淺議網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理

張慧林

【摘 要】 文章闡述了網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理基本含義與意義。分析了網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題，主要是忽視學(xué)籍檔案管理重要性、學(xué)籍檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一性。提出了提高電大學(xué)籍檔案管理水平的相關(guān)措施：要增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)，完善相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化，構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)教務(wù);電大學(xué)籍檔案;檔案管理制度

做好檔案管理工作是各個(gè)高校需要更好完成的一項(xiàng)任務(wù)，可以保證高校各項(xiàng)工作順利展開(kāi)。檔案管理工作具有一定復(fù)雜性，在檔案管理期間需要消耗大量人力物力財(cái)力。除此之外，檔案管理工作需要具有完善的管理制度、管理體系以及管理系統(tǒng)等對(duì)其進(jìn)行制約、監(jiān)督與管理。如果管理制度或者管理系統(tǒng)等出現(xiàn)問(wèn)題，那么檔案管理工作將無(wú)法充分發(fā)揮自身作用，檔案管理水平與管理效率將會(huì)受到制約。在如今教務(wù)環(huán)境中，電大學(xué)籍檔案管理工作仍然存在問(wèn)題，對(duì)電大更好發(fā)展造成影響。本文將針對(duì)網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理措施等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)探討。

一、網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理

1、基本含義

學(xué)籍檔案管理主要是指，學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理，并將檔案用于學(xué)校發(fā)展以及各項(xiàng)工作中的總稱(chēng)。學(xué)校檔案管理工作是國(guó)家檔案管理工作的重要組成部分，其中學(xué)籍檔案管理涉及到的內(nèi)容有很多，例如，學(xué)籍檔案信息收集、信息管理、信息分析以及信息利用等。

2、意義

在網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中，加強(qiáng)對(duì)電大學(xué)籍檔案管理具有重要意義。主要體現(xiàn)在以下方面：第一，電大教師可以通過(guò)學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)情況以及特點(diǎn)愛(ài)好等有及時(shí)了解，然后針對(duì)學(xué)生實(shí)際情況，采取具有針對(duì)性的教學(xué)措施與教學(xué)內(nèi)容。[1]第二，可以促使學(xué)校檔案管理工作人員，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)學(xué)籍檔案管理等知識(shí)以及實(shí)踐技能，從而不斷提升檔案管理工作人員素質(zhì)，保證學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作有序進(jìn)行。第三，加快電大學(xué)籍檔案改革進(jìn)程，使學(xué)籍檔案管理工作得到有效保障。

二、電大學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、忽視學(xué)籍檔案管理的重要性

電大學(xué)校成立四十余年，在其不斷發(fā)展過(guò)程中成效顯著。與此同時(shí)，電大管理制度以及教學(xué)模式等都在逐漸完善，但是對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)校以及學(xué)生發(fā)展的重要作用。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，電大學(xué)校普遍認(rèn)為，科技時(shí)代的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下學(xué)籍檔案管理并沒(méi)有任何作用。還有許多學(xué)籍檔案管理工作人員認(rèn)為，如今社會(huì)市場(chǎng)只看重學(xué)生文憑與能力。[2]第二，檔案管理工作人員認(rèn)為學(xué)籍檔案管理工作較為容易。認(rèn)為電大學(xué)生學(xué)籍檔案只是幾個(gè)表格或者簽字，無(wú)論做的好與壞對(duì)學(xué)生發(fā)展沒(méi)有影響，如果學(xué)生未來(lái)工作需要，可以再做補(bǔ)充。第三，許多工作人員認(rèn)為電大學(xué)生學(xué)籍檔案中的內(nèi)容，只是學(xué)生的基本信息與學(xué)習(xí)情況。所以，針對(duì)學(xué)籍檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性與專(zhuān)業(yè)化管理。第四，存在重視學(xué)校人事檔案與教師檔案，忽視學(xué)籍檔案與學(xué)生檔案的重要作用。

2、學(xué)籍檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一性

從目前各個(gè)電大學(xué)籍檔案管理中不難看出，許多學(xué)籍檔案收集內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致各個(gè)電大學(xué)習(xí)中學(xué)籍檔案記載的內(nèi)容存在許多不同。歸檔材料沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可循，記錄內(nèi)容較少，并且質(zhì)量較低。需要做好的歸檔材料并沒(méi)有收集到詳細(xì)的信息與內(nèi)容，與此同時(shí)，在學(xué)籍檔案信息內(nèi)容的記錄上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。出現(xiàn)“四多四少”問(wèn)題，政審和社會(huì)關(guān)系材料多、記錄成績(jī)較多、學(xué)生優(yōu)點(diǎn)與特長(zhǎng)記錄較多、原有不完整檔案較多。學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程中技術(shù)能力以及創(chuàng)新能力提升記錄較少、學(xué)生與實(shí)踐考核記錄較少、缺點(diǎn)與不足記錄較少、規(guī)范性檔案較少。

三、提高電大學(xué)籍檔案管理水平的措施

1、增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)

只有相關(guān)檔案管理工作人員在思想上意識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作重要性，才會(huì)保證電大學(xué)習(xí)檔案管理工作順利展開(kāi)，保證學(xué)籍檔案管理工作充分發(fā)揮自身最大作用，為學(xué)校以及學(xué)生發(fā)展帶來(lái)便利。提高學(xué)籍檔案管理意識(shí)，具體可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：第一，強(qiáng)化電大學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，將學(xué)籍檔案管理工作放在電大學(xué)習(xí)管理工作的重要位置。在學(xué)籍檔案管理工作中，采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則與分級(jí)管理原則。第二，要保證電大學(xué)籍檔案管理工作人員具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。電大學(xué)校需要做好相關(guān)培訓(xùn)工作，不僅要培訓(xùn)工作人員的管理理論知識(shí)，更需要培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)。[3]因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是發(fā)展必然趨勢(shì)，只有具備一定計(jì)算機(jī)能力，才可以使學(xué)籍檔案管理工作得到保障。這樣電大學(xué)習(xí)檔案管理隊(duì)伍才會(huì)具備較高素質(zhì)，認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作重要作用，從而全身心投入到工作中。

2、完善相關(guān)制度

電大學(xué)校需要對(duì)現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行完善，在完善過(guò)程中需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)檔案法規(guī)以及有關(guān)精神等展開(kāi)。學(xué)籍檔案管理制度需要包含學(xué)籍檔案室管理制度、學(xué)籍檔案材料收集制度、學(xué)籍檔案材料歸檔制度以及相關(guān)工作人員崗位制度等。保證電大學(xué)校學(xué)籍檔案各項(xiàng)管理工作有制度可以遵守，逐漸實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、學(xué)籍注冊(cè)規(guī)范化等。與此同時(shí)，對(duì)相關(guān)學(xué)籍制度的完善，可以保證各項(xiàng)學(xué)籍檔案管理工作順利進(jìn)行。將職責(zé)以及權(quán)利等落在實(shí)處，各個(gè)工作人員明確自身權(quán)責(zé)，及時(shí)做好相關(guān)工作。通過(guò)制度的完善，學(xué)籍檔案信息收集以及整理等的準(zhǔn)確性與合理性得到保障。

3、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化

在網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中，需要逐漸實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，將紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共同管理與應(yīng)用。構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，計(jì)算機(jī)可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，使學(xué)生學(xué)籍檔案信息收集的準(zhǔn)確性與真實(shí)性得到保障。而且可以隨時(shí)隨地對(duì)學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容進(jìn)行變更與處理，保證學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。除此之外，需要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息內(nèi)容共享。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案與電子學(xué)籍檔案學(xué)籍具有各自?xún)?yōu)勢(shì)，所以，需要實(shí)現(xiàn)共同保存與管理。雖然紙質(zhì)檔案不便于保存與查找，但是具有一定的法律憑證與法律效益。電子學(xué)籍檔案雖然有利于查找、保存與檢索，但是容易造成學(xué)籍檔案信息內(nèi)容的丟失，法律憑證難以保障。在學(xué)籍檔案管理過(guò)程中可以利用各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)碼成像技術(shù)等，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容完整保存在學(xué)籍檔案系統(tǒng)中，為未來(lái)學(xué)籍檔案利用提供保障。

4、構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度

針對(duì)網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的電大學(xué)籍檔案管理，需要構(gòu)建相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度，使學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化與合理化得到保障。具體可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：第一，對(duì)學(xué)籍檔案管理追究條例進(jìn)行細(xì)化，明確各項(xiàng)工作各個(gè)工作人員需要肩負(fù)的責(zé)任。[4]一旦在學(xué)籍管理工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以及時(shí)查找到責(zé)任人，做好相關(guān)事務(wù)處理。第二，樹(shù)立學(xué)籍檔案管理工作典型，為其他工作人員樹(shù)立榜樣。針對(duì)在學(xué)籍管理工作中表現(xiàn)良好的工作人員需要給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)其自信心，激發(fā)責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步提升電大學(xué)籍檔案管理工作水平。通過(guò)樹(shù)立典型，激發(fā)出其他工作人員的好勝心，從而積極主動(dòng)投入到工作中。在自身崗位中充分發(fā)揮特長(zhǎng)與作用，保證各項(xiàng)管理工作順利展開(kāi)，同時(shí)使學(xué)籍檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與有效性等得到保障。

綜上所述，在社會(huì)快速發(fā)展背景下，電大學(xué)校作為培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才的重要基地，想要在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳步。需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，保證學(xué)籍檔案中記錄內(nèi)容較為完整，科學(xué)性與準(zhǔn)確性得到保障。只有做好學(xué)籍檔案管理工作，電大學(xué)校內(nèi)各項(xiàng)工作才可以順利展開(kāi)，為學(xué)生未來(lái)更好地發(fā)展提供動(dòng)力。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 劉新喻.電大高職學(xué)生學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之我見(jiàn)[J].西部素質(zhì)教育， 2016.2（16）91-92.

[2] 楊麗霞.有關(guān)電大開(kāi)放教育學(xué)籍檔案管理探討[J].軟件（電子版）. 2014（12）193.

[3] 徐文艷.淺談學(xué)分制下的電大學(xué)籍檔案管理[J].經(jīng)營(yíng)管理者， 2016（33）313.

[4] 張航.電大開(kāi)放教育學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新實(shí)踐研究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育， 2016（15）42.

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