企業數字檔案室建設的實踐與思考

單冰轍

（中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司，北京 100024）

隨著信息技術的飛速發展，數字化、網絡化、信息化深刻地影響著檔案工作的發展。當數字檔案信息成為館藏檔案的主要構成部分時，檔案部門必須順應工作發展的變化,創新管理模式，提供更加科學有效的服務，數字檔案室建設勢在必行。

一、企業數字檔案室的建設得到各層級的大力支持

（1） 國家檔案局已經對企業數字檔案館（室）建設做出了明確的部署，出臺文件及指南對企業建設數字檔案館（室）建設的目標、原則、內容等進行了詳細設計，為企業建設數字檔案館（室）提供了堅實的建設依據。

（2） 筆者所在的中國電力建設集團有限公司連續下發了文件，對集團下屬各子企業數字檔案館(室)建設做出了部署安排及有針對性的、可操作性的指導，全面推進成員企業數字檔案館室建設，并邀請國家檔案局專家對部分檔案人員進行培訓，進一步指導數字檔案館室建設。

（3） 企業信息化建設日漸成熟，實際利用需求需要建設數字化檔案館。隨著網絡技術的發展，檔案管理工作基本實現了由檔案實體管理向檔案信息化管理的轉變。檔案工作的在線歸檔、瀏覽、查詢利用的方式已經趨于完善，檔案管理人員要充分理解檔案利用者的訴求，最大限度地實現檔案數字資源的共享，提供高效快捷的檔案收集、歸檔、整理、利用途徑。

二、數字化檔案館建設的途徑

（1） 存量檔案數字化。數字檔案室建設的基本要求之一是要運用現代技術和設備對傳統紙質檔案進行信息化處理，使之成為能夠進行檔案全過程管理并通過網絡實現共享利用的數字化檔案。因此，對存量檔案進行數字化是數字檔案室建設的第一步。存量檔案數字化，主要是通過對紙質檔案、音像檔案等傳統載體檔案進行數字化加工，以實現檔案實體的虛擬化。其中，對紙質檔案進行數字化，先利用掃描儀等設備形成紙質檔案的數字圖像，然后運用OCR等識別技術生成一套雙層PDF格式數字副本或TXT格式數字副本；對微縮膠片、照片、錄音、錄像等檔案進行數字化，先對其進行壓縮，以統一的數字形式進行管理，并按照國家相關標準規范，建立數字檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫和專題數據庫。我公司已經完成館藏重要建設工程檔案中的圖紙、文字報告部分的數字化加工工作，為數字化檔案館建設奠定了基礎。

（2） 增量檔案電子化。增量檔案電子化就是在辦公系統、生產系統中直接形成電子文件，在實現前端控制和全程管理的基礎上，將檔案管理系統與辦公系統、生產系統有效對接，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準的規定，使電子文件滿足真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。增量檔案電子化目前還有很多技術難點及銜接問題。技術難點如文件格式自動裝換、元數據等信息自動捕獲等。銜接問題主要是如何實現有效的前端控制，如何實現辦公系統、生產系統與檔案管理系統的有效對接。我公司采用定制開發檔案辦公系統的方式，使檔案辦公系統與公司辦公系統、生產系統有效連接，實現電子文件的收集、歸檔、利用一體化。

三、企業建立數字化檔案室存在的問題及對策

（1） 重視程度不高，目前部分企業對于建設數字檔案室存在重視程度不高的問題。其一，單位領導不重視，認為建設數字檔案室意義不大、實用性不強；其二，檔案管理工作者自身不重視，由于部分企業的檔案管理工作者年紀較大，工作觀念墨守成規，不愿學習新的信息技術，對建設數字檔案室積極性不高。要做好數字化檔案室建設就必須讓領導重視和支持，使其真正了解該項工作，提高認識，并納入企業信息化建設的總體規劃中，從人力、物力、財力上保證此項工作的順利開展。

（2） 建設數字化檔案室需要配備有一支高素質的人才隊伍。檔案管理人員除具有檔案專業及相關管理知識外，還要掌握現代信息技術和網絡技術，才能滿足數字化檔案館建設的需求，做好供需分析，實現具體功能。要積極引進適合的檔案管理人才，加強對業務骨干有針對性的培訓和繼續教育。

總之，數字化檔案館建設不能僅憑檔案管理人員的一己之力，一時之功，要緊密圍繞組織建設、設施建設、系統建設、檔案資源建設、保障體系建設、人才建設開展實施工作。