PDCA循環在醫院因公出國（境）申辦工作中的應用

■ 王蔚為 衡永樂 徐 震

《“健康中國2030”規劃綱要》指出，要實施中國全球衛生戰略，全方位積極推進人口健康領域的國際合作。這意味著，在新時期大力發展國際交流與合作，在醫院可持續發展中的作用與意義將不斷提升。因公出國（境）在提升醫院綜合實力和醫療水平、增強國際影響力和話語權、拓展國際合作與培養人才隊伍方面，均發揮著不可忽視的作用[1]。做好因公出國（境）申報工作，對于確保因公出國（境）任務的順利開展至關重要。南京市婦幼保健院近年來積極發展外事交流與合作，積極鼓勵并支持醫、教、護、研及管理人員主動“走出去”。通過出國（境）考察訪問、參加國際會議及“引進來”共建合作等形式，深入開展國際交流與合作，推進醫院國際化發展進程。因公出國（境）申辦工作，是一項綜合性很強的事務性工作，歸口于醫院辦公室，由外事工作人員負責。南京市婦幼保健院外事工作人員將PDCA循環管理工具應用于因公出國（境）申辦工作中，有效解決現存問題，不斷提高外事工作服務質量，為醫院國際交流與合作做好前期保障工作。

1 計劃階段：分析工作現況，找出問題

1.1 時限性強，突發情況多，申辦周期長

因公出國（境）申辦工作從出訪人員提前申報計劃至辦理好護照簽證順利出訪，一般需要2個月以上的時間。其中很多環節，比如收到對方邀請函確定行程、院內審批、行前公示、行文后遞交審批、錄指紋辦理因公護照、遞交外事辦申辦簽證、行前教育等，均有明確的時限要求，辦理人員必須嚴格按照規定辦理。此外，申辦過程中常會有一些突發情況及問題出現，如人為因素導致資料準備不齊、個別國家或地區相關政策變化等，均會導致申辦時間進一步延長。

1.2 人員相對少，工作綜合性強

目前，南京市婦幼保健院因公出國（境）申辦工作主要由院長辦公室1名工作人員負責辦理。此項工作既涉及多種文字類資料的準備，又牽涉到多類事務性工作的處理，流程復雜，環節眾多，對辦理人員的綜合素質和能力要求較高。工作人員既要具備一定的外語溝通和文書能力，又要具備高效的事務辦理能力、對突發情況的協調處理能力，還要具備高度責任心和主動服務意識。

1.3 管理制度嚴格，出國（境）人員知曉度不高

加強出國（境）人員教育管理，是確保出國（境）管理工作規范運作、提高安全防范能力的重要舉措[2]。因公出國（境）申辦是一項繁雜、細致并且專業性很強的工作，許多出國（境）人員并不了解因公出國（境）的辦理流程[3]。隨著形勢的不斷變化，國家對因公出國（境）的管理政策不斷更新、管理制度不斷完善、審批要求日益嚴格，每個環節必須辦理完成后方可繼續進行。由于許多出國（境）人員對此項工作的流程和管理制度知曉度不高，導致一部分出訪任務因申辦時間太倉促而延遲或取消。

2 執行階段：面對問題，尋找方法，制定方案，全力執行

因公出國（境）申辦工作時限性強，需處理的事務繁雜，突發性情況常有發生，需經多部門審批，環環相扣、缺一不可，必須嚴格按照規定，清晰梳理流程，步步落實方可申辦成功。申辦周期長，通常需要2～3個月時間，流程主要包括計劃預審批、出國（境）前教育、行前公示、準備申辦材料、辦理因公護照、申辦簽證、歸國后護照管理及出訪總結等。

2.1 先行一步，提早預報計劃

在醫院分管領導的帶領下，由黨委辦公室、院長辦公室、人事科、醫務處、護理部、科教科、財務科等相關部門共同商討決定，建立預報下一年出訪計劃的工作流程。每年10月上旬，由院辦通過OA系統及院辦公會、院周會等全院性會議發布通知，全院各科室人員經科主任同意后將下一年因公出國（境）計劃按經費來源提前報送至醫務處、護理部，科教科等職能部門歸口審批，再經分管院領導審批后由院辦匯總。下一年因公出國（境）各批次預報計劃經院黨委會商議后，最終形成“醫院次年因公出國（境）預報計劃表”，經公示后于11月中旬上報上級部門審批。每年提早發布通知，要求各科室早報計劃，一方面可以有效預測次年醫院出訪批次及人員數量，為申辦工作早做準備；另一方面，引導醫院各科室人員對因公出國（境）活動具有科學計劃的管理意識，便于遇到臨時出訪計劃時有足夠的調劑空間。

2.2 化繁為簡，建立標準工作流程

院辦外事工作人員將申辦工作按時間結點進行分解，梳理后形成因公出國（境）申辦標準工作流程（standard operation procedure，SOP），并注明每個環節的開始時間和完結時間。SOP建立后，將繁雜的申辦工作分解為一個個單純性的事務環節，明確了申辦過程中不同時間應該完成的工作內容，使得繁雜的申辦工作有了操作指南，便于在特殊情況下院辦其他人員協助外事工作人員處理相關事宜，將僅一人專辦轉變成可多人協作。醫院因公出國（境）申辦標準工作流程見表1。

表1 醫院因公出國（境）申辦標準工作流程

2.3 多科室協同合作，提高工作效率

因公出國（境）申辦工作事務種類多，需要醫院多個部門共同完成。建立多科室協同合作的辦公方式，會有效提高申辦工作效率。例如，行前公示由院辦通過醫院OA系統完成，需要信息科協助；《出國（境）預算表》由財務科負責測算和制作；《因公臨時出國（境）人員備案表》由黨委辦公室負責審核辦理；出國（境）人員考勤由人事科記錄與管理等。

2.4 加強相關政策及規章制度宣傳，做好行前教育工作

院辦外事工作人員整理并及時更新出國（境）行前教育有關內容，設計《出國（境）人員行前教育情況表》。行前教育結束后，要求每位當事人填寫該表并存檔備案，做實、做好行前教育工作。通過行前教育環節對即將出訪的人員進行宣教，既利于申辦工作的進一步推進，又便于出國（境）人員任務結束后相關事務（如費用的財務報銷、及時歸還因公護照、上交出訪報告等）的辦理和管理。院辦還利用醫院各級會議及OA辦公系統“通知公告”欄目及時發布上級部門的管理要求，讓全院工作人員加強對因公出國（境）申辦工作的了解。這樣能使出國（境）人員及時、方便地了解到申辦因公出國（境）的有關要求及辦理進程，而且減少了人為因素造成的失誤，提高了申辦工作的效率。

2.5 不斷提升自身工作能力，培養責任心

因公出國（境）作為國際交流的重要環節，直接關系到對外交流的水平和質量。申辦因公護照簽證是一項綜合性、時限性很強的工作。作為外事工作人員，應加強業務學習，不斷提高個人能力，以極大的工作熱情、極強的責任心做好申辦工作，及時關注護照簽證要求的變化情況，指導協助因公出國（境）人員及時、高質量完成材料準備等工作。院辦外事人員還應加強與上級部門，包括市衛生健康委、市政府外事辦的聯系，經常主動前往了解與學習最新的外事政策；同時，日常工作與生活中還要不斷提高個人的外語水平，提升協調辦事能力，培養主動服務意識。

3 檢查階段：及時檢查，評估效果

因公出國（境）申報工作的每個環節在執行后都需要進行檢查，可通過自查、上級部門檢查以及同行交流等方式開展。通過檢查評估結果，得出結論，有些經驗需要繼續保持，有些需要持續改進，不斷優化。自2013年至今，南京市婦幼保健院共辦理近100批、150余人次赴美國、英國、德國、意大利、加拿大、瑞士、丹麥等30多個發達國家因公出國（境）交流、培訓及短期進修學習，有效保障醫院臨床及管理人才“走出去”。醫院產科、婦科、超聲科、麻醉科、新生兒科等學科帶頭人曾前往美國、英國、德國、加拿大、澳大利亞、西班牙、意大利等國家參加行業內年會近20次，并進行大會發言及交流。2015年底，醫院與美國哈佛醫學院碧芙以色列迪肯尼斯醫療中心簽署3年合作協議，穩定開展臨床實踐、科研、教學方面的合作及人才資源的交流學習；2017年，醫院兒童保健科與美國太平洋大學簽署合作協議，共建太平洋大學兒科臨床聽力學技術示范基地、太平洋大學聽力學科研合作基地，定期互訪，培養學生，并進行臨床指導與科研的緊密合作。

在因公出國（境）申辦工作中應用PDCA循環后，院辦外事人員既做好了因公出國（境）申辦的管理和服務工作，確保了每一批次出訪任務的順利進行，同時又使自身的工作能力得到了提升，并獲得了工作的成就感。

4 總結階段：總結經驗與教訓，改進因公出國（境）申辦工作SOP流程

在每一批次因公出訪申辦工作結束后，都要對申辦過程中的每個環節進行分析，記錄每個環節的辦理時間，為后續申辦因公出國（境）的醫務人員提供參考數據，形成比較客觀的預估。同時，對不同類別的出訪批次進行橫向比較，對同類別出訪批次進行對比分析，找出不同批次之間辦理過程的差別。通過總結，發現申辦工作中的問題，由外事工作人員將問題整理后在院辦科務會上進行討論，并與出現問題的環節所涉及的其他合作科室及時進行溝通，從而尋找出更便捷、高效的處理事務的方法與途徑，進而修改因公出國（境）申辦工作的SOP流程，進入下一個PDCA循環。

5 結語

國際交流與合作在提升醫院醫療技術和管理水平方面均發揮了不可忽視的作用，已成為保障醫院可持續發展的重要途徑。因公出國（境）申辦是醫院外事服務的常規工作，做好此項工作是醫院順利開展各類出訪學習和交流活動、增強國際影響力、拓展國際合作及人才隊伍培訓的前期基礎保障。將PDCA這一質量管理方法運用于因公出國（境）申辦工作中，把每一個環節均按照計劃、實施、檢查、處理來執行，將成功的經驗納入標準，將存在問題的環節納入下一個循環持續優化。每循環一次，都是因公出國（境）申辦工作的改進和優化，從而保障申辦工作的服務質量和管理水平持續提升。