新時期開展中小學檔案 管理工作的措施淺談

摘 要：中小學檔案記錄了學校的章程、學校的歷史、學校的工作開展狀況、德育工作記錄、職工檔案以及黨政檔案等。中小學檔案還具有參考以及憑證兩方面的應用作用，因此做好中小學檔案管理工作具有十分重要的意義。目前，在中小學檔案管理工作中還存在一些不足之處，因此相關工作人員應對其及時進行解決，創新與完善現有的中小學檔案管理工作模式，充分發揮其應有的功效。本文探討了新時期開展中小學檔案管理工作的有效方式。

關鍵詞：新時期；中小學；檔案管理；方式

中小學檔案包含學校在科研、教學以及管理等工作中所形成的聲像、文字以及圖表信息。構建完善的中小學檔案管理工作模式有利于對檔案的使用以及查閱，從而對中小學進行合理有效的管理。現如今，越來越多的中小學已經意識到檔案管理工作的重要性，并進行了一定程度的優化與改進，但仍存在一些問題。例如，沒有設置專門的校園檔案管理工作室以及管理柜，導致在使用檔案以及閱覽檔案的過程中容易造成丟失以及損壞的現象。其次，檔案管理工作模式較為落后，導致檔案管理工作的開展受到了一些阻礙。因此對中小學檔案管理工作進行創新以及完善具有十分重要的意義。

一、 目前中小學檔案管理工作現狀

近年來，越來越多的中小學已經意識到檔案管理工作的重要性，并對其工作模式進行了優化與創新，但在實際工作過程中還存在一些不足之處。首先，校領導對檔案管理工作不夠重視。目前，很多中小學校領導對于檔案管理工作的理解不夠，認為學校檔案在日常管理學校的過程中不能起到相應的作用，因此對檔案管理工作較為忽視，沒有配備專業的工作人員對學校檔案進行科學管理。其次，檔案管理基礎設施不足。由于大多中小學校領導對于檔案管理工作較為忽視，因此在對檔案進行管理的過程中沒有配備專業的學校檔案管理室以及檔案管理柜。僅僅是在學校中找閑置的教室或者不用的柜子放置學校檔案，同時也沒有使用相應的保護措施對紙質檔案進行有效保護，導致一些檔案出現損壞以及丟失的現象。第三，檔案容易發生丟失現象。由于沒有設置專門的檔案放置地點，導致檔案的管理力度不夠，并且人事檔案、德育檔案以及教學檔案的存放地點較為分散，容易出現借閱人員沒有按時歸還的現象，同時由于學校領導的不重視，導致檔案管理模式較為松散，在對檔案進行借閱、歸還時的手續不足，導致檔案丟失的現象時有發生。第四，檔案管理技術較為落后。現如今，信息技術快速發展，使相應的高科技技術在實際生活與工作中得到廣泛應用。但目前大多中小學在記錄檔案的過程中仍然使用紙質的手寫檔案，因此導致檔案內容出現規格不統一以及字跡不工整的現象，一旦出現丟失的現象，很難將其找回。同時由于檔案管理工作中的技術、人員以及設備不足，使檔案管理工作的信息化程度較低。最后，相關工作人員數量不足。目前，大多中小學在對檔案進行管理的過程中沒有配備專業的檔案管理人員，大多由課程較少的老師對學校檔案進行管理，而由于其相關專業知識較少，使得檔案管理工作的效率更低。

二、 新時期開展中小學檔案管理工作的措施

（一） 構建專業的檔案管理制度

對中小學檔案管理工作進行有效完善與創新的前提便是改變校領導對檔案管理工作的看法，同時構建專業的檔案管理制度，使學校全體教職工可以認識到學校檔案的重要性，使其形成自覺保護學校檔案的習慣。而構建專業的檔案管理制度，應注重以下幾方面問題：首先，應強化安全防范工作。學校管理人員應針對檔案的易損性構建科學合理的安全防范制度，同時配備專業的工作人員對檔案安全進行負責。檔案室應配備防盜門窗等安全設施，相關人員在出入檔案室時都應關好門窗，及時斷電。由于紙質檔案容易發生受潮的現象，所以在檔案管理室不能設置水源，并且要配備相應的滅火器。其次，對檔案室的室內條件進行合理規范，要求相關工作人員做到物品擺放整齊，同時不帶無關物品以及人員出入檔案室，還應做好防曬保護工作。第三，提高檔案管理工作人員的專業水平。專業的檔案管理人員對于檔案管理工作來說具有十分重要的意義，因此學校管理人員應對現有的檔案管理工作人員進行專業技能培訓，使其形成良好的服務意識，同時熟練掌握高效率的檔案管理技巧。最后，將檔案進行科學分類。由于學校檔案的種類較為繁多，為了提高檔案管理工作的效率以及使用檔案的效率，相關工作人員應對檔案進行區分，并分類管理，從而提高工作效率以及工作質量。

（二） 將中小學檔案管理工作信息化

當前，越來越多的中小學在使用信息化技術建設數字化校園，實現日常工作的信息化。可利用這一技術構建統一的檔案數據平臺，促使檔案儲存工作以高效率進行。同時，檔案管理人員還應使用專業軟件利用互聯網實現檔案數據的快速整理與搜索。而統一的檔案數據平臺還應包含轉換信息數據、編排、檢索以及快速識別等功能，利用科學有效的方式實現檔案的信息化管理。

三、 結語

中小學檔案包含了職工檔案、德育檔案以及學校歷史，這些內容對學校的日常管理工作起到了十分重要的作用。因此，中小學校領導應積極重視檔案管理工作，構建科學合理的檔案管理體系，對相關工作人員進行定期培訓，提高其專業技能水平，從而對現有的檔案管理工作進行完善與創新，提高工作效率以及工作質量。

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作者簡介：

陳梁，山東省鄒城市，鄒城市匡衡路小學。