芻議檔案管理存在的問題及應對

路艷花

摘 要：檔案既是歷史的記錄者，同時也是未來的指引者，相關人員通過對檔案的查閱可以對各項工作未來的發展做出科學的規劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。隨著現代社會的飛速發展，檔案管理工作也愈來愈受重視。本文是筆者在管理檔案的二十幾年的工作當中，對檔案管理現狀、解決問題的對策、如何檔案管理工作進行探析，以期能在今后的工作當中，做好新時期的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；現狀；應對措施

隨著新時期、新時代的全面發展與進步，檔案管理工作也愈來愈受重視。在我管理檔案的二十幾年工作當中，我個人認為，檔案管理存在的一些不容忽視的問題給各項工作的有序發展帶來許多的不利影響。下面，是我個人的一些粗淺的認識。

1 目前檔案管理工作的現狀

1.1 對檔案管理的重視程度不夠

一直以來，有相當一部分人包括部分單位的領導干部，包括檔案員本身對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文書的事務性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行。沒有認識到檔案管理對各項工作規范管理，提高工作效率，提升各項工作快速發展的重要作用。

1.2 對檔案管理的投資力度不大

由于對檔案管理的重視程度不夠，導致檔案管理的一些設施、信息化系統配備不到位，投資力度欠缺。一些單位不愿投資、不想投資，也感覺沒必要花“大價錢”來投資；檔案管理必備的設備設施配置不夠，已有設備也較為落后，一直保留著原始的檔案管理模式；檔案室面積較小，甚至是其他科室與檔案室合并使用；硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。

1.3 對檔案管理的人員要求不高

由于對檔案管理重視程度不夠，導致對檔案管理人員要求也有所降低。個別單位認為，只要能識字會寫字就夠了，而且檔案管理兼顧上就行了。致使現在的檔案管理均是兼職，大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，且所有兼職檔案人員都是以其他工作為主，檔案工作為輔。

2 解決檔案管理現狀的對策

2.1 不斷完善檔案管理工作體制

一是建立完善的管理體制。在新形勢下對檔案管理工作時效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。二是構建完善的檔案管理制度。在管理制度中應當明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度等等，將每一個工作制度進行細化，保證檔案管理工作逐步走向規范化、制度化。三是加強監督管理工作。建立相應的監督體系，為檔案管理工作趨于合理化、規范化、科學化提供有效的保障。

2.2 不斷加快檔案管理信息化的進程

首先，加大對檔案管理工作信息化相關的硬件設備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進數字檔案室的建設；其次，充分發揮互聯網技術的優點，在軟件方面，選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現檔案數字化管理。第三，完善多媒體檔案庫，加大電子數據的收集，不斷開展影像、錄音與視頻等數字化工作，豐富檔案資源。

2.3 不斷提高檔案管理人員的專業水平

一是提高工作人員的業務素質。在現代社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理工作者不僅要有豐富的業務知識和較強的業務技能，還要熟悉對計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。二是確立專職檔案管理崗位。配備專業檔案管理人員，加強對相關檔案管理人員進行專業技術、專業化的培訓，加強其對信息化技術的熟悉程度，以適應新形勢下檔案工作發展的需要。三是提高檔案管理人員的待遇。建議出臺相關政策，對專業檔案管理人員的資格進行國家認證同時，提高專業檔案管理人員的政治、經濟待遇。四是提高對檔案工作認識。檔案管理工作人員自身要提高檔案管理的認知水平，增強職業責任感；要加強學習，注重自身素質的提高，掌握先進的科學管理方法，強化職業技能的訓練，同時要加強責任意識，調動工作積極性。

3 做好新形勢下的檔案管理工作

面對新時期檔案管理工作的需要，如何履行檔案管理人員的責任與擔當，如何做好新形勢下的檔案管理工作呢？筆者認為：

3.1 做好檔案管理，提高領導重視程度

作為檔案管理人員來說，第一要敢于擔當，充分發揮自身的主觀能動性。以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視，提高關注度。第二要愛崗敬業，使領導認可檔案管理工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。第三要積極宣傳，使領導增強檔案意識。個別領導對檔案工作重視不夠，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的。第四要努力服務，為使各項工作健康有序發展，及時地提供信息。使檔案發揮其不可估量的作用，從而更好地為單位的發展服務。

3.2 做好檔案管理，提高專業知識水平

要加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。要掌握管理技能。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。要提升業務素養。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要發揮自身主動性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。其次要接受繼續教育，充分認識到檔案人員繼續提升自身素質在檔案事業發展中的重要作用和實際意義。再次，要認識到檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員素質的不斷提高。

3.3 做好檔案管理，建立完善相關制度

一是要明確檔案工作的管理權限。檔案管理工作中要想做到“各司其職、各盡其責、人盡其才、才盡其用”，應當對檔案工作的職責進行劃分，明確檔案部門、檔案工作領導、檔案人員的管理權限。二是要完善檔案管理的工作制度。根據檔案管理工作的各個環節的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，檔案歸檔環節要有歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、控制歸檔數量等具體要求；檔案利用環節要明確檔案利用的方式、方法、規定查閱檔案的權限和審批手續等。三是要強化檔案執法的監督機制?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》的頒布給檔案管理工作提供了法律依據，也給檔案執法監督工作提供了法律保障。檔案管理工作在進一步強化檔案執法的監督檢查機制同時，相應建立一支政治強、業務精、作風好的檔案執法隊伍，確保有崗、有位、有責，完善激勵機制，調動檔案管理工作的積極性。

新時期檔案工作的地位和作用日益突出，作為眾多檔案管理工作人員中的一員，只有進一步加強業務學習，提升個人素養，不斷增強檔案責任意識、創新意識和服務意識，才能全力推進檔案事業不斷向前發展。