區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展：條件、趨勢(shì)與路徑

劉社文

（安徽農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，安徽 合肥 230036）

隨著一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)的推進(jìn)，高校之間及高校與外界交流合作日趨加深，對(duì)高校治理能力提出了新的要求。高校檔案工作作為高校重要的基礎(chǔ)性工作，詳實(shí)記載著學(xué)校工作的方方面面，是高校治理的有機(jī)組成部分，在一定程度上反應(yīng)了高校治理水平。因此，高校檔案部門順應(yīng)形勢(shì)、主動(dòng)作為，以系統(tǒng)和開(kāi)放的觀點(diǎn)實(shí)現(xiàn)區(qū)域高校檔案部門的協(xié)同發(fā)展，加強(qiáng)互聯(lián)互通，不斷完善治理體系和提升治理能力，為“雙一流”建設(shè)添磚加瓦已成歷史必然。為了便于研究的開(kāi)展，本文所說(shuō)的區(qū)域高校，其范圍和邊界指的是同一省級(jí)區(qū)域內(nèi)的高校。

1 區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展的條件

1.1 發(fā)展目標(biāo)的同向性

發(fā)展目標(biāo)的同向性，加強(qiáng)了區(qū)域內(nèi)不同資源或個(gè)體的凝聚力，是實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展的前提條件。由于各種原因，區(qū)域內(nèi)高校檔案部門之間差距較大，存在發(fā)展不平衡的問(wèn)題。在高等教育開(kāi)放發(fā)展的環(huán)境下，無(wú)論是區(qū)域內(nèi)辦學(xué)歷史悠久的本科院校檔案部門，還是起步較晚的民辦及高職高專檔案部門，為了彌補(bǔ)差距、實(shí)現(xiàn)均衡發(fā)展，都在與外界開(kāi)展交流合作，積極探索與學(xué)校治理體系相適應(yīng)的發(fā)展模式。這些有益探索，取得了一定的成績(jī)，高校檔案部門之間合作范圍和方式進(jìn)一步擴(kuò)大和多樣化，凝聚力更強(qiáng)。因此，盡管發(fā)展階段不一，但是所有高校檔案部門在實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，服務(wù)教學(xué)、科研、管理、師生、校友、社會(huì)等方面的目標(biāo)是一致的、同向的。這為區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展奠定了牢固的基礎(chǔ)。

1.2 建設(shè)管理的差異性

建設(shè)管理的差異性，形成了區(qū)域內(nèi)不同資源或個(gè)體的比較優(yōu)勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展的重要條件。在實(shí)際工作中，高校檔案部門在檔案工作所有領(lǐng)域和環(huán)節(jié)都有建樹(shù)的可謂鳳毛麟角，更多的是聚焦于最需要和最擅長(zhǎng)的方面。在主客觀因素的制約下，高校檔案部門往往采取“選擇性卓越”策略，逐步形成了自己的比較優(yōu)勢(shì)。即在檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)和信息化、統(tǒng)計(jì)、科研、人才隊(duì)伍建設(shè)等領(lǐng)域有某一方面或者幾方面的優(yōu)勢(shì)。這些多樣化和差異化特征，為高校檔案部門互補(bǔ)發(fā)展提供了有利條件。高校檔案部門可以借助這些得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，保持邊界的模糊性，推動(dòng)相互之間的交叉融合，實(shí)現(xiàn)突破性創(chuàng)新。

1.3 區(qū)域位置的便利性

區(qū)域的便利性，促進(jìn)了區(qū)域內(nèi)不同資源或個(gè)體的聯(lián)系和交流，是實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展不可或缺的條件。一方面，區(qū)域內(nèi)大多數(shù)高校有著相同的教育行政主管部門。根據(jù)《中華人民共和國(guó)高等教育法》第13條規(guī)定：省、自治區(qū)、直轄市人民政府統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本行政區(qū)域內(nèi)的高等教育事業(yè)，管理主要為地方培養(yǎng)人才和國(guó)務(wù)院授權(quán)管理的高等學(xué)校。在同一教育行政主管部門的協(xié)調(diào)下，高校檔案部門交流合作容易有的放矢，達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短的目的。另一方面，由于歷史的原因，特別是1952年中央人民政府對(duì)全國(guó)舊有高等學(xué)校進(jìn)行全盤調(diào)整，很多綜合性大學(xué)進(jìn)行了大規(guī)模調(diào)整，形成了區(qū)域內(nèi)辦學(xué)方向不同的高校。這些高校有著深厚的歷史淵源，檔案工作有很多交集，尤其是歷史檔案資源方面。共同的歷史拉近了區(qū)域高校檔案部門的距離，為它們今后的協(xié)同發(fā)展提供了有利的因素。

2 區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展趨勢(shì)

2.1 管理部門從單邊主導(dǎo)走向跨部門協(xié)同

20世紀(jì)80年代以來(lái)，為了加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，促進(jìn)各成員之間的交流合作，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、法制化建設(shè)，很多區(qū)域、行業(yè)先后成立了檔案工作協(xié)作組。高校按照區(qū)域位置建立了高校檔案工作協(xié)作組。得益于協(xié)作組的橋梁紐帶作用，檔案行政管理部門與各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聯(lián)系更加密切。此時(shí)，主導(dǎo)協(xié)作組工作的是檔案行政管理部門。作為主管部門的教育行政管理部門參與度不夠，沒(méi)有完全發(fā)揮主管部門的作用。在某種程度上，可以說(shuō)檔案行政管理部門單邊主導(dǎo)著高校檔案工作的發(fā)展。

時(shí)過(guò)境遷，單邊主導(dǎo)的發(fā)展模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，跨部門協(xié)同的呼聲越來(lái)越大。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累和不懈努力，高校檔案工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步。受整體發(fā)展理念的影響，高校檔案部門對(duì)合作內(nèi)容和形式提出了新的要求，即在合作內(nèi)容上希望能突破基礎(chǔ)業(yè)務(wù)合作的局限。在合作形式上迫切需要向以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的緊密型一體化網(wǎng)絡(luò)演進(jìn)，雖然區(qū)域內(nèi)多數(shù)高校屬于教育行政管理部門主管，但還存在部門辦學(xué)，有著不同的主管部門，如商務(wù)行政管理部門、醫(yī)療衛(wèi)生行政管理部門等。鑒于此，教育行政管理部門需要從實(shí)際出發(fā)，在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，與不同主管部門聯(lián)動(dòng)，共謀跨部門協(xié)同發(fā)展。

2.2 從以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為主的合作走向多資源協(xié)同

依據(jù)資源依賴?yán)碚?，區(qū)域內(nèi)高校檔案部門都是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，沒(méi)有任何一個(gè)高校檔案部門在發(fā)展過(guò)程中能夠不依靠外界而自給自足?！八仨毰c環(huán)境不斷進(jìn)行資源的交換，以獲得自身生存所需而自身缺少的資源，因?qū)@些資源的需求使組織和外部組織產(chǎn)生依賴關(guān)系，特定資源的稀缺程度和重要程度決定了組織間的依賴程度，而組織間的合作動(dòng)力也正來(lái)自于對(duì)彼此間資源的依賴?！盵1]與此同時(shí)，我們也要看到，在不同發(fā)展階段，區(qū)域內(nèi)高校檔案部門所需的資源是不同的，協(xié)同因素是有差別的。

區(qū)域高校檔案部門傳統(tǒng)合作，大多集中于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，也就是人們所熟知的檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這和當(dāng)時(shí)高校檔案工作的發(fā)展整體環(huán)境是相適應(yīng)的。由于規(guī)章制度的缺失以及檔案管理人才的缺乏，高校檔案管理工作舉步維艱。很長(zhǎng)一段時(shí)間，圍繞基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開(kāi)展合作，豐富館藏、規(guī)范管理成為高校檔案部門的重要工作。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，高校檔案載體多元化、信息存儲(chǔ)和處理數(shù)字化、檔案收集和利用網(wǎng)絡(luò)化成為必然趨勢(shì)。這為區(qū)域高校檔案部門走向多資源協(xié)同提供了技術(shù)保障，也對(duì)傳統(tǒng)高校檔案工作理念帶來(lái)了很大的沖擊。這里所指的多資源協(xié)同，除了傳統(tǒng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)合作外，還包含檔案高層次人才的協(xié)同培養(yǎng)、檔案信息資源的共建共享共用、檔案活動(dòng)的協(xié)同開(kāi)展等。這恰好與檔案界推進(jìn)的資源共享、惠及全民的新理念相吻合，使區(qū)域高校檔案部門整體協(xié)同發(fā)展在理念和技術(shù)的支撐下有了蓬勃發(fā)展的機(jī)遇和空間。

3 區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展路徑

3.1 檔案人才的協(xié)同培養(yǎng)

高校檔案人才隊(duì)伍水平的參差不齊給區(qū)域的協(xié)同發(fā)展帶來(lái)了一定的障礙。只有加強(qiáng)人才的協(xié)同培養(yǎng)，才能給區(qū)域高校檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展提供智力保障。要實(shí)現(xiàn)區(qū)域高校檔案人才的協(xié)同培養(yǎng)，必須要厘清高校檔案人才隊(duì)伍的現(xiàn)狀，然后才能有的放矢?？傮w而言，各高校之間人才分布不均勻、發(fā)展不平衡，老牌本科院校好于新建本科院校，新建本科院校好于高職高專學(xué)校。局部而言，高校不乏檔案理論和實(shí)踐人才，并且在高校檔案理論研究和實(shí)踐工作中已經(jīng)發(fā)揮了積極的作用。鑒于此，在區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展中，應(yīng)充分整合檔案人才資源，做好協(xié)同培養(yǎng)。

筆者認(rèn)為做好區(qū)域內(nèi)檔案人才的協(xié)同培養(yǎng)應(yīng)該從以下3個(gè)方面入手：一是建立人才培養(yǎng)的長(zhǎng)效機(jī)制。高校主管部門可以聯(lián)合檔案行政管理部門建立培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制，確立檔案人才培養(yǎng)目標(biāo)，合理規(guī)劃內(nèi)容，開(kāi)展門類豐富的培訓(xùn)課程。為了確保參與率和培訓(xùn)效果，可以把檔案人員的培訓(xùn)工作納入檔案執(zhí)法檢查指標(biāo)體系。二是采用靈活的繼續(xù)教育形式。就目前區(qū)域檔案人才培養(yǎng)的形式來(lái)看，包含檔案行政管理部門委托相關(guān)機(jī)構(gòu)和區(qū)域高校檔案工作協(xié)會(huì)（學(xué)會(huì)）開(kāi)展的檔案繼續(xù)教育。除此之外，還可以采取校校聯(lián)合的模式，即檔案業(yè)務(wù)水平較高的院校結(jié)對(duì)一個(gè)檔案業(yè)務(wù)水平較低的院校，以促進(jìn)整體水平的提升。三是要注意不同層次檔案人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)適合社會(huì)的應(yīng)用型、復(fù)合型、創(chuàng)新型人才[2]。培訓(xùn)的內(nèi)容要包含技能類、職業(yè)素質(zhì)類、理論類等，針對(duì)不同層次人員分層進(jìn)行培訓(xùn)，既要開(kāi)展常識(shí)性的培訓(xùn)，也要舉辦一定深度的培訓(xùn)，以滿足不同高校不同層次的需求。

3.2 檔案信息的共建共享

檔案信息資源的共建共享是區(qū)域高校協(xié)同發(fā)展的一個(gè)重要路徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，高校檔案信息資源的共建共享成為歷史必然。特別是處于同一區(qū)域的高校，其優(yōu)勢(shì)更為明顯，如可利用的資源更加豐富，檔案利用和開(kāi)發(fā)不再受館藏的限制等[3]。

要實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)高校檔案信息資源共建共享的目標(biāo)，需克服“信息”孤島效應(yīng)，在綜合館藏資源的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)特色檔案資源的整合[4]。一是需要搭建區(qū)域內(nèi)高校檔案全面共享平臺(tái)。目前，國(guó)內(nèi)和國(guó)外都在探索檔案全面共享平臺(tái)建設(shè)。在國(guó)內(nèi)，國(guó)家檔案行政管理部門搭建全國(guó)開(kāi)放檔案平臺(tái)，并與政府公開(kāi)信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享。在國(guó)外，以英國(guó)為例，“以格拉斯哥大學(xué)為基點(diǎn)的‘蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)’，以數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索工具為技術(shù)支撐，整合了蘇格蘭地區(qū)10所高校的檔案信息資源，為學(xué)術(shù)研究人員和公眾提供一站式的檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索與利用服務(wù)，促進(jìn)蘇格蘭地區(qū)檔案信息資源共享等”[5]。我國(guó)管理體制、經(jīng)費(fèi)撥付等形式與英國(guó)不同，國(guó)外以高校為主導(dǎo)的共建共享模式不完全適合我國(guó)的國(guó)情。在平臺(tái)建設(shè)上，高校應(yīng)該作為一個(gè)子模塊積極參與到檔案開(kāi)放平臺(tái)建設(shè)中去。二是要做好共建共享檔案信息資源的鑒定。不是所有高校檔案信息資源都可以實(shí)現(xiàn)共建共享，也不是所有高校檔案信息資源能在同一時(shí)間無(wú)差別的實(shí)現(xiàn)共建共享。在檔案資源協(xié)同共享上，需要按照公開(kāi)為原則、不公開(kāi)為例外的原則加強(qiáng)鑒定，“注意檔案信息資源的安全，區(qū)分哪些資源可以對(duì)外協(xié)同利用、哪些需要做好保密工作；注意檔案資源利用的時(shí)效性，分清外界需求的輕重緩急”[6]。

3.3 檔案資源的協(xié)同開(kāi)發(fā)

由于地理位置、文化等諸多因素影響，區(qū)域高校之間有著深厚的歷史淵源和緊密的現(xiàn)實(shí)聯(lián)系。區(qū)域高校檔案部門通過(guò)協(xié)同合作開(kāi)發(fā)檔案信息資源，能夠擴(kuò)大開(kāi)發(fā)主體范圍、深化開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，使高校檔案資源在社會(huì)資源體系中發(fā)揮更大的作用，更好地服務(wù)于高等教育事業(yè)的發(fā)展[7]。

擴(kuò)大檔案資源開(kāi)發(fā)的主體范圍。傳統(tǒng)意義上的高校檔案資源的開(kāi)發(fā)，指的是單一高校對(duì)本身館藏資源進(jìn)行的開(kāi)發(fā)。受到人員較少、開(kāi)發(fā)力量薄弱等問(wèn)題的限制，這種資源開(kāi)發(fā)的深度和廣度都不夠。檔案資源的協(xié)同開(kāi)發(fā)，主體范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，不僅僅局限于區(qū)域間的高校檔案部門，還包含高校其他部門，如宣傳部門、計(jì)算機(jī)院系等等。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域內(nèi)高校檔案資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，深化檔案資源的開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，還能夠增強(qiáng)開(kāi)發(fā)力量，充分地利用現(xiàn)代技術(shù)手段彌補(bǔ)傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)的不足。如前所述，受資源、人力、物力等方面的限制，單一高校很難做到檔案資源的深度開(kāi)發(fā)。只有進(jìn)行協(xié)同發(fā)展，才能進(jìn)一步拓展高校檔案資源的開(kāi)發(fā)深度。以省立、國(guó)立安徽大學(xué)校史為例，安徽大學(xué)、安徽師范大學(xué)、安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)分別從各自的角度闡述這段校史，各有側(cè)重。如果這3所高校能夠協(xié)同開(kāi)發(fā)這段校史，那么呈現(xiàn)在社會(huì)面前的又是不一樣的安徽大學(xué)歷史。此外，區(qū)域高校檔案部門之間還可以以某些選題進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)檔案資源。這勢(shì)必會(huì)大幅提升高校檔案部門的社會(huì)影響力。

協(xié)同發(fā)展是必然趨勢(shì)。區(qū)域高校檔案部門要立足高校，服務(wù)社會(huì)，積極探索協(xié)同發(fā)展，提升檔案管理水平。協(xié)同發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要不斷關(guān)注、投入和研究。筆者雖然對(duì)區(qū)域高校檔案部門協(xié)同發(fā)展的條件、趨勢(shì)和路徑發(fā)表了一些淺見(jiàn)，但是限于水平，還不夠全面和深入，還需要理論界和高校檔案工作者進(jìn)一步研究。