大數據思維與檔案信息化建設路徑

摘 要：信息經濟時代，信息技術是一項重要的生產力，能夠降低人工耗能，提升某一行業的生產質量和生產效率。具體到檔案管理領域，信息技術能夠幫助單位節省檔案經費開支，創新單位檔案管理的方式，推動檔案管理朝著智慧化、信息化和科學化的方向發展。大數據思維是一種數據處理思維，即運用一定的信息技術對檔案予以數據化處理，實現檔案的集成化管理。本文立足于信息經濟時代背景，闡述大數據思維與檔案信息化的融合，以期能夠實現信息技術效用的最大化，推動檔案信息化建設又好又快發展。

關鍵詞：大數據思維；紙質檔案；電子檔案；路徑

1 基本理論概述

大數據思維是一種數據收集思維、數據處理思維和數據分析思維。具體到檔案信息化建設中，主要是指將單位所有紙質檔案進行數據化管理，實現檔案的無紙化管理、無紙化辦公和無紙化服務。大數據思維符合檔案未來發展方向，是檔案管理人員管好檔案和用好檔案的必然要求[1]。首先，傳統檔案管理傾向于紙質化管理，不僅對單位檔案管理環境要求度交高，而且容易在檔案交換中失真。同時，較之電子化檔案，紙質檔案的“壽命”較短，容易受到人為因素和自然因素的破壞。其次，辦公自動化使得單位產生了大量的電子文件，電子文件可以直接規整為數字檔案。如果繼續采用“雙軌制”的檔案管理模式，即紙質檔案管理與電子檔案管理并重的模式，不僅會增加檔案管理人員的工作量和工作負擔，也會增加單位各項人力、物力和財力開支，不利于單位檔案建設的可持續發展。最后，未來檔案管理會朝著智能化、信息化和科學化的方向發展。單位只有打好檔案信息化建設的基礎，才能更好的面對未來檔案事業的變化。綜上所述，無論是從單位檔案工作角度，還是從時代發展角度來看，檔案管理人員樹立大數據思維，運用信息化技術對檔案進行管理已成為一種趨勢。檔案管理人員只有抓住時代發展機遇，才能更好地面對未來復雜的檔案管理環境。

2 大數據思維對檔案管理的影響

2.1 對檔案收集的影響

在大數據管理環境中，檔案管理人員收集檔案的來源有兩個：一是各種紙質信息資源。檔案管理人員對紙質信息資源進行收集并成檔后，利用掃描儀器對其進行數字化處理，將其轉化為格式統一的電子數據檔案。而是各種電子信息資源。檔案管理人員對電子信息資源進行收集并成檔后，利用計算機將其轉化為統一的格式[2]。在大數據時代，檔案管理人員注重實效性和自動化的同時，必須加強檔案規范化管理，制定相關規章制度，明確電子檔案歸檔流程和歸檔格式。

2.2 對檔案存儲的影響

在大數據管理環境中，所有的電子檔案都被儲存在硬盤或者云端網盤上。單位無須提供大型檔案管理場所來對檔案進行專門化管理。同時，單位在開展檔案備份工作時，也只需要通過計算機技術，就能輕松實現檔案的備份，延長了檔案“壽命”。單位根據檔案資源數量的變化，及時更新相關的計算機硬件設施和軟件系統，就能不斷擴充檔案存儲的容量，進而大大減少檔案管理的運營成本、人力成本和資金成本，節省單位檔案經費。

2.3 對檔案利用的影響

在大數據環境中，檔案以電子數據的形式存在。這就決定了檔案傳輸速度得到加快，檔案需求主體利用互聯網技術就能實現檔案查閱和檔案借用，提高了檔案流通率和利用率。大數據技術改變了檔案服務方式，提升了檔案管理部門的重要性。同時，檔案需求主體能夠及時享受到更為優質的檔案服務，對檔案管理部門的滿意感和認同感提升。

3 大數據思維與檔案信息化建設路徑

3.1 利用大數據技術加強檔案信息化

一方面，單位應當將紙質檔案進行集中化數據處理，除了必須以紙質形式存在的檔案外，對其他檔案進行數據化轉化，將檔案轉化為統一的電子格式，實現紙質檔案與電子檔案的集中管理，減少單位因管理紙質檔案和備份紙質檔案所利用的開支。為此，單位應當購置高速電子掃描儀，集中對紙質檔案進行數字化錄入。另一方面，單位應當利用大數據技術，對檔案進行電子化著錄和編目，提高檔案檢索效率，便于相關主體查找檔案。

3.2 利用大數據技術加強檔案安全

近幾年來，檔案信息化建設取得突出成就的背后，也出現了一系列檔案泄密事件。許多檔案的社會價值和經濟價值明顯，一旦發生了泄密事件、損毀事件和遺失事件，就會導致大量的損失。例如，房產檔案、財務檔案和人事檔案中的內容較為珍貴，一旦被不法分子所竊取或盜用，勢必會影響相關權利人的利益。為此，單位必須利用大數據技術來加強信息化環境下的檔案安全管理。首先，單位可以利用數據共識技術、數據加密算法和數據點對點技術來加強檔案安全。其次，單位可以設置相關的數字簽名，即必須有相關權利人數字簽名，才能對檔案進行改動和借閱。最后，單位可以利用大數據技術對電子檔案進行壓縮處理，并上傳到云儲存終端當中，做好電子檔案備份工作，增強單位事后防控能力。在檔案遭到破壞時，單位可以從云儲存端下載相關檔案資源，確保檔案真實、可靠。

3.3 以人為本，優化人才隊伍

人才是單位發展的核心。單位只有擁有一支檔案管理經驗強、信息技術運用能力強的人才隊伍，才能真正用好各項信息技術，真正推動單位檔案事業的前進。首先，單位應當搭建科學的培訓體系，豐富培訓內容。單位在設置培訓內容時，應當加強計算機技術、互聯網技術以及自媒體技術所占的比重，提升管理人員運用相關信息技術的能力。同時，單位應當提升檔案管理人員使用軟硬件設施的能力，確保人力資源與物力資源相匹配。其次，單位應當定期選拔相關工作人員到上級檔案管理部門、其他單位檔案管理部門和檔案館進行交流學習，汲取其他單位的管理經驗，借鑒并移植其他單位的檔案管理模式，提升檔案管理人員的實踐工作能力。最后，單位應當開展以大數據為主題的專向培訓活動，培養檔案管理人員的創新思維、檔案思維和創新思維，實現信息技術與單位檔案管理機制的有機結合。

3.4 加強大數據技術與其他信息技術的融合

單位可以打造線上檔案服務平臺。單位可以將大數據技術和互聯網技術融入到本單位檔案管理系統當中，實現檔案管理系統與網絡管理系統的互通。由單位在相關的網站、智能手機APP以及微信公眾號上開發檔案服務系統，在線上為公眾和其他檔案需求主體提供檔案存儲、檔案檢索和檔案調用服務。單位在打造線上檔案服務平臺時，應當注意安全問題和操作流程問題，提高風險應對能力的同時，優化檔案服務界面，為檔案需求主體提供更為優質的檔案服務。

4 結束語

現階段，信息技術應用到了社會生產生活中的各個領域，信息技術改變了人們思考問題和解決問題的方式。信息經濟時代的到來不僅僅意味著信息資源的增多，更意味著檔案資源的增多。如何在海量的檔案資源中快速尋找出有價值的檔案，事關單位檔案經費開支和檔案服務效率。檔案管理人員必須用發展的眼光看問題，從提升單位經濟效益和社會效益的視角出發，用大數據思維武裝頭腦，提升管理效率。未來區塊鏈技術、人工智能技術和大數據技術的進一步發展，會使得檔案管理朝著更智能化的方向發展。在這種背景下，檔案管理人員只有抓住時代機遇，夯實單位檔案信息化建設的基礎，才能確保單位不與時代發展脫軌。

參考文獻

[1]申夢超.大數據環境下檔案信息資源的整合與服務[J].機電兵船檔案，2018（06）：52-54.

[2]卞咸杰.大數據時代檔案信息資源共享平臺數據交互服務的研究[J].浙江檔案，2018（11）：15-17.

作者簡介

莊瑞弋（1978-），女，上海市靜安人，本科，畢業于重慶大學，中級檔案，研究方向：檔案管理。