新時代檔案館對外服務“窗口”建設探討

王寶眾

摘 要：在當今新時代發展背景下，社會各行業領域均受到影響，工作方式上由此產生巨大的改變。在檔案館工作中也是如此，新時代的發展直接促使檔案館利用服務工作產生明顯的變化，其不但改善了實體化窗口環境，同時借助“互聯網+”技術，實現了在線和預約查檔服務，由此促使檔案館本身工作效率獲得全面的提升。然而，這還不夠，隨著時代的不斷推進，應當在此基礎上推出更多有效的、優質的對外服務窗口。為此，本文針對新時代下檔案館對外服務窗口建設進行探討，展開簡要論述以供參考。

關鍵詞：新時代；檔案館；“窗口”

新時代下，人們對檔案館的服務質量要求不斷攀升。以往檔案館服務窗口主要用于檔案接待，是檔案館業務對外全面展示自身服務質量所在，其簡稱為“窗口”。檔案館對外窗口的建設成為檔案部門與外界各方面相聯系的重要紐帶，更是傳輸檔案信息提供檔案服務的重要橋梁，同時也是檔案部門本身外在形象的展現。因此，在如今新時代背景下，就要求檔案館應當強化對“窗口”的利用，高度重視對外窗口建設，結合時代發展特性，促使窗口服務規范化、質量化即豐富化。為此，這就必須多舉措并行，不斷強化建設檔案館對外“窗口”，具體討論如下：

1 新時代下檔案館對外服務“窗口”建設必要性

檔案館的主要任務在于切實保障檔案的完整與安全性，在此基礎上積極開發相應的檔案信息資源，從而給經濟建設和社會提供相應的服務，通常檔案館內儲藏著非常豐富的檔案、史料，而這些豐富的史料財富都可直接借助“窗口”來實現社會層面的傳遞，最終由此取得相應的經濟和社會效益。在整體檔案工作當中，檔案利用的作用非常顯著，其本身也是檔案館各項業務開展的重要環節。而只要借助“窗口”的利用才能有效實現檔案本身的潛在價值。因此，檔案館“窗口”建設其實就是為社會各界提供檔案信息內容的重要橋梁，更是聯系社會的現實紐帶，成為影響檔案事業及檔案館建設發展的主要陣地[1]。

在當今新時代下，檔案館“窗口”建設不可模仿各種宣傳形式，要求其應當結合自身的性質特點來切實搞好服務工作，不斷拓展自身的社會知名度。尤其是一些基層檔案館，更是要求其應當強化“窗口”建設，不斷實施創新建設舉措。具體要求應當冷靜思考，從思想、行為作風等層面來切實搞好“窗口”建設，這樣才能保障檔案館對外服務質量水平。

2 新時代下檔案館對外“窗口”建設內容要求

1）強化軟硬件設施建設。其中的硬件具體是指檔案閱覽室內的接待工作應當做好相應的設備與環境布置，當前多數檔案館內的閱覽室大都比較簡陋，難以符合“窗口”建設的要求。因此，這就應當積極樹立良好的服務意識，從檔案信息需求者角度出發，精心布置相應的待物環境，由此添置大量必要性的硬件設施，比如電腦、打印機、檢索柜、閱覽架等等。同時在墻上也需明確各種服務內容公示，并在此基礎上設立服務柜臺，從而由此為檔案信息需求者提供細致周到的服務。只有這樣才能真正取得良好的“窗口”建設效果，從而由此營造出便利、靜雅的閱檔體驗。而軟件則是指檔案查閱時所采用的多種檢索工具，其中包含一些計算機檢索、網絡數據平臺、軟件操作應用程序等[2]。具體能夠借助檢索工具來獲取形式多樣、功能齊全的檔案資料內容，而這就需要實現準備好想要的軟件資源，并切實保障軟件資料的充分運用。并且緊隨時代不斷進步發展，網絡信息技術不斷更新，因此檔案室內需自動生成和更新計算機檢索目錄，這也是提高服務質量及水平的重要舉措。

2）規范“窗口”服務。檔案館“窗口”建設，不僅需要強化必要的軟硬件設施，同時接待人員的服務質量與水平也非常重要。在當今新時代下，絕大多數檔案館都處于一種被動接待的狀態，也即是被動應付服務的形式。因此其服務質量的好壞完全依據其自身決定，存在明顯的隨意性。甚至經常產生態度冷淡、手續復雜及一系列不負責任的情況，最終致使所儲藏檔案的利用率直線下降。因此就必須采取相應的舉措來不斷提升檔案服務的規范化水平，由此來切實保障檔案館“窗口”服務的質量。具體可指定各種文明用語、公約及服務標準等內容，設立檔案館專門接待日，用于解決疑難問題。通過制定出一系列的便民服務，只有這樣才能真正有效的實現檔案館對外“窗口”服務規范化。

3）增設咨詢臺服務。檔案館對外“窗口”建設中，咨詢臺的設立是為了給檔案館提供更好、更優質的服務。其通常是采用解答問題的方式來為檔案信息使用者提供相應的檔案服務。因此，這也是一項融合檔案專業知識和檢索途徑的方式。同時相關人員也可借助檔案查詢的機會來充分了解檔案本身的知識內容，因此這就必須充分結合實際情況來進行答疑，由此提供良好的咨詢服務。由此可知，檔案信息咨詢工作非常重要，因此設立咨詢臺本身也是增強檔案館對外“窗口”建設的主要方式之一，其更是規范檔案館“窗口”服務的重要舉措。

3 新時代檔案館對外服務“窗口”建設舉措

1）充分融合“互聯網+”技術。在當今“互聯網+”時代下，我國絕大多數檔案館均已實現電子化轉變，然而其中仍然有絕大多數檔案館數字化工作并不全面，其現實存量的數字化目前處于長期發展的狀態。在此背景下，就要求檔案館應當從服務層次入手，嚴抓庫藏紙質服務的同時，還需嚴格做好檔案數字化的網絡調閱服務，整個過程堅持讓檔案信息需求者“只跑一趟”的服務理念，由此才能真正展現出檔案工作者的工作水平。最主要的是，檔案館“窗口”建設應當嚴密結合“互聯網+”技術。具體是借助設備的更新來完善技術設備的上傳與有效查閱，例如可配置相應的自主查詢設施，由此能夠有效解決絕大多數群眾的查檔要求。也可通過手機、網絡終端的建立，采用“互聯網+”技術，促使群眾們能夠通過網絡對檔案信息自行查閱。最后是檔案館“窗口”建設過程中，應當由此設立相應的綠色通道，針對線下查閱檔案開辟出便捷的通道。

2）提高新時代檔案人員職業素養。在當今新時代下，人的作用無可替代，尤其是一些直接對接服務的檔案工作人員，其更應當將對人的培養教育置于首位。具體要求應當大力培育檔案人員的職業素質水平，不斷加強其工作的責任、使命感，同時需端正其工作態度，促使檔案人員應當積極主動的投入到實際工作當中。通常面向“窗口”的接待利用工作都比較枯燥，且因為查檔者本身經歷、學識水平及館藏結構數量等因素影響，導致整個接待利用的過程并不愉悅。尤其一些查檔者由于無法查詢所需檔案，而產生相應的怨氣時，則更加考驗相關接待人員本身職業素養。同時需要大力培育檔案人員的專業素質水平，不斷強化其技能及業務能力[3]。因為檔案工作本身專業性要求較高。最后需要大力培育溝通協作能力，要求應當在不同的人際交往當中，達成共識，盡可能避免人際交往成為檔案館工作開展的阻礙。

3）檔案館“窗口”建設延伸擴展。在當今新時代下，檔案館窗口建設不再只是單純的實體窗口，如今以直接延伸擴展出多種不同類型的建設“窗口”。最常見的就是服務臺“實體窗口”，此類“窗口”可配置相應的自主查詢機，一些復雜化的查詢可直接借助人工遠程的形式進行查閱，簡單查詢只需借助機器即可實現。再就是借助互聯網技術所建設的“虛擬窗口”，這類窗口只需通過互聯網登錄即可，但登錄人需檢驗身份證及證書真偽。再就是官方部門所開設的“終端窗口”，此類窗口屬于查詢終端，通常會設定相應的查詢權限，并簽署對應的保密協議，由此才能最終實現遠程查詢的效果。也可以設立官方微信平臺、電話及在線預約查檔。通過多種不同“窗口”的建設，能夠有效提升群眾及單位檔案查詢效率，最終提升檔案館服務質量水平。

參考文獻

[1]任麗，胡榮華.以人為本服務為民創建優質窗口服務[J].檔案天地，2019（01）：8-10.

[2]任麗，胡榮華.以人為本服務為民 創建優質窗口服務[J].北京檔案，2018（10）：35-37.

[3]朱雪音，崔薔，李濤.鞍山市檔案館查檔窗口服務民生二三事[J].蘭臺世界，2018（S2）：153.