大數據時代高職院校內部控制建設探討

劉麗麗 鄒德軍

摘 要：大數據時代，高職院校內部控制將會發生一系列變化，對高職院校內部的思維方式和工作方式等產生了重要影響，高職院校內部控制部門要充分利用信息化技術優化財務控制，加強對內部控制制度的建設。基于此，本文主要分析大數據時代的高職院校內部控制大數據制度建設。

關鍵詞：大數據時代;高職院校;內部控制

2012年11月29日，財政部以財會〔2012〕21號印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《內部控制規范》）。隨著內部控制規范在高職院校推行，多數高職院校取得了豐富管理經驗。同時，我國進入了大數據時代，電子化信息等資源成為高職院校教學科研等各項事業工作的主要載體。在這種情況之下，大數據相關技術的出現也對高職院校內部控制工作也產生了重要影響。

一、大數據時代高職院校內部控制面臨的問題

1.高職院校還沒有完全適應《內部控制規范》的各項要求

高職院校實施《內部控制規范》前，大部分院校財務管理實行“統一領導，分級管理”。實施《內部控制規范》后，高職院校內部控制管理的主體應該是學校行政管理部門，院校財務部門只是對內部控制中財務部分進行日常管理。但實際上有的院校部門沒有行使日常管理權，導致許多業務管理部門忽視內部控制要求。客體不全面的問題主要表現為對資產管理不重視。實施《內部控制規范》前，各部門主要側重的是對這部分資產的實物形態管理，忽視資產形成過程及績效管理。實施《內部控制規范》后，資產的形成和使用都將納入內部控制的范圍，資產嚴密管理才能達到內部控制規范的要求。許多高職院校還沒有完全適應《內部控制規范》的各項要求，卻立刻面臨大數據時代到來對內部控制的沖擊。

2.大數據時代改變了高職院校信息處理方式

傳統的數據溝通是建立在雙方溝通的基礎上，信息溝通會受到時間、地點、信息傳遞雙方、中介者等因素的影響。而今，隨著大數據跨系統、跨平臺技術的發展，校內部各層級部門之間、學校與上級主管部門之間等都能依據大數據建立起有效的溝通渠道，現業務與管理層面的數據共享。高職院校許多教學科研活動都通過接入數據專網及時獲取多方動態數據，從而降低了信息溝通的成本，避免在信息溝通過程中出現人為的誤差，實現高職院校各項教學科研業務工作的提質增效。

這就意味著大數據時代下高職院校內部控制面臨的信息管理逐漸由多層級管理向扁平管理轉變。傳統的內部控制所基于的數據信息比較有限，高職院校面臨著信息不對稱的窘境，所做出的決策往往依賴于經驗上形成各個層級匯總的數據。高職院校可通過大數據獲取教學科研等各項業務最詳細的過程動態信息，并根據過程動態數據分析的結果制定精準化的內部控制風險點。可以說，大數據使高職院校內部控制信息處理方式發生了巨大變化。

3.大數據時代高職院校內部監督途徑發生變化

大數據時代以后，高職院校內部監督可分為管理監督、業務監督等。對于各個業務層面工作人員而言，一方面高職院校內部控制信息沒有不及時完整地向外界披露，另一方面業務層面各個內部控制信息反饋渠道受阻，導致無法形成一個良好的監督體系。因此，大數據時代改變了高職院校以往管理層面對業務層面的單向監督路徑，大數據時代要求高職院校內部監督將是業務與管理雙向互為監控的路徑。

內部控制作為高職院校內部管理必不可少的手段，需要順應大數據時代的發展趨勢，不斷調整以適應大數據時代管理手段進步的要求。大數據時代所呈現給高職院校管理層面的海量數據，這就需要高職院校內部控制管理部門開展內部控制工作提供多方面數據服務，分析大數據時代高職院校內部控制面臨問題的深層次原因，有利于高職院校尋找合適的《內部控制規范》實施路徑。

二、大數據時代影響高職院校內部控制的成因

1.內部控制意識淡薄

高職院校領導層往往會將重點放在教學、科研等業務上，尚未意識到滯后的內部控制導致的風險極易影響各項業務的開展，只是簡單地將內部控制與審計混為一談，亦或認為內部控制是財務審計等部門的工作，未認識到內部控制的作用是根源性的。由于領導層重視不夠，在高職院校尚未建立起全員內部控制意識，最終導致內部控制效果不佳。

2.內部控制程序不能體現高職院校工作特點

首先，從國家法規要求來看，實施《內部控制規范》后，內部控制主體發生變化，由財務部門為主的內部控制主體轉變為以學校法人為代表的管理工作構成的全面內部控制主體。學校所有教科研管理部門，所有教職工人員都是內部控制中途。

其次、許多高職院校沒有考慮實施《內部控制規范》后內部控制工作重點放在內部控制環境、內部控制制度制定及執行監控等基礎性工作上，忽略了內控制度運行有效是管理層的重要責任的情況。

最后，實施《內部控制規范》后，高職院校各個管理部門沒有從自身業務執行的角度考慮錯誤與舞弊，導致監督了其他人員，而忽略了自身部門的責任。最后，內部控制執行情況應該是學校績效考核重要內容，需要考慮相關制度擬定的效果，也需要考慮相關內部控制執行的情況。

3.業務分塊管理導致缺乏統一的內部控制程序

高職院校內部控制涉及的內容較多，包括教學、科研、社會服務等，且院校普遍采取教學、科研、社會服務等業務分塊管理的方式。這種管理方式導致有利于行政決策層工作簡化，但是不利于學校財務資源配置效率。從長遠來看，這就限制了內部控制最根本的目標是提高高職院校各項資源使用效率。分塊的高職院校各管理部門職能部門各獨自運轉，缺乏良好的橫向、縱向溝通機制，從業務執行單位來看，同一事項各分塊職能部門的決策重復，甚至矛盾或是任務空白，在一定程度上影響了高職院校各業務單位執行效率，同時也給貪污舞弊滋生了土壤。

4.內部控制團隊信息處理能力不足

高職院校擁有海量的數據資源可供相關人員進行分析、決策，而完整、準確的數據資源能夠大大提高決策效率與管理質量。但是這些資源要么是停留在傳統的記錄方式上，要么僅僅形成單一的數據庫，導致信息資源利用率較低。

三、大數據時代高職院校加強內部控制建設的措施

1.建立完善的業務流程控制制度

首先，需要建立健全的業務差錯控制機制。高職院校業務執行過程中內部控制發揮作用的關鍵點在于控制不可避免地會遇到業務執行過程中內部或外部的錯誤與偏差。其中業務執行過程中的錯誤直接導致內部控制管理目標難以實現，業務執行過程中的偏差將會導致內部控制體系理解存在問題。因此內部控制需要對業務執行流程控制，要進行錯誤與偏差的識別、分析與防范。內部控制業務流程控制執行過程中必須要求重要業務相關人員簽署責任狀，將責任落實到個人。

其次，要建立健全的經濟責任制度。所有涉及經濟事項的業務活動必須有事前、事中和事后三階段控制。事前控制的重點是事先資金預算，必須考核資金預算的準確性，落實相關業務人員編制預算科學性和有效性的責任，要求所有業務單位必須參與預算編制，實現資源最優化配置。事中控制的重點在業務執行進度，對于資金執行較為緩慢的項目必須進行定期通報，對嚴重滯后的項目責任人追究相關責任。事后控制的重點在于資產管理，必須做到所有資產都有專人管理，定期進行盤點，并提交資產績效報告，對相關資產管理所涉及到的程序性工作和資產使用績效需要進行定期評價，以便提高資產使用效率。

2.建立良好的內部控制環境

內部控制環境是學校領導、各內設機構中層干部和廣大教職工共同構成的。高職院校內部控制環境的首要因素是學校文化建設，形成良好的內部控制文化氛圍，實現人人按內部控制規則辦事，對出現的新業務形態按內部控制原則形成新的內部控制制度。高職院校內部控制環境的第二個因素學校教科研經濟活動環境。當高職院校面臨嚴重經濟壓力，則內部控制建設環境面臨較大困難。相反，如果高職院校面臨寬松經濟環境，則比較容易形成良好的內部控制環境。

3.提高相關業務和財務人員大數據處理能力

基于大數據的內部控制建設，需要相關業務和財務人具有現代化的信息處理能力。第一，高職院校的內部控制相關各層次的業務人員和財務人員需要充分使用大數據中的各項信息，那么就需要有強大的數據處理處理能力，以應對海量數據形成數據處理壓力。第二，相關工作人員大數據處理能力培養的重點是大數據運用能力，促使相關工作能夠快捷地從海量數據中抓取需要的信息。第三，相關工作人員數據處理能力培養的手段是先進設備的使用，比如自動抓取軟件使用、決策程序設置等等。

4.建立適應大數據時代的內部控制信息系統

信息系統是內部控制重要要素之一。在大數據時代，信息系統發生了重要變化。信息系統不僅能夠全面記錄業務和財務執行過程中的每個細節，而且能夠借助智能化的軟件系統對大數據之間的關系進行深入分析。因此，在大數據時代實現高職院校內部控制工作的高效化，必須建立強大的內部控制信息系統。通過建立內部控制信息系統強化業務與財務各個環節的監控，全面約束業務執行流程，對內部控制大數據應用的提供信息平臺，使內部控制信息系統能對各種財務、管理方案做出合理合法的監控。

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