醫(yī)院人事檔案管理存在弊端與改進(jìn)措施

張列斌

[摘要] 人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院戰(zhàn)略的重要組成部分，具有重要的價值，確保醫(yī)務(wù)人員人事檔案收集、歸檔、保護(hù)工作合理、規(guī)范是非常必要的，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案收集、歸檔、保護(hù)工作中存在諸多不足的情況：人事檔案管理機制不健全、管理人員素質(zhì)低下、管理模式老舊、醫(yī)院人事檔案不真實等。應(yīng)當(dāng)通過健全醫(yī)院人事檔案制度管理、提高人事檔案管理人員素質(zhì)、順應(yīng)時代創(chuàng)新檔案管理方式、加強人事檔案收集管理等措施來改善，確保醫(yī)院人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;人事檔案;弊端;改進(jìn)措施

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）02（c）-0104-02

Disadvantages and Improvement Measures in Hospital Personnel File Management

ZHANG Lie-bin

Huangshan Central Health Center， Zhuji， Zhejiang Province， 311809 China

[Abstract] Personnel file management is the basis of human resource management， an important part of hospital strategy， and has important value. It is necessary to ensure the collection， archiving and protection of medical personnel personnel files are reasonable and standardized. The current hospital personnel files are collected and archived. There are many deficiencies in the protection work： the personnel file management mechanism is not perfect， the quality of management personnel is low， the management mode is old， and the hospital personnel files are not true. It is necessary to improve the hospital personnel file system， improve the quality of personnel file management personnel， comply with the era of innovative file management methods， and strengthen the collection and management of personnel files to ensure that the hospital personnel files are true， accurate and complete.

[Key words] Hospital; Personnel file; Malpractice; Improvement measures

醫(yī)院人事檔案的存在價值在于證明醫(yī)務(wù)工作者從上學(xué)階段到工作階段的人生軌跡，它真實有效地記錄了醫(yī)務(wù)工作者的學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷，在人們的生活中占有很重要的地位，隨著社會的不斷進(jìn)步，人們對于人事檔案的要求也越來越高[1]，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足人們對它的要求，所以應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)代社會的發(fā)展，對人事檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新改革，以適應(yīng)社會的需要和人們的需求[2]。

1? 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用

醫(yī)院的人事檔案管理是檔案管理的重要組成部分，是醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容，它對醫(yī)院正常的經(jīng)營管理起到了基礎(chǔ)性的支持作用，醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院合理使用醫(yī)療資源和優(yōu)化資源配置，全面考察了解、正確評價和使用醫(yī)務(wù)人員的重要依據(jù)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的漸次深入，醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性日益突出[3]，人事檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院人才戰(zhàn)略方面正發(fā)揮越來越重要的作用，是人員調(diào)配的決策依據(jù)，只有對醫(yī)院人事進(jìn)行科學(xué)、詳細(xì)評價，才能做出切實可行的調(diào)配，為醫(yī)院的正常工作提供了保證;專業(yè)職稱評聘的依據(jù)，醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)職務(wù)的申報較為嚴(yán)格，需要對學(xué)歷、職齡、文章等材料進(jìn)行逐一考核，通過了解人事檔案資料，明確其專業(yè)技術(shù)職務(wù)的任職情況;人事檔案為薪酬制度的調(diào)整提供了參考依據(jù)，準(zhǔn)確的人事檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院薪酬制度調(diào)整和發(fā)展的必要條件[4]。

2? 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的弊端

由于主客觀等方面的原因，醫(yī)院的人事檔案管理還存在著許多亟待解決的現(xiàn)實問題。

2.1? 醫(yī)院人事檔案管理機制不健全

沒有健全的機制，沒有適當(dāng)?shù)莫劻P機制。

2.2? 醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)低下

人事檔案管理工作要求工作人員不僅要具備基本的工作能力，還要有過硬的政治基礎(chǔ)和良好的思想，在當(dāng)下這個信息化普及的社會中，對于人事檔案管理工作的工作人員的要求要在之前的基礎(chǔ)上更上一個層次，要求工作人員快速轉(zhuǎn)變思想、不斷提高知識水平和業(yè)務(wù)能力、積極尋求適應(yīng)新形勢的方法，以適應(yīng)社會的發(fā)展，但目前人事檔案管理人員不足，沒有專人從事人事檔案工作、檔案專業(yè)知識匱乏、缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等都成為制約人事檔案管理的人力資源短板[5]。

2.3? 醫(yī)院人事檔案管理模式老舊

人事檔案管理過程中運用先進(jìn)的技術(shù)手段來提高效率，當(dāng)前社會是信息的社會，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透于各個領(lǐng)域、各個行業(yè)，其在人事檔案管理工作上擁有傳統(tǒng)模式所不能比擬的優(yōu)勢，通過人事檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用，人事檔案的服務(wù)水平顯著提高，但檔案管理人員的配備難以與人事檔案管理的現(xiàn)實需求相匹配，在日常的運營管理過程當(dāng)中，醫(yī)院通常把更多的資源放在醫(yī)療救治方面，行政事務(wù)類工作往往處于次要位置。

2.4? 醫(yī)院人事檔案不真實

一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理者存在檔案收集意識薄弱的現(xiàn)象，致使醫(yī)院人事檔案材料未能按照正規(guī)的順序合理收集，收集馬虎，不認(rèn)真核實人事檔案資料是否真實，這很可能使人事檔案資料中存在造假信息，大大降低人事檔案的價值[6]。人事檔案歸檔存在的不足，科學(xué)、合理、規(guī)范地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案歸檔，可以保證人事檔案有效存放，方便使用，但人事檔案歸檔并不是非常及時、合理、規(guī)范，容易造成檔案丟失的情況發(fā)生。

3? 提高醫(yī)院人事檔案管理水平的措施

對于新環(huán)境下醫(yī)院人事檔案收集、歸檔及保護(hù)依舊存在諸多不足的情況，應(yīng)當(dāng)采取行之有效的強化措施加以處理，這樣才能夠解決當(dāng)前現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整，作為醫(yī)院人才選用的有效憑證[7]。

3.1? 建立健全醫(yī)院人事檔案管理的各項規(guī)章制度

努力做到有章可循、按章辦事，沒有規(guī)矩不成方圓，提高重視是前提，規(guī)章制度是保證，建立健全醫(yī)院的檔案管理規(guī)章制度關(guān)系到人事檔案管理工作的規(guī)范化運行，是人事檔案管理工作有效開展的重要保證。要做到規(guī)范化管理，必須要參照院內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，并結(jié)合本醫(yī)院的實際情況，在綜合分析和因地制宜的基礎(chǔ)上有條不紊的借鑒學(xué)習(xí)，建立健全包括人事檔案材料遞交歸檔制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度等規(guī)章制度[8]。

3.2? 提高人事檔案管理人員素質(zhì)

重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)，隊伍建設(shè)通常是醫(yī)院人事檔案管理工作中最重要的一個命題，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理水平的高低，醫(yī)院要格外重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)，要引入競爭機制，擇優(yōu)錄取，競爭上崗，為醫(yī)院的人事檔案管理崗位選配最合適的人員，通過職業(yè)技能的培訓(xùn)和職業(yè)道德的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過定期、不定期的崗位培訓(xùn)提高管理的專業(yè)技能，重視檔案管理人員的各種福利待遇，使其在評比、獎勵和職務(wù)晉升等方面享受到應(yīng)有的待遇，保持檔案管理人員的士氣和人員的相對穩(wěn)定。提高對虛假材料真實性的還原能力，同時除了提高個人的能力，還要嚴(yán)格審核制度，通過各種途徑保證檔案材料的真實性[9]。

3.3? 順應(yīng)時代創(chuàng)新檔案管理方式

人事檔案管理的工作人員應(yīng)該適當(dāng)改變管理理念，建立現(xiàn)代化人事檔案管理制度，推進(jìn)人事檔案管理工作的改革，以適應(yīng)于整個社會的需求，為人才的發(fā)展和社會的進(jìn)步提供可靠、有效的檔案信息[10]。學(xué)會運用先進(jìn)的信息技術(shù)，將新的存儲載體、傳播方式以及安全保護(hù)技術(shù)運用到人事檔案管理工作中，以提高人事檔案信息管理工作的工作效率。

3.4? 加強人事檔案收集管理

積極擴(kuò)展檔案管理視野，現(xiàn)代化人事檔案不僅要能夠很好地服務(wù)于單位人事管理，更要能夠服務(wù)于相關(guān)專業(yè)人才的發(fā)展，因此在人事檔案管理的工作中，應(yīng)該積極擴(kuò)展檔案管理視野，增加個人成長經(jīng)歷、歷史工作業(yè)績等方面的信息，使人事檔案的功能從管理轉(zhuǎn)向服務(wù)[11]。只有順應(yīng)時代變化，創(chuàng)造性的創(chuàng)新人事檔案管理內(nèi)容，才能使人事檔案保持時效性，更好地為人力資源管理服務(wù)順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷更新人事檔案歸檔的范圍，將學(xué)習(xí)培訓(xùn)，深造等材料納入;醫(yī)德醫(yī)風(fēng)納入檔案材料。

4? 小結(jié)

人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院戰(zhàn)略的重要組成部分，具有重要的價值，通過人事檔案詳實的反應(yīng)醫(yī)院的的人才庫，為醫(yī)院人力資源管理工作的發(fā)展提供依據(jù)[12]。然而，由于主客觀等方面的原因，現(xiàn)階段醫(yī)院的人事檔案管理普遍存在諸多不足的情況：人事檔案管理機制不健全、管理人員素質(zhì)低下、管理模式老舊、醫(yī)院人事檔案不真實等。應(yīng)當(dāng)通過健全醫(yī)院人事檔案制度管理、提高人事檔案管理人員素質(zhì)、順應(yīng)時代創(chuàng)新檔案管理方式、加強人事檔案收集管理等措施來改善，確保醫(yī)院人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整，保證醫(yī)院各項管理工作的順利開展，促進(jìn)醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

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