“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問題及對(duì)策研究

于晶

【摘 要】 本文分析了高校財(cái)務(wù)報(bào)賬難的根源，有針對(duì)性地提出了高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的優(yōu)化對(duì)策：即加大宣傳培訓(xùn)力度，促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”報(bào)銷模式效益最大化;聘用財(cái)務(wù)助理，配置財(cái)務(wù)初審員，讓“專業(yè)的人做專業(yè)的事”;構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)溝通和智能模塊;推行網(wǎng)上簽批功能等。以提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率及師生報(bào)賬滿意度，更好地服務(wù)高校。

【關(guān)鍵詞】 互聯(lián)網(wǎng)+;高校;財(cái)務(wù)報(bào)銷

高校作為一個(gè)人員密集、部門眾多、活動(dòng)頻繁的組織，其業(yè)務(wù)的繁雜性、重復(fù)性使高校財(cái)務(wù)部門面臨的工作壓力與日俱增。財(cái)務(wù)報(bào)銷工作是高校財(cái)務(wù)管理工作中最基礎(chǔ)的工作，其業(yè)務(wù)種類復(fù)雜、手續(xù)繁瑣、涉及面廣、政策性強(qiáng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式全面提升了財(cái)務(wù)工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，全面監(jiān)管了財(cái)務(wù)工作情況，使高校財(cái)務(wù)管理工作水平得到了提升。但高校在推廣網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的過程中，報(bào)賬難的問題仍存在，這就需要高校財(cái)務(wù)工作者在實(shí)踐中不斷地創(chuàng)新，充分發(fā)揮網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，逐步解決高校報(bào)賬難的問題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬難的根源

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)線下報(bào)銷模式的約束，優(yōu)化了報(bào)賬環(huán)節(jié)和核算環(huán)節(jié)，為財(cái)務(wù)工作者構(gòu)建一個(gè)全新的環(huán)境，但這一全新的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式在應(yīng)用中也存在一些問題，主要分為以下幾點(diǎn)：

1、財(cái)務(wù)的專業(yè)性較強(qiáng)，報(bào)賬人員較難全面掌握

高校為了順利開展財(cái)務(wù)工作，會(huì)結(jié)合自身實(shí)際情況制定相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及規(guī)范。報(bào)賬人員可通過熟悉財(cái)務(wù)報(bào)賬制度及規(guī)范解決常見的報(bào)銷問題。但對(duì)于報(bào)賬人員而言，存在以下幾個(gè)問題：

（1）財(cái)務(wù)的專業(yè)性較強(qiáng)，報(bào)賬人員大多是高校師生，其承擔(dān)的科研、教學(xué)及學(xué)習(xí)任務(wù)較重，基本沒有時(shí)間主動(dòng)從財(cái)務(wù)網(wǎng)站、報(bào)賬大廳學(xué)習(xí)或者更新各類財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)范及制度，多數(shù)情況則是通過不斷的返單、退單來熟悉報(bào)賬流程和細(xì)則;

（2）高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作手續(xù)繁雜，高校師生平日忙于教學(xué)科研工作，在發(fā)票要過期或報(bào)銷經(jīng)費(fèi)要被收回時(shí)才產(chǎn)生緊迫感，將積攢已久的發(fā)票集中報(bào)銷。加之報(bào)賬師生對(duì)報(bào)銷政策、細(xì)則了解不全面，在短時(shí)間內(nèi)填寫大量的報(bào)銷單非常容易出錯(cuò)，報(bào)銷單的合格率勢(shì)必隨之下降;

（3）開學(xué)初、學(xué)期末及年末財(cái)務(wù)部門工作量較大，大量的報(bào)銷行為帶來的報(bào)銷單也會(huì)給財(cái)務(wù)工作者帶來巨大的工作壓力，一定程度上也會(huì)影響到財(cái)務(wù)報(bào)銷的服務(wù)質(zhì)量和效率。筆者單位每年的報(bào)賬高峰期主要集中在3月、6月、9月、12月，年末結(jié)賬前最為突出。

2、報(bào)賬人員與財(cái)務(wù)工作者之間信息溝通不暢

近年來，隨著高校的快速發(fā)展和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，國家相關(guān)部門陸續(xù)出臺(tái)的新法規(guī)、新制度，財(cái)務(wù)部門原有的報(bào)賬制度和規(guī)范已不能滿足高校發(fā)展需要， 或多或少都有更新或重新修訂的情況。對(duì)此，依靠財(cái)務(wù)工作者的口頭宣傳和解釋已經(jīng)無法滿足報(bào)賬人員在報(bào)賬過程中對(duì)相關(guān)信息的了解需求。經(jīng)辦人、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門之間缺乏及時(shí)、高效的信息溝通渠道，致使報(bào)賬人員掌握的報(bào)銷信息不足。

在應(yīng)用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)和自助投單機(jī)后，報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)工作者不再直接溝通。財(cái)務(wù)工作者在審查報(bào)銷單據(jù)的過程中，當(dāng)報(bào)銷單手續(xù)不全或需更換原始憑證時(shí)，財(cái)務(wù)工作者無法當(dāng)面同報(bào)銷經(jīng)辦人進(jìn)行溝通，需電話或短信聯(lián)系經(jīng)辦人等待其來報(bào)銷大廳處理，會(huì)導(dǎo)致報(bào)賬周期的增加。特別在報(bào)銷工作量較大的時(shí)期，財(cái)務(wù)審核報(bào)銷崗需要花費(fèi)大量的時(shí)間與報(bào)賬人員進(jìn)行溝通，由此帶來的高居不下的返單率使得服務(wù)滿意度和效率降低。

3、報(bào)銷業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，信息化水平較低

現(xiàn)階段，西安理工大學(xué)的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)包含了日常報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷以及借款三個(gè)模塊，這三項(xiàng)暫不支持網(wǎng)上簽批功能。報(bào)賬人員在填寫網(wǎng)上報(bào)銷預(yù)約單、準(zhǔn)備相關(guān)票據(jù)及支撐材料后，還需要尋找經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、主管部門領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審查和簽字，而簽批環(huán)節(jié)往往會(huì)消耗報(bào)賬人員大量的時(shí)間。

另一方面，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人在系統(tǒng)自行判定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型錄入，精確度不高，且目前系統(tǒng)針對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制、經(jīng)費(fèi)使用范圍、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型判定、電子發(fā)票驗(yàn)證、公務(wù)卡卡號(hào)維護(hù)以及報(bào)銷業(yè)務(wù)所需附的支撐材料等眾多事項(xiàng)并沒有設(shè)置相關(guān)的提醒或控制，導(dǎo)致報(bào)賬人員錄入的單據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)問題，主要包括：

（1）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類與實(shí)際業(yè)務(wù)分類不符;

（2）多筆業(yè)務(wù)混合錄入，不能做到一事一報(bào);

（3）同一業(yè)務(wù)使用多個(gè)經(jīng)費(fèi)支出，未系統(tǒng)合并提交預(yù)約;

（4）系統(tǒng)未控制經(jīng)費(fèi)本預(yù)算超支，多筆業(yè)務(wù)由于預(yù)算超支需要更換或補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)本;

（5）電子發(fā)票未系統(tǒng)驗(yàn)證;

（6）差旅費(fèi)補(bǔ)助金額錄入不準(zhǔn)確等。

4、報(bào)賬經(jīng)辦人員不固定，信息不對(duì)稱

當(dāng)前，大多高校并沒有規(guī)定財(cái)務(wù)報(bào)銷必須由固定的人員經(jīng)辦，每位師生員工都可能成為財(cái)務(wù)報(bào)賬的經(jīng)辦人員，人員數(shù)量多、流動(dòng)性大，這就導(dǎo)致了財(cái)務(wù)報(bào)賬的經(jīng)辦人員對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)及報(bào)賬細(xì)則的了解不夠系統(tǒng)全面，這也給財(cái)務(wù)工作人員對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的宣傳、解釋及指導(dǎo)帶來較大的困難。

基于以上4點(diǎn)原因，由于財(cái)務(wù)工作本身的復(fù)雜性，以及目前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中普遍存在的經(jīng)辦人不固定以及溝通方式落后導(dǎo)致的信息不對(duì)稱，再加上信息化水平過低無法適應(yīng)目前報(bào)賬體系的現(xiàn)狀，導(dǎo)致了高校“報(bào)賬難”問題難以解決。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的優(yōu)化對(duì)策

針對(duì)以上問題分析，結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策用以應(yīng)對(duì)高校“報(bào)賬難”問題：

1、加大宣傳培訓(xùn)力度，促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”報(bào)銷模式效益最大化

高校應(yīng)針對(duì)經(jīng)費(fèi)使用人員和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)操作人員，做好相關(guān)規(guī)章制度、操作流程特別是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式新報(bào)銷方式的宣傳和培訓(xùn)工作。對(duì)此可以采用多種宣傳和培訓(xùn)的方式，除了現(xiàn)有的日常報(bào)銷小常識(shí)、財(cái)務(wù)制度匯編、報(bào)賬通則等文字版指南之外，還可以采用圖片的形式，如介紹日常報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)附一張日常報(bào)銷單的圖片，并在需要備注或提醒的位置進(jìn)行文字說明或標(biāo)注，也可以通過把常見的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程做成視頻資料進(jìn)行宣傳，通過觀看視頻資料可以使報(bào)銷業(yè)務(wù)更加直觀明了，使報(bào)賬人員對(duì)相關(guān)制度流程了解得更加清楚，提升報(bào)賬人員提交單據(jù)的完整性與正確性，從而降低返單率，提高報(bào)賬效率。

2、聘用財(cái)務(wù)助理，配置財(cái)務(wù)初審員，讓“專業(yè)的人做專業(yè)的事”

高校可設(shè)立專項(xiàng)基金，為各部門、各學(xué)院及課題組配備專職財(cái)務(wù)助理，財(cái)務(wù)工作者定期對(duì)其進(jìn)行財(cái)務(wù)知識(shí)及報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括整理原始單據(jù)、單據(jù)審批權(quán)限、財(cái)務(wù)報(bào)銷具體流程以及經(jīng)費(fèi)使用范圍等，使其在短時(shí)間內(nèi)全面了解相關(guān)的政策法規(guī)，熟悉報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，從而提高財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率。同時(shí)，專職財(cái)務(wù)助理可以在預(yù)算編制、結(jié)題審計(jì)、經(jīng)費(fèi)查詢及支出管理等方面對(duì)報(bào)賬人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而減輕報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)。

此外，可通過配置財(cái)務(wù)初審員搭建起財(cái)務(wù)人員和報(bào)賬人員溝通的橋梁。結(jié)合筆者單位實(shí)際，建議可以在自助投單機(jī)及報(bào)賬大廳配置財(cái)務(wù)初審員。類似于銀行大堂經(jīng)理，財(cái)務(wù)初審員主要職責(zé)是收集報(bào)銷單據(jù)并進(jìn)行初審，對(duì)于明顯有問題的單據(jù)應(yīng)當(dāng)面退還給報(bào)賬人員，并指導(dǎo)其如何辦理此類報(bào)銷業(yè)務(wù)。通過財(cái)務(wù)初審員初審過的單據(jù)，后面審核時(shí)通過率會(huì)大幅提高，直接降低了返單率和退單率，提高了報(bào)銷效率。財(cái)務(wù)初審崗在職責(zé)履行中，可以解答報(bào)賬人員在報(bào)銷中遇到的疑問，協(xié)助政策答疑、文件解讀，協(xié)調(diào)解決財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員之間的意見分歧。

3、構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)溝通和智能模塊

結(jié)合現(xiàn)階段我國高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)信息溝通中涌現(xiàn)出的問題，可以在系統(tǒng)運(yùn)行中構(gòu)建信息溝通模塊。該模塊可采用類似于網(wǎng)頁版QQ、微信等公眾熟知的模式，報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)工作者可以通過此模塊溝通交流。同時(shí)設(shè)置離線消息提醒功能，用戶在上線之后消息可以及時(shí)查收。這種多樣化的系統(tǒng)溝通平臺(tái)，有助于提升溝通的效率。

同時(shí)，可以在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中增設(shè)提醒和控制智能模塊。報(bào)賬人員在系統(tǒng)錄入相關(guān)信息時(shí)，當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算超支、經(jīng)費(fèi)使用范圍不正確、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型判定錯(cuò)誤、電子發(fā)票未系統(tǒng)驗(yàn)證、未進(jìn)行公務(wù)卡卡號(hào)維護(hù)以及不清楚報(bào)銷業(yè)務(wù)所需附的支撐材料時(shí)，系統(tǒng)可通過設(shè)置相對(duì)應(yīng)的提醒信息或控制措施，從而提升錄入信息的規(guī)范及準(zhǔn)確性。

4、推行網(wǎng)上簽批功能

通過增設(shè)網(wǎng)上簽批功能，報(bào)賬人員在預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，上傳原始票據(jù)和支撐材料的掃描件后，審批人員通過手機(jī)或電腦客戶端登錄系統(tǒng)可查詢到需審批的詳細(xì)信息，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上簽批，此功能的推行將簡(jiǎn)化報(bào)賬人員的報(bào)賬流程，同時(shí)便于審批人對(duì)相關(guān)報(bào)賬單據(jù)的審核。系統(tǒng)中的原始發(fā)票和支撐材料掃描件、預(yù)約單據(jù)等信息可以存儲(chǔ)到系統(tǒng)后臺(tái)的信息系統(tǒng)作為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，方便文檔查閱，這樣在為報(bào)賬人員提供便捷的同時(shí)，也有利于財(cái)務(wù)工作者工作效率的提升。

基于上述說明，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，高校財(cái)務(wù)以信息化、電子化、自動(dòng)化為手段，依托便捷的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大財(cái)務(wù)政策的宣傳培訓(xùn)力度，設(shè)置財(cái)務(wù)助理、財(cái)務(wù)初審員崗位及培訓(xùn)機(jī)制，構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)溝通和智能模塊，推行網(wǎng)上簽批功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸管理“無紙化”、財(cái)務(wù)處理“智能化”、 管理過程“透明化”的目標(biāo)，努力實(shí)現(xiàn)讓師生員工“少跑一回路，少等一分鐘”，進(jìn)一步推動(dòng)高校財(cái)務(wù)精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，逐步解決高校“報(bào)賬難”的問題。

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