事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：在快速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，為了事業(yè)單位良好的發(fā)展，為事業(yè)單位的改革創(chuàng)新鋪路，做好檔案管理是必不可少的。優(yōu)秀的事業(yè)單位檔案管理，能為事業(yè)單位的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。然而，事業(yè)單位檔案管理并不容易，它不是簡(jiǎn)單地記錄分類，實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理的任務(wù)難度不小。事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀并不值得樂(lè)觀，影響了事業(yè)單位檔案管理效果。本文提出一些方案，以便提高事業(yè)單位檔案管理效果，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)閱挝粌?nèi)部各個(gè)部門(mén)開(kāi)展工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，做好資料的收集工作能夠提高檔案的使用價(jià)值。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作初有成效，但仍然有不足之處，為解決此類問(wèn)題，需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，了解產(chǎn)生這一現(xiàn)狀的原因，并提出有建設(shè)性和可行性的方案和對(duì)策。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理的發(fā)展缺乏關(guān)注

在檔案管理技術(shù)不斷提升的同時(shí)，許多事業(yè)單位并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理日新月異的變化，忽視其重要性，仍將其作為一項(xiàng)較為輕易完成的工作看待。一方面，管理者由于沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)業(yè)績(jī)的輔助作用，對(duì)于單位內(nèi)部的管理缺乏重視，將人力資源的獲取、技術(shù)人員的培養(yǎng)，作為長(zhǎng)期的工作重心看待，施以較大的精力，而不注重檔案管理工作的開(kāi)展實(shí)施，對(duì)內(nèi)部人員的管理、分析卻有所忽視。另一方面，檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視度也時(shí)常不夠，不熟悉檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，不了解檔案管理的重要支持作用，不明白如何運(yùn)用檔案管理中能夠提供的信息，于是在事業(yè)檔案管理過(guò)程中，也容易出現(xiàn)疏忽和錯(cuò)誤，影響事業(yè)單位檔案管理的效果與質(zhì)量。

1.2 檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于檔案管理學(xué)仍在發(fā)展中，科班出身的檔案管理人員較少，許多事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理人才。事業(yè)單位的檔案管理人員，絕大部分為非科班出身，且較為常見(jiàn)的情況是原先在非檔案部門(mén)工作的人員，在年歲增長(zhǎng)后調(diào)到檔案部門(mén)工作，對(duì)高速更新的信息技術(shù)不能及時(shí)接收、消化，容易出現(xiàn)紕漏。甚至在部分事業(yè)單位中，沒(méi)有專職的檔案管理員，對(duì)于檔案的管理由他人兼任完成。非專業(yè)、非科班的人員，沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)專業(yè)的知識(shí)技能，到了此類工作崗位上后，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充、了解。這幾種常見(jiàn)情況導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員在職業(yè)素質(zhì)上仍存在欠缺，有待提升。

1.3 部分事業(yè)單位檔案管理的方式落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)開(kāi)始融入各行各業(yè)，檔案管理技術(shù)也逐漸信息化、現(xiàn)代化，然而，實(shí)際上新生技術(shù)并沒(méi)有普及，在部分事業(yè)單位，尤其是傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理的過(guò)程中，辦公條件較差，與技術(shù)匹配的電子設(shè)備、軟件還不夠齊全，這種較為落后的方式，并不利于檔案管理工作的開(kāi)展實(shí)施，阻礙了檔案管理效果的提高，且存在隱患。

2 解決事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的針對(duì)性對(duì)策

2.1 改善管理環(huán)境

事業(yè)單位想要發(fā)揮檔案管理的職能和作用，在工作上取得良好的效果，首先就要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，這體現(xiàn)在建立完善合理的規(guī)章制度，并且依據(jù)管理制度檢查和督導(dǎo)檔案管理進(jìn)展工作。如，完善福利待遇，吸引高級(jí)人才；及時(shí)將檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題上報(bào)并解決，引起員工的重視，形成良好氛圍；有關(guān)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作合理分配，有效的落實(shí)到每個(gè)人身上，保證檔案管理工作的效率。其次，設(shè)備配置不合理，辦公條件差是存在的主要問(wèn)題，為解決此問(wèn)題，需要加大資金投入，改善管理環(huán)境，確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

2.2 提高事業(yè)單位檔案管理人員的能力

事業(yè)單位檔案檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理效果，提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要，需要從以下幾方面著手。首先，在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該在招聘內(nèi)容上注明任職的條件，要具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)待工作要有責(zé)任感，在實(shí)際的工作中要參加培訓(xùn)，提高能力，并且能夠熟練運(yùn)用到工作中，確保檔案管理人員有合格的綜合能力素質(zhì)。其次，對(duì)在職的檔案管理人員，需要加大培訓(xùn)力度，請(qǐng)專業(yè)人員開(kāi)展針對(duì)性培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)能力以及管理水平，為檔案管理人員提供專業(yè)的檔案管理知識(shí)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)也要建立更完善的人員機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲手段，規(guī)范員工行為。

2.3 建立健全良好的檔案管理系統(tǒng)

隨著電子技術(shù)的普及，人們逐漸重視起信息化、數(shù)字化的檔案管理，信息化的檔案管理技術(shù)，不僅方便查詢管理，還能更好地保存檔案數(shù)據(jù)，避免因偶然原因引起的數(shù)據(jù)丟失情況。因此，通過(guò)建立、升級(jí)信息化檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)管理模式，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，達(dá)到理想的檔案管理效果，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。同時(shí)在工作的實(shí)施中，一切按照檔案管理制度的要求和操作流程進(jìn)行，將內(nèi)部檔案的歸檔、集中管理、利用、保密工作以及檔案管理工作的交接等事項(xiàng)，通過(guò)相關(guān)條例以書(shū)面的形式確定下來(lái)，只有按照檔案管理的各項(xiàng)制度和規(guī)定辦事，才能保證檔案管理工作在規(guī)定的軌道下進(jìn)行。

3 小結(jié)

綜上可見(jiàn)，事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)不可忽視的重要工作，面對(duì)當(dāng)前存在諸多不足的檔案管理現(xiàn)況，要解決這些問(wèn)題，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確，就要主動(dòng)提高、改進(jìn)，就要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作的水平。解決事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，可以提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施，以便發(fā)揮重要的作用，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]周麗娜.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）.

[2]鄭勇.淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].福建質(zhì)量管理，2016（03）.

[3]樸香丹.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理新思路[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018（6）.

[4]王俊凱.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].卷宗，2018（14）.

[5]李洋洋.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題與提升措施[J].信息記錄材料，2018（9）.

作者簡(jiǎn)介

蘇曉輝（1978-），女，梨樹(shù)縣人，漢族，本科，研究方向：檔案管理。