探討如何發揮企業檔案管理在企業發展中的作用

張鳳宇

【摘要】基礎工作質量是檔案管理工作的重要組成部分，對檔案管理活動的正常開展有著至關重要的影響。隨著企業制度的不斷完善，檔案管理已成為企業管理的重要組成部分。隨著現代化進程的加快，舊的檔案管理方式已不能跟上時代的步伐，原有的檔案管理基礎工作也應隨著時代的發展而改變。要有效地改革檔案管理的基礎工作，運用現代管理技術，提高檔案管理的整體水平。

【關鍵詞】企業檔案管理 企業發展 作用 策略

一、前言

檔案是記錄人類社會活動和行為的主要載體，與人類社會的可持續發展密切相關。檔案基礎管理的根本目的是為人民提供更好的服務。因此，在實際的檔案管理中，必須加強檔案的基礎管理，既能有效提高檔案資源的利用率，使其充分發揮其重要作用和有效價值，又為后續工作的順利開展提供更有利的條件。然而，由于傳統檔案管理模式的影響，現代檔案管理中的許多問題尚未得到根本解決。檔案管理工作主要由專門的檔案管理部門負責，主要以紙質文件或檔案形式進行。雖然這種管理模式是檔案管理最常用的方法，但因其工作流程原因容易出現管理失誤，且其存儲壽命相對較短，造成資源的大量浪費。同時，隨著時代的快速發展，檔案信息量越來越大。如果繼續沿用舊的檔案管理模式，將大大增加檔案信息查詢的難度，嚴重影響檔案管理服務質量。

二、企業檔案管理中出現的問題

（一）檔案人員管理意識比較薄弱，沒有足夠的業務能力

檔案在人們的社會生活和國民經濟建設中發揮著重要作用。通過對檔案的有效利用，可以促進社會各界的有效發展，為社會帶來巨大的利益。但在檔案的基礎管理中，許多管理者并沒有意識到檔案的價值。他們只是收集和儲存檔案。他們對檔案管理重視不夠，不能真正發揮檔案自身的價值，限制企業事業單位的有效發展。

（二）檔案查詢效率比較低下，保密性和分類性不合理

檔案管理的執行人員缺乏，造成檔案管理過程中存在漏洞。例如，由于我國目前還沒有頒布檔案編號的特殊規定，大部分檔案部門仍然采用傳統的編號方法對檔案進行編號，導致檔案編號缺乏規范性，這也是檔案管理水平低下、檔案流失的根本原因。

三、企業檔案管理在企業發展中的作用

（一）有利于增強企業管理能力，提升企業自身的競爭力

企業的發展離不開企業的品牌和信譽以及良好的銷售渠道。企業和其他合作企業建立的客戶檔案在創新、銷售、后續服務和市場拓展中起著不可或缺的作用。品牌建設沒有對企業檔案管理權益的保護。品牌可能被他人或其他問題盜用。它不僅可以維護品牌的權益，還可以保護企業的知識產權、專利權、著作權、商業秘密權等無形資產的憑證。

（二）有利于培養企業的人才

目前，大多數單位檔案信息管理人員的年齡偏大。這種因素在一定程度上也影響了企業檔案管理的水平。因此，提高檔案管理水平，不僅可以讓更多的年輕人接觸到檔案管理，還可以讓他們有足夠的實踐機會，讓他們學會把檔案管理知識應用到實際中，形成良好的循環，使企業能夠更好地進行管理。

四、如何發揮企業檔案管理在企業發展中的作用

（一）提高檔案管理人員對本職工作的重視程度，加強自身專業素質的培養

檔案管理對企業經濟效益的影響是長期的、隱性的。但是在一些企業中，管理者和領導不太重視企業的檔案管理，因此，要充分發揮檔案管理在提高企業經濟效益中的作用，就必須加強企業檔案管理。檔案管理人員對資料的要及時歸檔，提高歸檔管理意識，及時收集整理、編目識別，以及存儲統計、檢索等相關工作。作為企業領導和管理者也要充分發揮自身在企業管理中的核心和主導作用，提高企業員工檔案管理意識的影響。企業檔案管理者的業務水平也直接影響著企業檔案管理的質量，檔案管理的質量也影響著檔案管理在企業經濟效益中的作用。因此企業要想最大限度地發揮檔案管理在企業經濟效益中的作用，就必須加強企業檔案管理人員的建設，全面提高檔案人員的管理水平。

（二）健全完善企業檔案管理制度，促進企業檔案管理的規范化和標準化

目前，各單位檔案館的數量越來越多。在這種情況下，很容易產生無用的檔案。在這種情況下，通過檔案管理的基礎工作，提出這些無用的檔案，然后對所有檔案進行重新分類，以提高現代檔案管理的質量和效率。通過檔案管理，可以重新組織現有檔案，提高檔案管理的效率。檔案管理的規范化很大程度上取決于檔案檢索的效率和檔案的完整性。檔案的基本管理是對檔案的標題進行分類管理，對檔案的頁碼和信息進行分類管理，提高現代檔案管理的標準化水平。將檔案管理的基礎工作應用于現代檔案管理過程中，可以有效地對檔案進行分類和管理，使查詢過程更加方便，使現代檔案管理更加規范。

（三）改變傳統的檔案管理方法，充分利用計算機技術使檔案管理更加的準確有效

傳統的檔案管理是以紙、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的主體，以人工為主完成檔案管理過程。由于存儲量大，檔案管理部門無法對已歸檔的檔案進行提取和處理，造成許多檔案信息資源閑置甚至浪費。為了實現檔案的信息化，必須建立有效的檔案管理計算機信息系統。一是完善和規范計算機應用條件下的文件管理流程，滿足文件融合管理的需要;二是根據文件處理流程設計文件信息系統的軟件功能;三是建立完善的內部控制體系，確保文件安全的信息系統。但電子檔案也存在著保存電子檔案載體耐久性差等缺點，影響了檔案的完整性和可靠性，從而影響了檔案的真實性。隨著計算機網絡的迅速發展，電子檔案的范圍迅速擴大，電子檔案的數量也在迅速增加。但是要及時防止計算機病毒和黑客在網絡下的攻擊，以保證電子檔案的安全。

五、結束語

總之，檔案管理是整個企業管理工作順利開展的關鍵，隨著現代信息技術的飛速發展，加強檔案管理，不僅要重視硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，還要重視軟件建設，建立和完善電子文檔管理系統。同時也要提高電子文件制作和電子檔案管理人員的素質，不斷加強各環節與各部門的溝通與管理。