新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

劉 洋

（濟寧市第一人民醫院，山東 濟寧 272000）

一、引言

公共衛生系統的關鍵部分就是醫院，其檔案管理主要是保存、歸類、整理一些治療手段、疾病的病情狀態以及藥品使用等相關資料，檔案管理工作與醫院其他部門相比，經常得不到足夠重視，相對而言較為簡單。但是，有效的檔案管理可以將檔案的作用最大化發揮出來，提高檔案內容的質量，對我國疾病防護與醫療行業的穩定發展有著不可忽視的現實意義與作用。

二、新形勢下檔案管理現代化的重要性

匯總、整理、收集醫院檔案資料的過程就是醫院檔案管理。在醫院中，檔案資料是最為寶貴的，它涉及諸多內容，包括醫院的整體運作、科研實踐、對患者的臨床服務等。目前，傳統的管理模式已經落后，無法滿足社會的發展需求，亟須進行現代化改革，只有這樣，才能順應社會的發展趨勢，提高檔案管理的整體水平。

三、醫院檔案管理在新形勢下存在的現代化問題

（一）醫院檔案管理缺少信息化

由于很多病人的重要信息都記錄在檔案中，查找起來較為費力，即使整理分類過也是一樣。隨著檔案管理模式的不斷進步，檔案的科學化管理也迫切需要檔案管理進入現代化、信息化時代。因此，應在現有檔案管理工作基礎上，充分利用現代化信息管理技術，對其進行創新，開創出更加人性化、快捷、方便的新管理模式，進而提高檔案管理效率，使該項工作更加輕松。但醫院檔案管理工作就目前發展形勢而言，并沒有落到實處，在醫院檔案管理上，一些信息管理軟件并沒有得到有效開發與利用，導致工作效率依然緩慢，信息化管理不強。

（二）對檔案管理工作不重視

對于檔案管理的重要性，當前大多數醫院都沒能引起足夠的重視，由此導致難以有效提高檔案管理工作效率與工作質量。特別是在檔案管理收集信息方面，缺乏相關人員監管，多數醫院投入的精力遠遠不夠。長期下去，醫院管理人員認為此項工作不需要投入過多時間與精力，只屬于一項整理工作，導致管理工作與檔案收集一直停留在低水平。同時，醫院忽略了檔案管理，只重視經濟效益，最終很可能在一定程度上降低了醫院的整體工作效率，取得的結果適得其反。

（三）管理工作人員文化素質低

大多數人的意識里，都認為檔案管理工作只是一項普通工作，沒有較強的專業性和標準性。所以，在選擇工作人員時，認為很多人都能夠勝任檔案管理的工作，缺乏對專業知識的重視。同時，在經濟的發展下，隨著科學信息技術的不斷進步與提升，在檔案管理中逐漸應用了很多新開發的軟件。這一方面可以使檔案管理更加高效與規范化，另一方面也對檔案管理工作人員的要求越來越高。在實際工作中，一些醫院檔案管理人員的來源主要是由醫院內部其他部門借調，人員流動性、專業差異性較大，對檔案管理工作沒能足夠重視，思想認識不足，缺乏積極性與熱情。

（四）缺乏健全的醫院檔案管理工作體制

檔案管理部門管理水平的評價標準，就指的是檔案管理工作的好壞，但現階段仍然有管理及相關部門分工不明確以及協調不一致的現象存在于醫院的檔案管理工作中，由此導致管理時，經常造成資料浪費、內容重復、消耗精力。另外，在各個部門中檔案管理都有各自的一套方法，形式上屬于各部門管各部門的狀態，這就不僅導致檔案管理標準不規范且較為陳舊，還可能造成查找資料困難、部分內容缺失。所以，醫院應制定有效的檔案管理體制，研究制定相應的規章制度，有效改善醫院檔案管理工作現狀。

四、在新形勢下加強醫院檔案管理有效對策

（一）在檔案管理中融入信息化技術

傳統的檔案管理，由于是紙質文檔，記載的信息混亂、內容繁雜、數量眾多等，需要消耗大量的人力、物力、財力來查找這些紙質文檔，屬于一項大工程，只有對這些文檔進行整理、挑揀、分類，才能找出有效信息，進行交流，通常最終整理出的文件較厚。但是在科學技術水平快速發展下的當今時代，應用計算機互聯網，可以直接在網絡上實現信息的共享與交流。而且信息原本就分類好存盤，在查找信息的時候較為輕松，使交流過程在現代化設備與數字化管理下更加暢通無阻。

大量的數據可以輕松存儲到小小的U盤中，攜帶更加的方便快捷。現階段，在各個領域已經廣泛應用了電子技術與互聯網技術，所以，醫院應制定一套電子檔案管理體系，不僅保證了檔案信息的時效性，還可以保證信息的真實性，并且還可以保證信息不易丟失。

（二）加強檔案管理人員對檔案管理的重視

醫院檔案管理人員應明確檔案管理的價值與意義，加強對檔案管理工作的重視，以此來提高醫院檔案管理工作的效率與質量。在檔案管理工作開展過程中，工作人員必須對本職工作熱愛，這是一門要求認真、有耐心的工作，在面對工作中出現的問題時，還應秉承忠于職守的優秀品質、高度的責任感、認真負責的做事風格以及有耐心解決問題的態度，并具有快速學習的能力以及較強的專業知識，進而滿足檔案管理工作的需求。

除此之外，醫院應定期抽查檔案內容，建立檔案管理監督制度，實行獎懲制度，檢查檔案管理人員的工作質量，讓檔案管理人員全身心投入工作當中，對檔案管理的整體與收集工作更加重視，從而提供有力的支持，促進檔案收集管理的信息化發展。

（三）做好檔案的信息保護工作

在檔案管理工作中，信息化技術給其帶來使得的同時，也會埋下一些隱患。在數據庫中保存檔案信息時，若數據丟失、錯誤或程序出錯，就會無法改變。同時，在互聯網的普及下，檔案也會受到網絡病毒、漏洞等諸多因素的威脅，并會造成一定損失。

因此，對于檔案信息的保護工作，醫院也應加強重視，一方面，為了讓檔案信息保存的更加可靠、安全，醫院應加大開發防火墻技術的力度；另一方面，電子檔案管理者應對自身的職責進行明確，加強對檔案的保護，將檔案管理工作盡最大能力做好。

（四）實現檔案管理現代化

1.檔案查詢管理子系統

在工作人員查詢檔案過程中，檔案查詢管理子系統可以為工作人員提供檔案的出庫指令和檔案目錄，從而交給工作人員更加準確的檔案信息。

2.檔案儲存管理子系統

其不僅能對出入檔案庫的資料進行精準定位，還可以對所存檔案進行自動管理、分配、編號，既實現了檔案的動態化管理，又提高了檔案管理的工作效率。

3.檔案安全管理子系統

保證檔案的安全性就是此項工作的主要作用，在保管檔案時，通過現代化電子安全技術，可以保證檔案的安全性，這一系統中存在監控系統，系統在察覺工作人員違法操作檔案時，就會自動報警，從而實現對檔案的安全管理。

4.檔案銷毀管理子系統

對失去價值的檔案進行銷毀，就是檔案銷毀管理子系統的主要工作。檔案在入庫時，都會設有管理時間，當到達這個時間時，檔案銷毀管理子系統就會自動運行銷毀或提醒工作人員對檔案進行及時銷毀。

五、結束語

綜上所述，隨著新一輪醫改政策的不斷推進，醫院管理人員應加強重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的創新力度，充分利用現代化管理技術，提高工作人員的專業素質，做好檔案的信息保護工作，從而使醫院檔案的作用與價值可以最大化發揮出來。