新形勢下加強保密意識提高機要文件管理水平的探究

金杰

【摘要】機要文件主要是指在其泄露后會為國家安全及利益帶來嚴重損害的信息載體，因此必須要做好機要文件的管理工作，以此來提升機要文件的安全性。目前在新時期的背景下信息技術的快速發展使得文件管理工作也向著現代化、信息化、科技化的方向轉變，同時在復雜的信息環境下也為機要文件的安全性帶來了一定的威脅，針對此種情況在新形勢下必須要不斷的提升保密意識，并對機要文件管理措施進行完善，從而可以有效提高機要文件管理的水平。

【關鍵詞】保密意識 機要文件 管理措施

一、新形勢下加強機要文件管理的作用分析

1、機要文件是重要的資源

機要文件是黨的路線、方針向企事業單位傳達的通道，也是企事業知識水平和管理經驗的積累，是企事業單位管理工作的基礎和條件，是推動機關企事業單位向前發展的重要戰略資源。企事業單位的經營管理、新產品的開發和認證、技術人員等都離不開機要文件檔案保存和提供的準確數據信息，這些信息對于提升企事業的知識水平和管理水平有著重要的意義。

2、機要文件是提升企業信用的核心力量

在市場競爭十分激烈的今天，企業成敗和企業信譽密切相關，機要文件檔案將成為企業參與競爭的中流砥柱，成為推動企業經濟發展的核心力量。因此。要加強企業機要文件檔案的管理力度，提升企業信用度，提高企業的核心競爭力，從而推動企業經濟效益的提高。

二、新形勢下機要文件管理工作中存有的不足分析

1、機要文件保密意識不足

目前在一些企事業單位中由于機要文件保密意識不足而使得管理工作開展存有許多的疏漏問題，此種保密意識的缺失導致機要文件泄漏的問題時有發生。并且管理人員保密意識不足使得其對相關的方針政策、法律法規掌握度不足，因此對機要件保密范圍不夠熟悉，因此在管理工作開展的過程中其實行的保密效果較差，對于新出現的問題和新形勢下的保密工作不了解。

2、機要文件有密難保的傾向

現代科學技術飛速發展，信息化水平不斷提升，網絡“黑客”入侵導致的失泄密現象越來越嚴重，因此出現機要文件有密難保的傾向。網絡“黑客”竊取機要文件信息主要運用高新科技手段，因此需要隨時觀察機要文件信息動態，嚴格執行保密制度和防范措施。

3、機要文件機制不夠健全

現今在新形勢發展的背景下對機要文件管理工作所提出的要求不斷增多，而在許多企事業單位發展的過程中仍然沿用以往的機要文件管理模式，此種情況使得管理工作的開展逐漸無法適應現今機要文件工作的需求，而這也增加了機要文件在實際管理中的安全風險。并且還需注意在現有的機要文件管理機制中其制度內容不夠細化，這也影響了管理工作在實際中的落實效果，制度的不完善使得一些管理內容的實行效力較差，無法達到預期的管理效果。

三、在新形勢下加強保密意識提高機要文件管理水平的措施分析

1、加強機要文件的保密工作，提高保密意識

機要文件的保密工作，是關乎國家利益和企事業單位自身利益的事，要加強全員保密意識，提高思想覺悟，將保密意識落實到具體工作中去。對來文要進行登記。文件分發要準確，文件傳閱要勤，文件借閱要嚴把借閱關，防止漏洞。

2、完善機要文件管理制度建設

完善機要文件管理制度，要建立機要文件登記制度，對機要文件走向要清楚，有據可查；要強化文件資料管理工作，逐步完善文件資料各項規章制度，做到職責分明，操作有序要強化督促檢查制度，在日常工作中，要具體做到以下幾點：定期或不定期檢查機要人員出勤情況，隨時了解機要文件動態；要定期檢查文件的運轉情況，并將檢查結果作為年終考核評獎依據；要每季度檢查文件的查漏情況。通過平時的查漏，及時發現問題并加以改正因此，完善機要文件管理制度建設，是確保機要文件保密安全的重要屏障。

3、提高機要人員素質，增強職責意識

機要文件是企事業單位的重要戰略資源，要提高機要人員素質，增強職責意識，要牢記自己的工作職責和肩負的使命，要有強烈的責任感，把具有保存價值的各種文件、資料收集好，確保歸檔文件的整理質量。同時要學習有關黨的政策、方針、制度，要洞察國內外形勢，學習機要文件相關業務，做到懂政策、懂制度、業務精。要配備相關硬件設施，確保機要工作順利進行。同時也要調動機要人員工作的積極性和創造性，根據新形勢、新任務，完成機要工作，適應時代的要求。

4、加強對機要文件管理工作的監督

在機要文件管理工作中其會受到人為、環境、管理條件等因素的影響，因此為了在管理工作開展的過程中對其存有疏漏問題進行預防，則需要加強對管理工作的監督，這樣才能夠提升管理人員的工作效率及工作質量。在監督工作中需要定期對機要文件管理人員的崗位職責履行情況進行檢查，并明確相關的獎懲機制，制定相應的考察機制，這樣可以更好的對機要文件管理工作開展水平進行判斷，從而針對其存有的不足來進行改進，達到提升機要文件管理工作保密水平的目的。

5、加強機要文件管理的現代化水平

目前在機要文件管理工作中信息化建設已經成為其主要的發展趨勢，合理的對信息技術、網絡技術、數字化技術等進行應用可以有效的提升管理工作的開展水平，并且在現代化技術的支持下還可以增強機要文件的保密性，為管理工作提供更多的管理措施及管理方法。在新形勢下實現機要文件管理現代化建設需要加強機關企事業單位的基礎設施建設工作，為管理工作的開展提供必備條件，并且還需科學的對機要文件管理中的安全防護技術、保密技術等進行應用，可以通過定期培訓的方式來使管理人員對現代化辦公技術進行掌握，這樣可以使管理工作中的各項內容順利展開，為機要文件保密提供可靠保障。

四、結語

從上文分析可以看出在新形勢下需要對現有的機要文件管理工作進行改進及革新，以此來適應新形勢的發展需求。并且在機要文件管理工作中需要基于保密意識來不斷的對其制度、體系、模式等進行完善，從而使企業或單位可以形成更為完善的機要文件管理機制，降低機要文件在實際管理中的安全風險。同時還需對工作人員的業務素質、思想意識、管理技術等進行提升，使其可以更好的應對新形勢對機要文件管理工作所提出的要求。