“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來使信息技術(shù)的應(yīng)用范圍更廣、效果更加理想。在這種時代下，學(xué)校也在積極的落實信息化建設(shè)，特別是學(xué)校的檔案管理工作，檔案管理從單一、粗獷的管理模式發(fā)展為信息化管理，這是未來學(xué)校檔案管理發(fā)展的重要趨勢，必須要提高重視程度。基于此，本次研究主要分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)情況，給出科學(xué)化的建設(shè)策略以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案在學(xué)校管理中的地位和作用是不可忽視的，能夠為學(xué)校各項工作開展以及未來發(fā)展、建設(shè)提供科學(xué)的參考。為此學(xué)校檔案管理人員要提高檔案管理工作的重視程度，優(yōu)化管理思路與方法，使檔案管理工作的效率水平得到提升，更好的促進學(xué)校的持續(xù)發(fā)展進步。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，學(xué)校要積極引用信息化的管理理念與方法，認識到傳統(tǒng)管理方法的不足，全面提高學(xué)校檔案管理的數(shù)字化、信息化水平。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢分析

首先，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)就是利用電子計算機技術(shù)對原始的檔案資料進行處理，并利用光盤、硬盤等介質(zhì)儲存起來，這種管理方式下，檔案的儲存數(shù)量是比較大的，處理速度更快，同時可以長時間保存，查閱更加快速便利，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法達到的。檔案管理的信息化使文檔也實現(xiàn)了一體化的建設(shè)，紙質(zhì)檔案與電子文件并存，為查閱者提供更加便利的查詢、閱讀、使用等服務(wù)[1]。

其次，隨著學(xué)校檔案管理水平以及信息化系統(tǒng)的優(yōu)化，人員的素質(zhì)水平也面臨著較高的要求。雖然學(xué)校個別管理人員的知識陳舊、結(jié)構(gòu)不合理，但是大部分檔案管理人才還是具備專業(yè)的知識與能力的，可以獨當一面，能夠在檔案管理中發(fā)揮自身優(yōu)勢才能，為檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻。在檔案管理信息化建設(shè)中，只要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，上下級共同努力，一定會使檔案管理信息化達到理想建設(shè)高度。

最后，在對檔案管理進行信息化建設(shè)時，可以依據(jù)地區(qū)、學(xué)校建立局域網(wǎng)、電子文件數(shù)據(jù)管理中心等，這是十分顯著的優(yōu)勢。學(xué)校建立自己的檔案網(wǎng)站能夠為政府部門、教育管理部門以及社會各界的檔案利用提供快捷服務(wù)，學(xué)校在網(wǎng)站上提供有限制性或者非保密的電子文件查詢、使用服務(wù)，保證優(yōu)質(zhì)學(xué)校教育資源的共享。此外，隨著檔案管理的信息化水平的提高，學(xué)校工作的管理情況可以被公開，通過網(wǎng)絡(luò)征集社會各界人士對學(xué)校發(fā)展的想法與建議[2]，充分發(fā)揮群眾監(jiān)督作用，使學(xué)校檔案管理工作有序推進，并得到更好的優(yōu)化與完善。

2 互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高管理效果

目前學(xué)校檔案信息管理是依靠先進技術(shù)設(shè)備以及理念進行的，為使信息技術(shù)的作用在檔案管理工作中充分體現(xiàn)，就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，積極創(chuàng)新，落實考核制度，保證管理工作的嚴謹科學(xué)，同時積極維護信息化管理系統(tǒng)。學(xué)校檔案管理工作的開展需要以高效率、便利性為原則，科學(xué)配置管理任務(wù)，保證檔案管理方法滿足學(xué)校的實際情況，提高學(xué)校物力、人力等資源的利用率，讓學(xué)校的檔案管理信息化水平達到理想的狀態(tài)。

2.2 增加投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的順利實現(xiàn)，需要有良好的基礎(chǔ)設(shè)施為前提。為此學(xué)校要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，配備相關(guān)的硬件設(shè)備，如儲存器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及數(shù)碼攝像機等[3]。同時進一步規(guī)范檔案信息管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件需要具備檔案收集、儲存、歸檔、整理、編目、檢索以及利用等功能，并滿足不同硬件平臺以及操作系統(tǒng)的運行需要，還可以與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換與連接。

2.3 統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，健全管理標準

檔案管理信息化的前提是檔案形式的信息化，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化是需要一定時間的，由于學(xué)校檔案的種類不同，因此電子文檔的種類也是不同的。如今在功能、結(jié)構(gòu)上，文檔管理一體化系統(tǒng)也是有差異的，所以不能共享數(shù)字化檔案資源，加之其通用、開放性的限制，檔案管理就容易出現(xiàn)各種問題，如學(xué)校使用一款軟件不久就發(fā)現(xiàn)了問題，這就需要重新編制，或者直接放棄使用，勢必會造成檔案資源的嚴重浪費，也在一定程度上影響了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的決心，并對檔案管理人員的工作積極性產(chǎn)生不利影響。所以為提高數(shù)字檔案的兼容性以及規(guī)范性，必須要有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范以及格式標準，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與目的，使管理程序更加規(guī)范標準，定期將檔案管理的內(nèi)容進行公示，在學(xué)校其他人員的監(jiān)督下進一步完善檔案管理系統(tǒng)。

2.4 發(fā)揮安全技術(shù)優(yōu)勢，維護檔案安全

學(xué)校檔案中涉及到很多教師的科研成果、學(xué)校文書以及榮譽檔案等，這些具有很高的價值，所以在檔案管理時需要高度重視。檔案管理信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等，而網(wǎng)絡(luò)的虛擬性、開放性使其具有很強的不安全性，所以檔案管理信息化建設(shè)中，安全風險也是不可避免的。所以要充分發(fā)揮安全技術(shù)的優(yōu)勢，維護檔案安全。可以使用加密技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、防病毒入侵技術(shù)等[4]，提高檔案管理安全性。此外還需要建立異地備份制度，做好備份工作，避免重大災(zāi)害破壞檔案，導(dǎo)致?lián)p失嚴重，無法彌補。學(xué)校中重要的電子檔案要將同質(zhì)備份與異質(zhì)備份結(jié)合起來，將檔案變成縮微品，長久保存。開展學(xué)校檔案安全管理工作時，需要有大量的財力、人力作為支持，為此學(xué)校建立專門的檔案保密系統(tǒng)，提供專門的技術(shù)人員對檔案安全系統(tǒng)進行檢查維護，保證檔案管理的安全、可靠。

2.5 組織人員培訓(xùn)，提高管理人員能力

不論何種工作，人員的能力作用都是極為重要的。在學(xué)校檔案管理中，管理人員的能力將直接影響信息化建設(shè)的效果。人才是學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)者，也是檔案信息化資源與用戶連接的重要渠道，所以要定期組織檔案管理人員進行集中培訓(xùn)，營造良好的培訓(xùn)氛圍，使管理人員掌握更加先進的檔案管理知識以及信息化技術(shù)，并樹立終身學(xué)習(xí)的理念，在工作中學(xué)習(xí)，做到學(xué)以致用，全面提高檔案管理人員的能力水平。此外鼓勵管理人員到計算機室中進行專業(yè)化的檔案信息整理操作，提高信息化實踐的重視程度。同時檔案管理部門積極與人事部門的交流，積極引進高素質(zhì)水平的復(fù)合型人才，使檔案管理有充足、高質(zhì)量的后備人才。

3 結(jié)語

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，信息化建設(shè)得到高度重視，學(xué)校檔案管理也開始逐步落實信息化建設(shè)這一內(nèi)容，如果這一工作取得良好的效果，將給學(xué)校各項工作的開展以及未來的發(fā)展方向提供良好的支持。為此必須要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，采取科學(xué)化的建設(shè)策略，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮來，保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)落實到實處。

參考文獻

[1]吳麗麗.淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理信息化建設(shè)[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2018（03）：188.

[2]陳麗冰.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國高新區(qū)，2018（01）：74.

[3]劉國芝，沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：106.

[4]張麗波.互聯(lián)網(wǎng)時代信息化建設(shè)上面臨的問題及對策——基于檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2017（18）：96-97.

作者簡介

楊瑩（1985-），女，漢族，上海市人，本科，初級，上海市嘉定區(qū)朱橋?qū)W校，檔案管理，研究方向：學(xué)校檔案管理