ERP在企業(yè)采購與庫存管理中的運用

楊麗敏

[摘要]文章先對ERP在企業(yè)采購與庫存管理中的優(yōu)勢進(jìn)行分析，在建設(shè)供應(yīng)鏈、選用供應(yīng)商等相關(guān)方面，對ERP在企業(yè)采購中的運用進(jìn)行闡述，進(jìn)而在發(fā)現(xiàn)呆滯物品、做好需求分析相關(guān)基礎(chǔ)上，對ERP在企業(yè)庫存管理中的運用進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]ERP；企業(yè)采購；庫存管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201912183

采購與庫存管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于一些大中型企業(yè)而言，不管是對原料的采購或者是對物資的管理，在以前傳統(tǒng)工作中都是使用手工記賬的方式。但是在社會發(fā)展之下，這種手工記賬方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展之下，將ERP使用在企業(yè)的采購與庫存管理中，可以提升管理工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1ERP在企業(yè)采購與庫存管理中的優(yōu)勢

11管理精細(xì)化

經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的運用，能夠?qū)Σ少徫镔Y計劃進(jìn)行申報，對申報內(nèi)容、采購供應(yīng)商、金額以及庫存管理等細(xì)節(jié)都進(jìn)行精細(xì)化管理，管理人員在系統(tǒng)中對賬務(wù)進(jìn)行清楚的了解，同時也為財務(wù)工作提供了便利。ERP系統(tǒng)能夠進(jìn)行日、月以及年的賬務(wù)結(jié)算，確保了賬務(wù)和實際物品的統(tǒng)一。

12降低人力成本，提升工作效率

在傳統(tǒng)手工模式下，采購與庫存管理要有很多管理人員，每天都需要對庫房的物資進(jìn)行管理，對其進(jìn)行盤點與出庫等相關(guān)的操作。若是倉庫物資的堆放比較亂，在管理時難度就比較大。而通過對ERP系統(tǒng)的運用，可以很快地定位到貨物具體位置，對物資進(jìn)行精準(zhǔn)管理。這樣不僅降低了管理工作強度，同時也降低了人力管理成本。除此之外，經(jīng)過對ERP的運用還能夠進(jìn)行庫存預(yù)警，對庫存較為緊張的物資進(jìn)行補貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)供求物資的穩(wěn)定性。而對于一些緊急物資的需求，也可以從其他已經(jīng)有物資的庫房中調(diào)出來，保障物資的充足性，進(jìn)而提升企業(yè)的生產(chǎn)工作效率。

2ERP在企業(yè)采購管理中的運用

21建設(shè)供應(yīng)鏈

把ERP使用在企業(yè)的采購管理工作中，企業(yè)能夠依據(jù)實際情況建設(shè)供應(yīng)商的信息檔案。并且還可以依據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)的資源進(jìn)行分類。企業(yè)還能夠依據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品構(gòu)建產(chǎn)品目錄，以此對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格的管理，進(jìn)而對產(chǎn)品的合格與否進(jìn)行記錄。ERP系統(tǒng)的運用能夠?qū)⑵髽I(yè)對供應(yīng)商評價進(jìn)行完整的保存，因此在做采購計劃之前，企業(yè)可以先查看供應(yīng)商的歷史記錄，對基本資料進(jìn)行分析，對所需采購產(chǎn)品信息加以分析，將采購商品范圍制定在合格商品中，這樣才能夠策劃出合格科學(xué)的采購方案。

22生成采購計劃，合理選用供應(yīng)商

對ERP物料的實際需求進(jìn)行考慮，可以為企業(yè)制訂有效的采購計劃。尤其是在采購工作開展之前，企業(yè)要對采購商品量、存儲方式以及運輸方式等問題進(jìn)行考慮，并且使用ERP對物料進(jìn)行科學(xué)的分類與合并。若是企業(yè)購買的物料實際購買時間較長，則其中的牛鞭效應(yīng)就會加強，進(jìn)而導(dǎo)致供應(yīng)商在生產(chǎn)、供應(yīng)以及庫存管理方面的穩(wěn)定性下降。而經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的使用，可以對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對物量變化進(jìn)行及時的反饋，幫助企業(yè)制訂出合理的采購計劃。在選擇供應(yīng)商時經(jīng)過對ERP的運用，能夠?qū)?yīng)商的基本信息進(jìn)行分類與比較，直接對供應(yīng)商的不良率、價格以及納期等指標(biāo)進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上選出合適的供應(yīng)商。

23制定采購用款，生成采購訂單

在企業(yè)制訂合理的采購計劃之后，可以使用ERP系統(tǒng)對采購需要的所有費用自動生成，并且制定有效的用款計劃。在這其中，企業(yè)采購部門可以經(jīng)過ERP把采購用款直接上報財務(wù)部門，財務(wù)部門在確定之后直接反饋想的信息，在經(jīng)過兩個部門的確定之后就可以進(jìn)行采購付款。ERP可以自動生成采購訂單，在這其中會依據(jù)采購產(chǎn)品存量、時間、運輸方式、用款等相關(guān)的信息，每一天訂單的發(fā)送也能夠依據(jù)ERP系統(tǒng)中最新物量功能進(jìn)行及時調(diào)整，可以對長期庫存產(chǎn)能不足情況提前管理。

24采購定金跟催，驗收商品與結(jié)算

將ERP使用在企業(yè)的采購管理中，還可以設(shè)置訂單跟蹤周期和時間，以此構(gòu)成跟隨計劃。采購部門在工作中可以根據(jù)ERP系統(tǒng)生成的計劃進(jìn)行供應(yīng)商的跟催工作，在對訂單進(jìn)行跟催時，ERP還可以給予采購部門供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生成以及運輸進(jìn)度等相關(guān)的信息。在對商品進(jìn)行驗收時，采購部門可對供應(yīng)商提供發(fā)票與訂單進(jìn)行詳細(xì)檢驗，并且把發(fā)票和收貨單信息輸入ERP系統(tǒng)中。ERP還可以依據(jù)企業(yè)實際流程與特點，在資材管理員手中把貨物依據(jù)訂單進(jìn)行驗收。在驗收工作結(jié)束之后，采購部門要和財務(wù)部門配合，對整個采購活動中支出的費用進(jìn)行整體結(jié)算，并且根據(jù)采購計算單和計劃之外的費用情況，對整個采購過程的投入成本進(jìn)行計算。ERP系統(tǒng)可以自動結(jié)算采購訂單，對采購清單加以分析，根據(jù)訂單對采購全部費用進(jìn)行結(jié)算，最后由ERP系統(tǒng)依據(jù)付款結(jié)算方式進(jìn)行費用結(jié)算工作。

3ERP在企業(yè)庫存管理中的運用

31及時發(fā)現(xiàn)呆滯物品

將ERP使用在企業(yè)的庫存管理工作中，可以及時發(fā)現(xiàn)倉庫中存在的呆滯物品，進(jìn)而及時提醒管理人員處理這些物品。比如在系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)表中，可以根據(jù)用戶需求對一個季度、半年以及一年都未曾動過的材料進(jìn)行查詢。若是在其中使用了批號管理方式，則還能夠查詢出超出一年或是半年都沒有使用的材料。因為呆滯品的不同，企業(yè)對其的定義也不一樣，在系統(tǒng)中能夠依據(jù)用戶需要查詢?nèi)魏螘r間段之內(nèi)的呆滯品信息。在這種情況下，用戶就不必每次都要使用庫存表查找資料。因為ERP系統(tǒng)記錄信息和手工記錄的內(nèi)容要豐富很多，所以只需要管理人員的細(xì)心分析，就可以挖掘出自己所需要的信息。

32做物資需求分析

在ERP整個系統(tǒng)中，有著多種與物品存儲和使用相關(guān)的信息。依據(jù)這些信息可以對企業(yè)物資需要規(guī)律加以分析。ERP可以被當(dāng)作一個數(shù)據(jù)性平臺，為供應(yīng)庫存決策提供需要的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過系統(tǒng)對供應(yīng)物資分類的需要做好分析計算工作，在此基礎(chǔ)上獲得較為合理與精準(zhǔn)的物資訂購量。把這些數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)中，可以讓倉儲管理工作更加高效，進(jìn)而解決企業(yè)物資供應(yīng)管理中存在的問題，并且還能夠提升ERP系統(tǒng)的補充作用，提升ERP系統(tǒng)的利用率。

33提供快速精準(zhǔn)的查詢功能

經(jīng)過對ERP系統(tǒng)的使用，庫存管理人員可以進(jìn)行準(zhǔn)確快捷的庫存查詢，并且還可以進(jìn)行相關(guān)的分析工作。比如高儲與低儲分析、積壓與有效期、資金占用等相關(guān)方面的分析工作。將ERP使用在企業(yè)的庫存管理中，能夠讓企業(yè)庫存信息及時化、動態(tài)化和透明化，并且將庫存的數(shù)據(jù)在整個企業(yè)中進(jìn)行共享。企業(yè)各個部門的管理人員若是在工作上有一定的需要，就可以隨時速遞查詢到自己想要知道的庫存動態(tài)數(shù)據(jù)。和手工管理方式相比，ERP系統(tǒng)的運用能夠及時查詢倉庫中是否有需要的物料，避免重復(fù)購買的現(xiàn)象出現(xiàn)。經(jīng)過庫存分析功能的運用，依據(jù)庫存變化狀況自動進(jìn)行監(jiān)督與報警。比如高低儲報警，倉庫存量超出最高限制或是低于安全庫存水平時，都能夠發(fā)出預(yù)警信號，提供管理人員及時處理，把庫存物資保持在一個相對合理的狀態(tài)中。

4結(jié)論

采購與庫存是企業(yè)管理工作中的重點。將ERP系統(tǒng)使用在采購與庫存管理中，能夠節(jié)省一定的成本，提升工作效率。在采購中使用ERP系統(tǒng)，可以制定采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商。在庫存管理中使用ERP系統(tǒng)，可以對需求進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)庫存中的物資短缺或是充足情況。

參考文獻(xiàn)：

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