中成本控制的應(yīng)用

建筑工程類(lèi)企業(yè)辦公室最薄弱的環(huán)節(jié)就是成本控制。辦公室人員與物資設(shè)備部不同，物資設(shè)備部關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目生產(chǎn)的物資和設(shè)備需求，其特點(diǎn)是設(shè)備大型化、資金龐大化。辦公室的著眼點(diǎn)則是辦公管理人員日常和辦公所需的成本，呈現(xiàn)復(fù)雜化、細(xì)小化特點(diǎn)。辦公室管理人員應(yīng)加強(qiáng)成本意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到成本控制的重要性，并對(duì)這些細(xì)微的成本加強(qiáng)管理便可為企業(yè)節(jié)約大量成本。就企業(yè)而言，理想的成本控制就是對(duì)“細(xì)節(jié)”進(jìn)行控制。譬如，圖書(shū)館在采集圖書(shū)時(shí)會(huì)進(jìn)行價(jià)格比對(duì)，辦公室也可在購(gòu)買(mǎi)辦公用品時(shí)走訪(fǎng)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)，了解當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)價(jià)格和市場(chǎng)信息，也需要在網(wǎng)上查看參考價(jià)格，最后做出正確的選擇。這樣能提升自身議價(jià)能力，也可獲得更多的折扣。此外，圖書(shū)館的成本控制還通過(guò)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)流程來(lái)控制。辦公室傳統(tǒng)的成本預(yù)算比較籠統(tǒng)，其實(shí)工作中每個(gè)方面所需的成本不一樣。譬如，項(xiàng)目食堂和辦公過(guò)程中的消耗品，每一項(xiàng)都有不同的需求和特點(diǎn)，需要通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的咨詢(xún)和記錄獲得合理的購(gòu)買(mǎi)方案。簡(jiǎn)言之，消耗量大的需要準(zhǔn)備充足，消耗量低的不能盲目購(gòu)進(jìn)。通過(guò)進(jìn)行科學(xué)的成本控制和預(yù)算，有利于提高辦公室的工作效率，節(jié)約成本。

1.2 編目與保管方法的應(yīng)用

圖書(shū)編目就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行分類(lèi)、編制目錄，建立館藏目錄體系。辦公室在處理文件收發(fā)業(yè)務(wù)時(shí)可按照此方法進(jìn)行編目保存，具體分類(lèi)可以按照文件來(lái)源與項(xiàng)目簽發(fā)文件、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，從而做好檔案排架過(guò)程。同時(shí)需要對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行信息化處理，利用計(jì)算機(jī)保存各類(lèi)文件，對(duì)相似性高的文件需特別區(qū)分。將信息存儲(chǔ)在硬盤(pán)上存在毀壞的風(fēng)險(xiǎn)，為使文件信息更好地被保存，網(wǎng)盤(pán)成為新的趨勢(shì)。因其具有存儲(chǔ)量大、檢索便捷及存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)，所以可以把網(wǎng)盤(pán)保存文件應(yīng)用到文件保存工作中。必要時(shí)還可參考圖書(shū)館信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)屬于辦公室辦公的管理系統(tǒng)，與其他項(xiàng)目辦公室形成資源共建共享。

2 行政管理明確核心業(yè)務(wù)理念在辦公室工作中的應(yīng)用

行政單位日常管理中高度重視自身的業(yè)務(wù)水平，如黨務(wù)建設(shè)和文件處理。對(duì)文件重要知識(shí)信息的組織和應(yīng)用都是行政單位的核心技術(shù)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)核心業(yè)務(wù)的管理，可以規(guī)避業(yè)務(wù)出現(xiàn)差錯(cuò)，提升工作效率。辦公室同樣需要明確自身核心業(yè)務(wù)，提升競(jìng)爭(zhēng)力，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，提升黨務(wù)行政工作的處理能力。公司各級(jí)及外來(lái)文件收發(fā)時(shí)，需要準(zhǔn)確和迅速地傳達(dá)，對(duì)文件精神加以提取、學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟，并對(duì)其中重要內(nèi)容做出相應(yīng)的標(biāo)注，對(duì)涉及的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)應(yīng)及時(shí)傳達(dá)。而且應(yīng)組織大家積極學(xué)習(xí)黨中央近年來(lái)的發(fā)展理論成果和公司各項(xiàng)重大會(huì)議決定，有利于提升公司員工的思想覺(jué)悟和意識(shí)。

第二，做好后勤保障與接待工作。建筑企業(yè)由于自身的企業(yè)性質(zhì)，項(xiàng)目經(jīng)理部面臨各級(jí)政府、公司內(nèi)部等較為頻繁的檢查，其中主要包括質(zhì)量、安全、環(huán)境保護(hù)、稅務(wù)、紀(jì)委監(jiān)察等方面，具有頻率高、范圍廣、細(xì)節(jié)多等特點(diǎn)。面對(duì)各項(xiàng)檢查，接待工作必然成為辦公室的核心業(yè)務(wù)，重視接待工作，提供完善的后勤保障，有助于提升項(xiàng)目形象。

第三，做好項(xiàng)目宣傳報(bào)道。宣傳企業(yè)文化是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，加強(qiáng)項(xiàng)目宣傳可以使項(xiàng)目部成員緊跟項(xiàng)目發(fā)展步伐，加深對(duì)項(xiàng)目文化的認(rèn)知，時(shí)刻踐行項(xiàng)目理念，讓宣傳報(bào)道成為項(xiàng)目發(fā)展的“風(fēng)向標(biāo)”。精選項(xiàng)目新聞報(bào)道，從點(diǎn)到面，立體化地展現(xiàn)項(xiàng)目發(fā)展的新面貌、新風(fēng)氣。做好宣傳報(bào)道還需要我們時(shí)刻熟練各種宣傳手段，特別是新媒體的使用，譬如學(xué)習(xí)航拍展示、微博、貼吧、微信公眾號(hào)的推廣、VR（虛擬現(xiàn)實(shí)）等技術(shù)的應(yīng)用。學(xué)習(xí)和借鑒同類(lèi)行業(yè)的期刊、論文、報(bào)紙、電子文獻(xiàn)等宣傳報(bào)道，取長(zhǎng)補(bǔ)短，精益求精，不斷進(jìn)步。好的宣傳報(bào)道離不開(kāi)項(xiàng)目本身的業(yè)績(jī)，從項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)獲取大量素材，扎根于項(xiàng)目，進(jìn)行創(chuàng)新和潤(rùn)色，一定可以展現(xiàn)項(xiàng)目最佳的風(fēng)貌。

3 旅游管理服務(wù)理念在辦公室工作中的應(yīng)用

旅游公司或者旅行社往往在游客旅行途中推送附加性服務(wù)，一方面滿(mǎn)足顧客的服務(wù)需求，另一方面有利于公司獲取更多經(jīng)濟(jì)利益。建筑類(lèi)企業(yè)和旅行社一樣，都是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的參與者，引入旅游管理服務(wù)理念有利于辦公室服務(wù)職能的精確轉(zhuǎn)型。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，辦公室的角色和定位也發(fā)生了相應(yīng)變化。辦公室的各項(xiàng)服務(wù)不僅要求滿(mǎn)足項(xiàng)目建設(shè)的基本要求，還需要提供更多個(gè)性化的服務(wù)。

3.1 服務(wù)于不同人群

在項(xiàng)目建設(shè)的要求下，辦公室應(yīng)該根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象提供不同的服務(wù)方式。辦公室的服務(wù)對(duì)象主要以企業(yè)職工和外來(lái)檢查人員為主，對(duì)這些服務(wù)對(duì)象進(jìn)行分類(lèi)有利于滿(mǎn)足不同人群的要求。針對(duì)不同人群提供不同的服務(wù)類(lèi)型，有利于提升辦公室服務(wù)水平和項(xiàng)目部外在形象。例如，辦公室在提供服務(wù)時(shí)對(duì)項(xiàng)目職工主要以滿(mǎn)足日常工作和生活的需求為主，對(duì)外來(lái)檢查人員提供介紹和幫助為主。

3.2 拓展服務(wù)內(nèi)容

第一，加強(qiáng)信息推送有利于項(xiàng)目建設(shè)的宣傳。項(xiàng)目部的展廳可以展示企業(yè)的價(jià)值理念和未來(lái)目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目的特色工程進(jìn)行宣傳，職工可以進(jìn)一步獲得集體的歸屬感和榮譽(yù)感。

第二，繼續(xù)提供閱覽室服務(wù)。據(jù)調(diào)查，閱覽室因?yàn)槠鋼碛歇?dú)立的空間，受到職工青睞。此外，可以在閱覽室開(kāi)展小型講座，職工可以相互交流和學(xué)習(xí)。

第三，拓展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。辦公室應(yīng)該根據(jù)職工需求進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如辦公軟件的使用培訓(xùn)、寫(xiě)作和攝影技巧培訓(xùn)、辦公系統(tǒng)操作培訓(xùn)等。

3.3 加強(qiáng)服務(wù)態(tài)度

現(xiàn)代企業(yè)將客戶(hù)的需求、經(jīng)驗(yàn)與欲望視為重要財(cái)富，通過(guò)滿(mǎn)足客戶(hù)來(lái)贏得客戶(hù)，辦公室管理可以借鑒企業(yè)的用戶(hù)關(guān)系管理理念，建立“服務(wù)至上”的工作觀。首先，培養(yǎng)職工的用戶(hù)意識(shí)，即辦公室職工培訓(xùn)應(yīng)著重于職工的溝通技巧，要求職工做到不刁難同事、不怠慢同事，全心全意地解決同事工作中遇到的困難，做有益于同事的事情。對(duì)此，辦公室需要積極收集外來(lái)檢查人員的數(shù)據(jù)、分類(lèi)研究、掌握需求特點(diǎn)，以不同的方式了解他們的滿(mǎn)意度，從他們的評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并迅速給出解決方案，及時(shí)回饋，讓其感受到被重視、被尊重。

辦公室職員提升個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備也能為同事提供更好的服務(wù)，深入掌握管理學(xué)、信息管理學(xué)、心理學(xué)和社會(huì)學(xué)等學(xué)科原理，有利于進(jìn)行一系列的管理性活動(dòng)，實(shí)施計(jì)劃、組織、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)、控制等協(xié)調(diào)他人的活動(dòng)。辦公室職員有能力參與辦公室建設(shè)研究，是企業(yè)建設(shè)中的人力資源。職員通過(guò)協(xié)助項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)做好黨政業(yè)務(wù)，溝通各方面信息，做好員工管理工作，在參與建設(shè)中提升知識(shí)素養(yǎng)，體現(xiàn)個(gè)人的人生價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

管理是一門(mén)科學(xué)，也是一門(mén)藝術(shù)。在宏觀層面，當(dāng)前建筑企業(yè)正處于全面深化改革的階段，需要技術(shù)創(chuàng)新與管理改革的“雙輪驅(qū)動(dòng)”，這就涉及建筑企業(yè)管理的創(chuàng)新發(fā)展問(wèn)題。在中觀層面，建筑企業(yè)自身發(fā)展需要管理學(xué)理論的支撐，建筑企業(yè)的改革發(fā)展亟待管理理論開(kāi)拓和方法探索。在微觀層面，基層項(xiàng)目是建筑企業(yè)獲取效益的主要責(zé)任者，項(xiàng)目管理者需要借助科學(xué)的管理方式。重視管理體系建設(shè)，充分利用管理學(xué)原理提升基層辦公室業(yè)務(wù)工作，整合各類(lèi)資源，推進(jìn)基層項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]張金山.現(xiàn)代行政管理學(xué)的重要課題——試論辦公室管理學(xué)科的研究對(duì)象[J].杭州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），1989（3）：45-51.

[2]韓衛(wèi)平.從管理學(xué)角度看高校系辦公室人員的素質(zhì)[J].牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2000（2）：106-

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[3]谷九江.從企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理學(xué)定律看辦公室人才建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2005（1）：41-42.