信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的作用分析

杜麗紅 許楠楠

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)不僅是醫(yī)院自身檔案管理工作的需求，也是提升醫(yī)院管理能力更好地服務(wù)社會(huì)的發(fā)展需要。本文主要對(duì)引入現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，以彰顯檔案管理的科學(xué)性、高效性，促進(jìn)各項(xiàng)工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理中的一部分，是促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展不可或缺的最原始的、最真實(shí)的重要資料。要依據(jù)醫(yī)院的內(nèi)部人事配備、財(cái)務(wù)控制、部門(mén)業(yè)務(wù)等實(shí)際情況，對(duì)文件、圖表等不同形式的信息進(jìn)行管控和調(diào)用，借助信息化技術(shù)充分利用好這份無(wú)形資產(chǎn)，為醫(yī)院的人才工作、設(shè)備投入、技術(shù)研究提供方向和條件。不可否認(rèn)，檔案信息化管理對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)具有不可忽視的價(jià)值。

1 信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性

1.1 提高醫(yī)院管理水平

我國(guó)絕大部分公立醫(yī)院都已經(jīng)全面建成了信息化辦公系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，有效提高了人員的工作效率，突破了傳統(tǒng)管理模式的局限性，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)效率和水平得到了廣泛提升，臨床服務(wù)質(zhì)量更高，滿足了社會(huì)對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求。現(xiàn)代化信息技術(shù)為醫(yī)院的檔案管理改革提供了新的發(fā)展平臺(tái)，基于跨流程、跨科室、跨時(shí)間、跨人群的角度，豐富了醫(yī)院的醫(yī)療信息資源。醫(yī)院的主要工作是治療疾病，保證人的生理健康，這是一項(xiàng)技術(shù)含量較高且風(fēng)險(xiǎn)性較大的工作，涉及的知識(shí)、技術(shù)、資料、人員信息較多，而科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作，整合人力資源、科技資源、設(shè)備資源、后勤資源等，將其以電子檔案的形式保存在計(jì)算機(jī)中，提高其利用率，拓寬使用范圍，有利于決策人員可以更好地把握醫(yī)院的行政、人事等信息變化狀況。

1.2 提供決策依據(jù)

借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將醫(yī)院的檔案進(jìn)行分類保存和利用，便于及時(shí)查閱和參考。電子檔案擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存期短、字跡容易模糊的缺點(diǎn)，可為歷史借鑒和決策提供必要依據(jù)，可更好地服務(wù)于醫(yī)院的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。

2 如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作是凸顯醫(yī)院對(duì)內(nèi)部管理、規(guī)劃發(fā)展的重要手段，這些資源和信息都是醫(yī)院完善服務(wù)體系的有力支撐。檔案系統(tǒng)信息化，是保護(hù)、保存檔案的現(xiàn)實(shí)需要。在引入信息化技術(shù)后，檔案的保存、查詢可在電腦上同步進(jìn)行，有利于保護(hù)原始檔案和數(shù)據(jù)，延長(zhǎng)檔案壽命；其次，可有效釋放人力，大幅提高工作效率，降低了成本。第三，信息化建設(shè)有利于滿足醫(yī)院對(duì)人力資源的需求，特別是人事檔案管理的信息化對(duì)于醫(yī)院的改革與發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義。實(shí)現(xiàn)人事信息的智能化檢索和網(wǎng)絡(luò)傳輸，擴(kuò)大了其內(nèi)涵和外延，增強(qiáng)了工作人員對(duì)人事信息的綜合分析能力，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.1 完善檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就要立足制度建設(shè)，以全新的運(yùn)行機(jī)制支撐新技術(shù)的改革，發(fā)揮電子文檔的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，并結(jié)合醫(yī)院的自身發(fā)展?fàn)顩r，完善頂層設(shè)計(jì)，制定一套科學(xué)完整的管理制度，讓檔案信息化建設(shè)變得有章可循，提高檔案資源的后期利用率。要著重培養(yǎng)職工的專業(yè)化知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，從管理層入手，提高他們的管理意識(shí)，從源頭上解決檔案管理中出現(xiàn)的各種難題。在人員選拔上要以責(zé)任心強(qiáng)、信息化知識(shí)高、工作效率高為主，加大培訓(xùn)力度，讓他們?nèi)胬斫庑畔⒒夹g(shù)引入的重要任務(wù)。其次，要給予檔案管理工作充足的資金支持，配備最新的電子信息設(shè)備和軟件，提高運(yùn)行效率。

2.2 加強(qiáng)信息安全監(jiān)管

醫(yī)院檔案較多，狹義上來(lái)講，檔案信息化建設(shè)有利于保障醫(yī)院醫(yī)療信息資源的安全性。對(duì)于一些機(jī)密要文和醫(yī)護(hù)人員調(diào)配信息，這些都不允許對(duì)外泄露，以免制約醫(yī)院體系的發(fā)展。醫(yī)院要配備專業(yè)人員進(jìn)行檔案保密工作，設(shè)置信息公開(kāi)級(jí)別，完善信息查詢系統(tǒng)，研發(fā)全新的身份驗(yàn)證體系，提高信息保密的有效性。當(dāng)前醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)尚處于初級(jí)階段，難免會(huì)遇到許多技術(shù)難題。如計(jì)算機(jī)安全防御，避免黑客的盜取等。信息化技術(shù)為醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，但也要注意信息化帶來(lái)的潛在危險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保管。

2.3 明確信息化建設(shè)的核心工作

近年來(lái)公立醫(yī)院的檔案信息化管理工作已逐步進(jìn)入正軌，但仍然存在核心信息利用不高的問(wèn)題，造成檔案管理工作的困難，不便于后期查閱。要發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，就要明確醫(yī)院檔案信息化管理的核心內(nèi)容，如醫(yī)院各行政、后勤職能部門(mén)文書(shū)檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔，要提高檔案科的管理效率，就要立足信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合運(yùn)用，優(yōu)化檔案調(diào)取和使用程序，讓各部門(mén)的信息借閱工作變得更加持續(xù)可靠。

2.4 提升人員綜合素質(zhì)

為了順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和群眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的需求，檔案管理部門(mén)要完善相關(guān)電子設(shè)備以供使用。對(duì)于參與檔案管理工作的人員，應(yīng)注重對(duì)管理資質(zhì)和文件檔案分析效率的考察。當(dāng)前大多數(shù)檔案管理人員都缺乏必要的工作素養(yǎng)，這在很大程度上制約了信息化技術(shù)的深入。因此，要促進(jìn)信息化建設(shè)與檔案科學(xué)管理的有效結(jié)合，就要讓管理人員意識(shí)到信息建設(shè)的重要性，著重培養(yǎng)工作人員對(duì)信息技術(shù)和辦公系統(tǒng)的利用能力，定期開(kāi)展考評(píng)工作，借助考評(píng)結(jié)果進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，綜合提高工作能力。特別是對(duì)多媒體、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力，充分掌握計(jì)電子文檔的歸類原則，拓寬理論基礎(chǔ)，為順利實(shí)施信息化建設(shè)和管理改革保駕護(hù)航。

2.5 完善設(shè)施配備

傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)或圖片的形式進(jìn)行，這種方式較為傳統(tǒng)，容易受外界不良環(huán)境影響，同時(shí)也加大了檔案保管、開(kāi)發(fā)、利用的難度。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，首要的是軟硬件設(shè)施的配備，有效運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。將計(jì)算機(jī)特有的數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)、分析功能融入到信息系統(tǒng)匯總，實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，從而節(jié)省空間，便于查找。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，也要及時(shí)完善查詢系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)的功能。充分利用數(shù)字化技術(shù)，特別是在文件規(guī)范制定上面，要在全面展示檔案內(nèi)容的同時(shí)，以文檔的方式實(shí)現(xiàn)。對(duì)于過(guò)去的信息資料，也要詳實(shí)錄入到計(jì)算機(jī)，以便查找。

醫(yī)院檔案信息化管理能夠進(jìn)一步反映醫(yī)院本部在某個(gè)時(shí)間段醫(yī)院各行政、后勤職能部門(mén)文書(shū)檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔、立卷、利用情況。推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，有利于直觀地看到檔案與信息技術(shù)的內(nèi)在聯(lián)系，凸顯醫(yī)院管理的科學(xué)性和時(shí)效性，提高管理工作效率。

3 結(jié)論

總而言之，信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院的檔案管理來(lái)說(shuō)具有十分重要的意義，特別是在信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的今天，醫(yī)院要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，就要立足提高整體醫(yī)療水平，改變傳統(tǒng)的信息采集和處理方式，制定一套完整、現(xiàn)代的檔案管理體系，優(yōu)化流程、信息共享，為醫(yī)院的縱深發(fā)展提供參考依據(jù)。

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