新時代法治建設(shè)背景下合同檔案管理淺析

劉元嬌

摘 要：合同檔案資料是機關(guān)事業(yè)單位工作的歷史記載，它記錄著合同相對方在民事活動中所發(fā)生的實際情況；也是部門跟蹤合同履行情況、發(fā)掘法律隱患、維護正當(dāng)權(quán)益的重要參考資料。為了進一步規(guī)范機關(guān)事業(yè)單位合同簽訂程序，提高財政資金使用效益，從源頭上防止和化解法律風(fēng)險，我局對近年來合同檔案進行梳理，結(jié)合工作實際，對合同簽訂工作基本情況進行綜合分析，充分發(fā)揮合同檔案在規(guī)范民事活動、服務(wù)法治建設(shè)、實現(xiàn)陽光行政等方面的重要作用。

關(guān)鍵詞：新時代；法治建設(shè)；合同檔案

1 合同檔案基本情況

1）從檔案數(shù)量上看，呈現(xiàn)逐年增長趨勢。2014年，威海市人社局共建立合同檔案15卷，2015年為35卷，2016年為47卷，2017年為59卷，2018年為97卷。近5年以來，合同檔案數(shù)量呈現(xiàn)逐年增加態(tài)勢，2015-2018年分別比2014年增長了133.3%、213.3%、293.3%和546.6%。詳見圖1：

檔案數(shù)量持續(xù)穩(wěn)步增長說明了系統(tǒng)內(nèi)法治意識的不斷提升。近年以來，我市相繼出臺了《市級機關(guān)事業(yè)單位簽訂合同管理辦法》、《關(guān)于加強合同管理工作的通知》，在對合同立項、協(xié)商、擬稿、審查、報批等程序進行規(guī)范的基礎(chǔ)上，首次將加強合同檔案管理作為單獨章節(jié)予以說明，明確了完善合同檔案管理制度、檔案材料使用和整理歸檔要求，切實將合同檔案作為合同履行或法律維權(quán)的重要依據(jù)。2016年度，國家、省、市分別出臺了推進法治政府建設(shè)的實施綱要，我局也制定出臺了推進“法治人社”建設(shè)實施意見，在新的歷史條件下，法治思維逐漸成為機關(guān)事業(yè)單位的慣性思維，以法治方式推動合同規(guī)范化意識不斷增強。

2）從檔案類型看，呈現(xiàn)多元化趨勢。2014-2018年，威海市人社局合同檔案類型主要有政策宣傳類、委托類、租賃類、買賣類等4大類。近5年以來，合同檔案類型多元化，說明政府部門進一步轉(zhuǎn)變思想理念，充分發(fā)揮市場機制作用，通過購買服務(wù)的方式進一步提高了公共服務(wù)水平和財政資金使用效率，滿足了服務(wù)對象的多元化、個性化的需求。詳見圖2：

3）從檔案跟蹤情況看，合同備案率不斷提升。為防止陰陽合同發(fā)生，預(yù)防法律風(fēng)險，我局加強合同備案管理，對各科室、單位合法性審核并通過的合同，要求簽訂合同后5個工作日內(nèi)，將正式文本向局有關(guān)科室及市法制辦備案，并加強合同履行情況跟蹤調(diào)度，每季度統(tǒng)計合同履行情況，準確掌握分析履行進度、義務(wù)履行、權(quán)利行使、爭議苗頭等相關(guān)內(nèi)容。從近3年情況看，2016年簽訂的47個合同文本，及時備案率為80.9%；2017年簽訂的59個合同，及時備案率為84.4%，2018年簽訂97個，及時備案率為95以上%。詳見圖3。

2 合同檔案存在的問題

從全省范圍上看，我市較早在機關(guān)事業(yè)單位開展民事合同管理工作。我局各有關(guān)科室、單位對合同簽訂的流程意識越來越重視，對檔案材料留存也比較到位，確保了財政資金使用效率，保障了法治工作的規(guī)范有序。近幾年，我單位無一起因合同簽訂不當(dāng)引起的民事糾紛案件，在合同檔案檢查工作中，我單位一直受到市政府法制辦的好評。但就當(dāng)前合同檔案管理中發(fā)現(xiàn)，合同檔案科學(xué)化、信息化建設(shè)還需進一步加強。

一是檔案制度不完善。當(dāng)前尚未制定我局檔案管理具體制度規(guī)范，各類一般性業(yè)務(wù)檔案材料特別是合同檔案的歸檔、保管、借用等沒有規(guī)范的操作流程，不利于檔案集中統(tǒng)一管理。

二是檔案管理人員匱乏。在就業(yè)、社保、人事等與“人”的權(quán)益息息相關(guān)的業(yè)務(wù)方面，我局都高度重視檔案管理，配有專門的科室、人員，建設(shè)了規(guī)范化的檔案室。但在綜合性業(yè)務(wù)檔案方面，未能配備專或兼職檔案管理人員，業(yè)務(wù)檔案材料管理力量薄弱，目前合同檔案原始材料均由承辦科室、單位各自保管，比較分散。在人員素質(zhì)方面，由于兼職人員忙于日常業(yè)務(wù)工作，平時參加檔案管理培訓(xùn)較少，檔案知識積累不足，檔案立卷、保管、借用等專業(yè)化水平有待于提高。

三是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不符合要求。當(dāng)前，局機關(guān)還沒有設(shè)立專門的業(yè)務(wù)檔案室，檔案資料沒有集中管理，容易導(dǎo)致檔案不規(guī)范、檔案材料丟失等現(xiàn)象，給合同管理工作的正常開展造成被動影響。同時，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)相對滯后，軟硬件設(shè)施配備不足，不符合檔案管理工作的有關(guān)要求。

3 對策措施

一是從完善制度入手，為合同管理系統(tǒng)化提供制度保障。按照上級檔案管理要求，研究制定我局綜合性檔案管理有關(guān)規(guī)定，堅持高標準、嚴要求，進一步建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)，落實檔案管理工作責(zé)任，明確業(yè)務(wù)檔案室建設(shè)標準、操作流程、管理規(guī)范、查詢使用和工作要求等方面的內(nèi)容，確保合同檔案在內(nèi)的所有綜合性業(yè)務(wù)檔案材料集中統(tǒng)一管理。

二是從增強力量抓起，為合同管理科學(xué)化提供人員保障。首先，要配強配齊能夠勝任檔案管理工作的專、兼職檔案管理人員，讓專業(yè)人干專業(yè)事，提升檔案管理標準化水平。其次，加強從業(yè)人員業(yè)務(wù)知識指導(dǎo)，通過邀請市檔案局專家授課、觀摩先進單位檔案管理模式、參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)等方式，進一步提升檔案管理人員的專業(yè)化水平。再次，進一步梳理檔案管理人員崗位職責(zé)，明確崗位風(fēng)險，制定防范措施，增強合同檔案管理的精細化水平。

三是從配強設(shè)施做起，為合同管理規(guī)范化提供基礎(chǔ)保障。建設(shè)高標準綜合業(yè)務(wù)檔案室，配備防盜門（窗）、檔案柜、溫（濕）度計、除濕機、滅火器等設(shè)施設(shè)備，符合防火、防盜等要求。充分利用信息化水平，建立合同檔案基本信息庫，加強大數(shù)據(jù)分析與利用，推動紙質(zhì)檔案和電子檔案相融合，為提升合同管理質(zhì)效提供有力的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。