對話PPT之父：在嚴肅場合，PPT不宜用來炫技

荊文靜

1960年，一位美國數(shù)學教師選了一本教科書，引起一名17歲男生的不滿，他認為這本書含金量不足，于是將情緒寫在臉上，并付諸抗議。結果，因為不尊重管理員，他被學校開除了，因為在國家級考試中成績不錯，他還是如愿進了大學。

盡管如此，少年還是半途中斷大學學業(yè)，開始自主學習。在20世紀60年代的紐約，這名年輕人的身影時常出現(xiàn)在自由主義經(jīng)濟理論和歷史研討會，3年時光轉(zhuǎn)瞬即逝，高談闊論中，他被一句話擊中了。

在《論公民的不服從義務》中，梭羅說道：“我來到這個世界上，首要的任務不是要把世界變成一個適宜生活的好地方，而是要先活著，不管好與壞。”這句話引導了曾經(jīng)不羈的年輕人，他決定入世，開啟人生的第二階段：

從英國文學到計算機，從本科、研究生到博士，再到科學家……他對許多東西都充滿興趣，不斷探索，等到再次抬頭注視這個世界，已是40多歲的中年人。

然后，他發(fā)明了PowerPoint。1987年7月，微軟花1400萬美元收購了一家成立不滿4年的軟件公司，該公司位于加利福尼亞桑尼維爾，名為Forethought（意為先見之明、遠見卓識）。作為微軟進駐硅谷的第一步，紐約時報對此進行了專門報道，并在文末強調(diào)：收購之后，該部門將由Forethought的產(chǎn)品開發(fā)副總裁Robert Gaskins領導。

Robert Gaskins就是那位曾經(jīng)的年輕人。這一年他已經(jīng)44歲，但是，他對世界的改變才剛剛起步。被微軟收購前，他的團隊只用了大約18個月，就吸引了眾多投資者的注意，還接受了蘋果公司的風險投資。1987年4月，第一版PowerPoint 出品，是適用于Mac的版本，名為PowerPoint 1.0，為輸出黑白投影幻燈片（連同演講者的筆記和觀眾講義）而制作。

各路英雄聞聲而來，適逢喬布斯被逐出蘋果董事會期間，蓋茨在這收購競賽中贏了蘋果，拍板了這筆當時微軟史上最大的收購。1990年5月，適用于Windows系統(tǒng)的PowerPoint 2.0出現(xiàn)，支持彩色幻燈片;1992年，適用于Windows和Mac的PowerPoint 3.0成型，添加了視頻輸出。

到1992年，PowerPoint已經(jīng)以二十多種國家語言發(fā)行，并在全球贏得了數(shù)十個獎項，銷售額穩(wěn)步增長。與當時17個競爭對手相比，PowerPoint占全球Windows和Mac圖形演示軟件全球銷售額63%，每年銷售超過100萬份。

1993年，被收購僅6年后，此后沿用幾十年的PPT軟件便基本成型，50歲的“PPT之父”Robert Gaskins功成身退，從微軟退休，自此告別江湖，進入人生的第三階段。

他和家人搬到倫敦，和從前一樣開始新一輪的興趣探索，比如學習六角手風琴，并特地為其建立研究網(wǎng)站、成立研究協(xié)會等。與此同時，Robert 還為倫敦的Horniman博物館開展了一個項目，將六角手風琴歷史檔案部分數(shù)字化。

“自從25年前從微軟退休之后，我的知識興趣就已經(jīng)完全與PowerPoint毫無關系，甚至與軟件行業(yè)。”Robert Gaskins告訴《財經(jīng)天下》周刊，“我從未再涉足任何與商業(yè)投資有關的事業(yè)，就是跟著興趣走”。

直到今日，這位影響了地球上絕大多數(shù)商業(yè)公司的老人對自己人生的每一個選擇都感到滿意，并將其記錄在個人網(wǎng)站上，包括被高中開除那一段。年逾古稀的他煞有介事地抱怨：“他們允許一位不稱職的老師為高等數(shù)學選擇了不夠復雜的教科書。”

《財經(jīng)天下》周刊（以下簡稱EW）：PPT 現(xiàn)在遠比30多年前問世的時候運用得更加廣泛，除了商業(yè)場合，還有各種私人場合，孩子們甚至用PPT 來應對父母。您如何看待PPT 在現(xiàn)代社會中扮演的角色？

Robert Gaskins（以下簡稱RG）：在80年代中期，PPT是為工作人士設計的，當時，人們花費太多錢來制作黑白投影膠片，還需要專業(yè)人士將其制成彩色，PPT讓這些工作變得更便捷。早期，教師會教授學生如何使用PPT，如今，大多數(shù)企業(yè)員工在PPT的環(huán)繞下成長，它已經(jīng)成為了工作的一部分，這是好的現(xiàn)象。

現(xiàn)在這個時代，幾乎每個人都必須成為一個演講者，現(xiàn)代企業(yè)工作的一個重要部分就是：更好地將想法傳達給同事或者客戶，更好地交流。

當然，也有可能PPT 恰好是一個被普遍運用的軟件而已，如果它沒有成功，我相信還會有其他相似的軟件出來。但現(xiàn)在，是PPT在這個位置上，就一定有它不被替代的理由。

EW：在中國，一些公司奉勸員工不要浪費時間在PPT的炫技上，要用簡單的方式來展示成果。您怎么看待類似問題？

RG：在PPT創(chuàng)立之初就發(fā)生過類似問題，有些人的確喜歡制作復雜、精美的PPT，享受表演和取悅同事的過程。有時候這是合適的，比如在公司慶典上。但是，在一些需要簡潔的場合，比如嚴肅的商業(yè)會議上，這是不合適的。

從簡單的成果報告到專業(yè)的圖表展示，在不同的場合里，演示者需要使用不同層次的PPT技巧。如果一家公司能根據(jù)不同的展示內(nèi)容，來選取不同的模版，會很有用。這就對管理者提出了要求，管理者需要提供恰當且簡單的示范。

我曾寫過一篇文章探討這個問題，文章結尾我指出：觀眾很少會抱怨（PPT）裝飾過少，卻很容易被繁雜的炫技干擾和冒犯。這種時候，請?zhí)嵘齼?nèi)容的質(zhì)量和密度，減少裝飾。

EW：在不同的企業(yè)和部門中，PPT扮演著不同的角色。一些公司或者部門賴此為生，它們究竟有什么特殊之處？

RG：一些組織只需要在小群體內(nèi)部交流，另一些則需要和公司上層或外部廣泛交流，各自需求不同，的確有一些公司和部門更偏好做演示。在個人電腦尚未出現(xiàn)之前，所有的幻燈片必須手寫制作，還需要打印文稿。后來，隨著商業(yè)社會發(fā)展，大多數(shù)曾經(jīng)的聽眾也要成為演講者，人們組成一個社交網(wǎng)絡，在那里交換幻燈片，一些演講甚至可以由其他人的幻燈片拼湊組成。PPT的誕生，讓這個過程變得更簡單，人們能夠圍繞共同的主題去交流合作，分享計劃，這也正是做演講的價值所在。

EW：自從1984年你開始從事PPT 的研究，現(xiàn)在已經(jīng)35年了，它的發(fā)展是否符合你的期待？你有沒有調(diào)整過預期？

RG：我非常高興看到這些年PPT的發(fā)展。從 1.0到3.0，每一步都是成功的。我說不準自己是否調(diào)整過預期，早在1987年，市場上就已經(jīng)有了做商業(yè)展示的需求，我就開始做相關研究，從一開始，我就知道它會被廣泛運用，也將這個判斷寫在了早期計劃書里。

一個有趣的觀點是：PPT已經(jīng)演變成它自己的替代品。最著名的例子就是它從靜態(tài)發(fā)展成視頻展示的過程，這完全取代了之前的物理膠片和物理幻燈片——盡管后者才是PPT最初的形態(tài)。

觀眾很少會抱怨（PPT）裝飾過少，卻很容易被繁雜的炫技干擾和冒犯。

的確可能有人浪費時間在PPT上，就像浪費時間在其他事情一樣。

現(xiàn)在人們普遍運用的PPT的各種新功能，很多都不是30年前的人們用的，這些年以來，用戶沒有感受到明顯的斷層。我認為，在這循序漸進的、悄無聲息的改變中，PPT已經(jīng)成為了自己的替代品。

EW：你是否喜歡如今的PPT產(chǎn)品？你最近使用PPT是在什么時候？最近你是否遇到有人在你面前使用PPT？

RG：我非常滿意現(xiàn)在的PPT產(chǎn)品。在過去的35年間，成千上萬的人為它的迭代做了很多努力。我的確經(jīng)常使用PPT，幾乎每天都要通過它與各式各樣的人交流。

我看到PPT被運用在很多場合，甚至用在一些寫著“油漆未干”或者“門店今日提前關門”的標牌上，人們很少改變PPT的默認版式，這讓我覺得很有趣，因此，那些用PPT做的“油漆未干”的標牌很容易被發(fā)現(xiàn)。

EW：從微軟退休之后，你沒有繼續(xù)做與軟件相關的工作，而是投身藝術領域，新從事的行業(yè)與PPT有關嗎？

RG：沒有。自從25年前從微軟退休之后，我的知識興趣就已經(jīng)完全與PPT毫無關系，甚至與軟件行業(yè)無關。過去這些年，我每周都會讀一些學術書籍，換了不同的城市居住，學習新的樂器（維多利亞時代的高科技——六角手風琴，由物理學家惠斯通發(fā)明），并創(chuàng)作一些關于這個樂器的網(wǎng)站，寫了一些關于我發(fā)明PPT的書籍，就是跟著興趣走。

1993年從微軟退休后，我從未再涉足任何與商業(yè)投資有關的事業(yè)。

EW：移動互聯(lián)網(wǎng)時代，PPT作為演示工具是否不再適用？

RG：這個問題很重要，但因為我退休已久，不適合評價PPT在當下的表現(xiàn)，我摘錄了一些維基百科的內(nèi)容來回答這個問題，請不要將它與我的觀點混淆：

2017年，英國社交媒體用戶的在線調(diào)查表明，PPT仍然受到年輕用戶的歡迎，五分之四的人認為它是一個制作演講文稿的絕佳工具，部分原因是PPT具有高度可視化的能力。

同一年，麻省理工學院斯隆管理學院對他們即將入學的 MBA學生進行調(diào)查，不到一半的受訪者表示，工作中長篇大論的寫作已經(jīng)很少了;85%的人認為演講是工作中很有意義的一部分;三分之一的人表示他們每天或每周都會做一次演講， 因此，面對面的演講是他們最希望提高的技能。

一位研究人員據(jù)這次調(diào)查認為：在未來，工作場所里演講和PPT的使用還將繼續(xù)，我們沒有看到任何放緩的跡象。

EW：企業(yè)濫用PPT文化的根源是PPT本身，還是使用者？

RG：對于這個問題，心理學家的研究比我深得多，所以我不適合回答，對此我也摘錄了一些維基百科的內(nèi)容：

麻省理工學院心理學教授Steven Pinker一直認為，只要使用得當，PPT能很好地反映我們的思維方式。Pinker強調(diào)：“任何對PPT的一刀切反對都是愚蠢的，的確有些PPT制作水平拙劣，但在PPT發(fā)明之前，有的是大量糟糕的帶稿授課、脫稿授課、老式幻燈片演講以及板書。”

Stephen Kosslyn是一位專注于學習和視覺傳播心理學的認知神經(jīng)科學家，曾任哈佛大學心理學系主任。2007年，Kosslyn寫了一本關于PPT的書，書中他建議對PPT樣式進行大量修改，并就使用方法提出建議。他提到：PPT軟件本身沒有任何本質(zhì)錯誤，問題在于如何使用它。實際上，PPT是一個通用工具、一種優(yōu)秀的交流媒介，可以極大提高效率，這就是為什么它能在許多領域成為標準應用。

EW：不是每個人都贊成PPT是演講的最佳方式，喬布斯曾說，“知道自己在討論什么的人不需要 PPT”。在亞馬遜，杰夫·貝索斯也曾要求在高管會議上禁用PPT。在中國，一些管理專家也提出，很多中國管理者的邏輯思維較弱，所以才需要借助工具來完成思考。您如何看待這些？

RG：在20世紀90年代，專業(yè)演講被認為是非常重要的高管的專利，有秘書來協(xié)助，演講預算里還有付給專業(yè)PPT制作者的報酬。后來，隨著PPT的不斷發(fā)展，很多普通員工也可以快速做出很好的PPT，一些高管可能會覺得PPT正在拉低他的身份，而且人們也不再能通過PPT判斷誰是公司最重要的人，所以，有些高管會阻止PPT的廣泛運用。

如今，不太有人會因為這個原因反對PPT，但的確可能有人浪費時間在PPT上，就像浪費時間在其他事情一樣。

喬布斯和杰夫·貝索斯非常有趣，這兩個人在任何公眾場合都不缺少觀眾捧場，面對眾多擁躉，他們都會使用類似PPT風格的演講稿。

但這種單向傳播與多邊討論截然不同。在公司里，一個復雜的創(chuàng)意出爐，往往需要組織一個討論會，需要根據(jù)與會者的教育背景、語言背景、要討論的問題性質(zhì)等，來選擇正確的討論形式，這種時候，PPT往往很有用。

在一封致股東的信中，杰夫·貝索斯曾評論說，亞馬遜提案采用短4頁文檔取代PPT，這或多或少是一種成功。關于他的這句評論，我們從2017 MIT的研究中也知道，“在未來的工作場所里，我們不太可能看到長篇大論，演講和PPT的使用還將繼續(xù)，我們沒有看到任何放緩的跡象”。這其實就是在說，未來人們的討論形式將仍主要是PPT這類演示，單純的文字文檔將越來越?jīng)]有用武之地。

不過，文檔也好，PPT也好，都只是一種形式，而不是要表達的內(nèi)容本質(zhì)，如果演講者自身的邏輯思維很弱，哪種形式都幫不了他。