淺談檔案信息化存在的問題及對策

摘 要：隨著科技的快速發展，在我國檔案規劃工作中，信息檔案建設得到了高度重視。但我國在檔案信息化的建設和發展中存在著很多局限性，信息化的發展程度無法與時代的發展緊密結合、檔案信息化人員的缺失等種種因素對其造成了極大的影響。因此在檔案信息化發展、檔案信息化制度管理、檔案信息化重視方面、信息安全方面等進行探討，指出未來檔案信息化發展趨勢，提出相應的策論。本文就是基于對檔案信息化存在的問題及策略展開。

關鍵詞：信息化；現狀；問題與對策

1 檔案信息化的現狀

當前社會經濟的發展檔案信息化建設根據國家的檔案管理部門的統一規劃和組織，應用現代信息技術，對檔案信息化進行數字化的管理。當前許多部門在建設信息化過程中往往重視設備的購置和技術的更新，許多領導階層忽略檔案工作的重要性，因此投入的力度低。并且檔案管理人員經驗的不足和缺乏技術的培訓，檔案信息化專職人員的缺乏等原因極大的阻礙了檔案信息化的發展。為了檔案信息化更好地發展，檔案管理部門應招才納新、推陳出新、推進檔案信息化管理。

2 檔案信息化存在的問題

2.1 檔案信息化人員知識局限，發展不平衡

在檔案信息化建設中打多少人員對紙質檔案管理方式、管理理論、管理技術聊熟于心，對電子儲存、傳輸、檢索等技術生疏，設備的改進操作人員有限。檔案管理的青年人才對電子技術、數據管理操作技術熟悉，但對管理原則、管理原則確極大的缺乏。就目前各單位管理人員情況大多數是簡單技術操作，既無專業學習，也無系統培訓技術不到位導致問題出現只能尋求專業人員。其次在檔案信息發展中設備老化、經費不足、重視程度低等方面的問題導致管理手段落后對檔案信息化管理優化產生了極大的阻礙。

2.2 不完善的檔案信息化制度

一些單位檔案管理室缺少專業磁介質設備，且數字檔案對設備的依賴性較高非專業人員導致其存儲安全低對檔案管理帶來一定的困擾。并且局域網內員工對文件只有只讀權限，大多數文件路徑不明確，因此，在查閱方面造成了極大的困擾。

2.3 檔案信息化建設重視程度底

檔案信息化建設領導存在著“為保管而保管”“安于現狀”不講求社會效益與經濟效益相結合的思想，存在著累計立檔案的看法，并且檔案細信息化直接利益并不突出，因此領導對檔案建設規劃方面投入的人力物力低下導致其發展程度低下和檔案信息化建設發展緩慢。

2.4 信息安全差，數據保護存在風險

隨著計算機網絡信息技術在檔案信息化建設中應用范圍的不斷拓展，信息安全問題成為了檔案信息化發展的巨大瓶頸。目前信息化技術的發展黑客的惡意攻擊、電腦病毒的橫行使得檔案信息的安全和保密遭受了嚴重的威脅，每年帶來的安全損失逐年增長。并且自身意識的單薄和技術的缺乏導致網絡沖突、數據破壞等問題。目前，網絡安全更多的是技術的不斷升級、防火墻、密碼的設置，但從各方面來看不能長遠、全面、規范得來保存數據。

3 檔案發展的趨勢

隨著辦公自動化的出現，檔案的管理方式逐漸從手工向信息化轉變，檔案管理的統一事項都在計算機和電子通訊技術中完成。將辦公的各個步驟納入網絡管理中，使檔案信息的查閱具有更高的完整性、真實性、準確性同時提高了辦公效率。同時，這種情況預示著檔案信息化成為必然發展趨勢。檔案信息化建設正在逐步發展。

4 檔案信息化建設對策

4.1 檔案管理人員培養

檔案信息化建設的關鍵是人才的培養。隨著信息化技術的發展檔案部門必須建立一個強有力的管理隊伍。人才培養要從自身素質、業務素質、具有較強的信息捕捉能力、能堅定有效的檔案信息。1）作為檔案管理人員要熟練運用信息工具，豐厚的理論知識為更好開發檔案信息化建設打下基礎。2）檔案工作者必須具有較強的信息捕捉能力，充分利用網絡優勢引導利用者獲得更多的檔案信息。3）檔案信息管理人員要將有效的信息傳遞給利用者。網絡信息龐雜，管理者必須對檔案進行判斷、鑒選、分析為利用者提供優質服務。4）大難管理者必須有嚴謹的工作作風、和熱情工作態度。這樣，檔案信息化管理會得到更進各個一步的完善與發展。

4.2 加強監管，形成制度化管理

檔案信息管理者要通過著錄記錄文件的形式和特征將文件錄入計算機。著錄必須按條錄入以免文件信息的錯亂和丟失。各領導部門應對檔案管理部門進行深入檢查，確保管理工作步入正軌。并且要強化檔案規范查處意識，嚴肅處理檔案管理中的不合法行為，加強懲治力度，杜絕違法亂紀行為。維護檔案法規確保單位內部檔案的安全管理流程。

4.3 檔案管理軟件硬件設備

檔案信息化管理是對傳統實體檔案信息管理的輔助管理。良好的軟件及硬件配套的基礎設施是當前檔案信息化管理的必要條件，其中主要包括網絡環境、硬件環境及系統軟件三個部分。檔案信息化管理人員對于應用系統的選擇應當以開放性、包容性和擴展性為主，更新原有的檔案信息管理系統，使其為檔案資源數據庫提供一個良好的基礎，檔案管理人員應根據當時情況靈活操作各個板塊。比如檔案數字化處理、電子檔案信息采集、檔案數字化等。在此良好的軟硬件基礎上檔案信息化管理更能得到更好更快的發展。

4.4 規范化信息存儲方式

根據科技的發展檔案信息化的存儲方式多以硬盤為主，但同時也存在著許多安全隱患，為確保安全就要注意卸載、保存方案的信息。相對于硬盤而言光盤存儲安全更高，如果以光盤存儲為主，那么就要對檔案信息的保存載體制定相應的標準和操作規范。

5 結語

從上所述，檔案信息化為檔案事業帶來前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化是當今時代發展的必然趨勢，也是提高檔案事業信息化的必由之路。基于對上述問題的了解及思考得出，信息化對檔案事業全面發展發揮著至關重要的作用。因此，針對上述問題管理者應與時俱進，采取有效的措施為信息化發展增磚添瓦。一、應加強對檔案管理人員培養；二、領導人員應加強監管，形成制度化管理；三、對檔案管理軟件硬件設備進行更新；四、規范化信息存儲方式。綜上所述問題的解更多需要社會決各界的共同努力，為此，廣大檔案工作者應當深刻檔案信息化發展的必要性和重要性，應與時俱進抓住機遇迎接挑戰，創建和加快推進檔案信息化管理建設，使檔案信息化建設得到更進一步的發展，使檔案得到更深入的利用、是檔案信息化得到更好的完善。

參考文獻

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[3]衛春媛.加強檔案信息化建設之我見.[J]黑龍江大學.《我國檔案信息化建設與探討》.2017年9月.

作者簡介

齊峰（1971-），女，漢族，福建福州人，大學本科，檔案館員，福建省福州格致中學，研究方向：檔案學。