淺談項目管理在企業慶典活動組織中的應用

摘 要：在現代企業運行過程中，慶典活動的組織是一項復雜而艱巨的工作，同時，也具有十分重要的地位和作用。慶典活動的成功組織能夠塑造企業文化、提升企業形象及社會影響力，從某種程度上也對員工隊伍的凝聚力發揮著積極而重要的作用。在大型慶典活動的組織工作中，可以引入項目管理的方法，從而實現項目管理與組織企業慶典活動相結合，規范企業慶典活動的組織過程，提升企業的社會美譽度，展示企業實力，實現企業又好又快的發展。

關鍵詞：項目管理;慶典活動;企業文化

企業的慶典活動是一項有目的、有計劃、有步驟組織的協調活動。對于現代企業來說，慶典活動的成功組織和實施對企業文化的塑造和員工隊伍的建設發揮著重要而積極的作用。為了進一步提升企業形象，大多企業會選擇在發展的特殊時間點和關鍵點，例如企業上市或周年慶，新產品推介等時期，借助慶典活動的形式來擴大社會影響力，通過引導職工參與活動來增強企業員工團隊的凝聚力。

但是隨著企業規模的不斷壯大，員工數量逐漸增多，管理日趨規范，標準持續提高，企業組織各類慶典活動的數量越來越多，涉及面越來越廣，形式也越來越豐富，與此同時，組織的難度也不斷增大。

為了使企業慶典活動在組織過程愈加規范，讓組織方的工作人員能各司其職，緊密配合、流暢完美地執行慶典活動的整個流程，有必要引入更為先進的活動管理模式來助力活動組織方各項工作的有序開展。

一、企業慶典活動組織過程存在的問題

當前，企業慶典活動組織過程中暴露出的難點比較集中，究其根本原因，大多是由于慶典活動愈加大型化、數量模式逐漸增多和組織方的專業程度不匹配導致的。活動規模的大型化，要求組織方有更加豐富的經驗，更加專業的團隊，更加完善的籌備計劃和更加流暢的活動流程;而對大多數企業來講，比較難以同時滿足以上條件。一般容易出現以下幾個方面的問題：

1.組織經驗欠缺

企業慶典活動的組織方一般均是由內部抽調人員組成，組織方大多為非專業出身，對慶典活動的了解和認知不夠深入，考慮活動細節及突出問題也不夠全面，整個過程基本都是在摸著石頭過河。組織過程中，難免會出現各種各樣的紕漏，給活動開展造成困難和負面影響。

2.職責分配不清，實施過程混亂

隨著慶典活動越來越大型化，使用的工作人員越來越多，組織方的兼職化，職責互相交叉等因素，往往使職責分配達不到權責明晰、任務細化，導致大多數工作人員人浮于事，實施過程差強人意，活動難以順利推進。

3.前期調研不充分，籌備不全面

對于慶典活動的組織，最主要的目的便是要達到良好的效果，說白了，就是企業把錢花了，就需要有成效。那么，慶典活動的基調和主旨尤為重要。因此，前期籌備工作的調研和論證必不可少。作為企業的組織者，往往忽略了這一環節，接到任務盲目實施，輕方案、重過程，導致組織過程反復，影響活動開展。企業與社會化慶典不同的是，企業經費有限，組織人員在籌備過程顧慮也較多，最終會弱化籌備工作，活動達不到預期的效果。

4.經費預算易超支

由于組織方經驗的不足和籌備不充分等因素，沒有對活動過程進行全流程的考量計劃，也無法對各分支的支出做出較詳細的預算。所以在活動實施過程中，時常會有臨時性的額外支出，也會發生返工誤時費等，最終在活動結算時出現超支現象。容易造成的超支主要有以下幾個方面，一是慶典活動人員預計不準;二是物資準備不足，臨時購買;三是物資超出計劃，造成浪費;四是費用控制不細;五是臨時變更，多次調整計劃造成的支出增加。

5.管理理念和模式陳舊

現代企業管理整體理念較落后，尤其是國有企業管理模式陳舊，現有的管理模式和文化氛圍導致組織者創新不足，企業慶典活動的質量下降。

（1）企業管理者懈怠

企業慶典活動的組織主要是企業管理者，但一些企業管理者，尤其是中層管理者，喜歡做表面文章，喜歡向高層領導邀功請賞，工作起來慢慢吞吞卻忙忙碌碌。這對組織慶典活動有較大的傷害，因為慶典活動是一項中短期的工作，一般都有明確的時間節點，需要比較快、比較流暢的工作節奏。如果總是喜歡磨洋工，很難做到計劃統籌有力，那就必然做不好一場慶典活動。

（2）工作思路老套

工作思路的老套與企業封閉式的管理是分不開的。在活動執行過程中，企業管理者喜歡按部就班，不愿創新思維，傾向于用老經驗、老辦法，用不求有功但求無過的思路推進慶典活動，閉門造車必然會產生不必要的人力、物力和財力的浪費，從而也辦不出高質量的慶典活動。

二、企業慶典活動組織過程存在問題的原因

1.企業領導不夠高度重視

慶典一經決定舉行，即成立對此全權負責的慶典籌備組織機構。成員通常應由企業主要領導、具體承辦部門負責人及相關人員組成。只有慶典籌備組織機構人員高層化，才可以確保為慶典活動提供強有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機構內，應根據慶典活動具體工作需要，下設若干專項工作小組，在會務組織、現場接待、文秘宣傳、現場布置、車輛交通、安全保衛、財務等各方面分工負責，銜接到位。各工作組應明確負責人、組成人員和工作職責分工，各組之間加強溝通協調，積極主動開展各項準備工作，將慶典活動可能涉及的各種情況考慮周全，責任落實到人，分工合作，密切配合，這樣才能保證慶典活動圓滿成功。

2.慶典活動沒有一個全面、具體、操作性強的慶典活動總體策劃

慶典策劃時存在以下幾個問題：

（1）沒有體現出慶典的特色：慶典是慶祝活動的一種形式，要求每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重，不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣慶典的宗旨——塑造企業良好形象，展示企業雄厚實力和美好的發展前景，展示企業員工的良好精神面貌和干部隊伍的凝聚力、戰斗力，擴大企業在社會各界的影響力，才能夠真正地得以貫徹落實。

（2）沒有安排好慶典的具體內容。慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內容的安排上，得到全面的體現。從慶典活動組織者的角度來考慮，慶典的內容安排，至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環境的布置以及慶典的程序等問題。

三、按照項目管理的方法組織企業慶典活動

1.項目啟動階段

第一階段：召開籌備會，任命項目經理，組建項目組

企業的大型慶典活動，一般都是由企業管理層發起，經過初步商議溝通后，明確活動的必要性，組織管理層會議，根據活動規模的大小，召開籌備會，會議討論確定活動的主旨和要求，任命活動的主要負責人，組建籌備小組。

第二階段：開展調研，了解活動需求

大多慶典活動的組織往往達到了形式上的熱熱鬧鬧，而與凝聚人心，提升社會影響力還存在一定的差距。調研工作一般領導小組會安排給牽頭單位，本次活動的調研工作由集團辦公室負責，工會辦和宣傳部等配合完成。

調研方式一般有以下幾種：

（1）查閱本廠歷次活動的檔案，揚長避短;

（2）查看網絡同類型活動方案，啟發新思路;

（3）走訪本企業有經驗的老職工、老領導;

（4）與兄弟企業溝通交流，學習組織的成功案例;

（5）與廣告公司、策劃公司約談，向專業公司取經。

2.項目規劃階段

第三階段：確定活動的形式及內容，分配職責分工

根據第二階段的調研結果，慶典活動籌備領導小組再次組織召開擴大會，討論活動的基本形式及內容，確定活動宗旨，活動周期及經費預算。抽調工作人員，成立活動推進組，明確職責分工，必要時將任務細化到人。

第四階段：設計活動細節，確定活動方案

籌備小組討論確定慶典活動的形式和內容，初步確定各項活動的計劃，分配活動小組職責，做好活動物料計劃，形成活動總方案，報領導小組審核。活動方案審核通過后，進入下一個階段;否則，繼續完善方案，直至通過審核為止。方案是后續實施的基礎，也是指導大綱，因此，必須反復論證完善，保證方案的有效性。

制定活動方案時，不能用一個總方案貫穿到底。為了便于活動執行，六個單元的活動，均需各責任單位設計單一的活動方案來指導。

3.項目實施和控制階段

第五階段：按計劃逐步推進，落實各項籌備工作

按照方案推進慶典活動的籌備工作。項目組針對總方案和各分項方案的時間節點，定期對各小組籌備完成情況進行檢查。對項目中重點內容：“一場慶典”的場地和設備，物資等重點落實。為了便于活動的執行階段能流暢地進行，籌備階段需要將工作盡可能做細，考慮到活動的方方面面，把可能出現的問題消滅在萌芽狀態。

第六階段：啟動慶典活動，逐步推進

企業慶典活動，持續時間較長，先于慶典儀式開始，晚于慶典儀式結束，貫穿整個慶典系列活動的始終。所以，慶典活動的啟動儀式，一般早于慶典儀式一周到一個月，啟動儀式標志著系列文化活動的開始，整個慶典活動就進入了執行階段。

第七階段：慶典儀式的推進與執行

慶典儀式是整個慶典系列活動的高潮，集合了慶典活動所有重要元素，是展現企業實力和形象的最佳時機，所以需要格外用心。對慶典儀式的流程要進行彩排走位，時間點的把控及突發狀況的處置均要設有方案。鑒于此，我們籌備慶典儀式肯定是事無巨細，考慮了方方面面的事情，考慮周全不代表執行中不會出錯，慶典活動暴露的問題往往都在慶典儀式的執行上。

4.項目收尾階段

第八階段：總結活動得失，提升工作水平

慶典儀式結束后，整個慶典活動就進入了尾聲，有必要對效果進行評估與總結，活動總結與評估是指對執行過程、效果作用和影響力所進行的系統的、客觀的分析;通過活動實踐的檢查總結，評估活動預期的目標是否達到，是否合理有效，從而總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來有關活動的組織提出建議，從而達到提升企業文化的目的。總結應形成書面材料，并組織籌備組召開總結會議，總結得失，提高水平。總結慶典活動的得失，找到活動組織過程中暴露的問題，分析原因，能促進未來工作的開展，是組織慶典活動的重要組成部分，不可或缺;同時，還應該對工作人員的表現進行評估，予以表彰小組或個人，激發大家的工作熱情。

總結報告應包括以下幾個方面的內容：

（1）回顧籌備組織過程;

（2）各項活動的實施情況，參與的人數，產生的效果;

（3）整個系列活動的總體評價;

（4）組織過程中暴露的問題;

（5）活動的收支情況，特別是超支部分產生的原因。

隨著企業慶典活動規模的越來越大，數量日益增多，活動形式日漸豐富，對活動影響力和效果的要求逐漸提高，組織者的難度日趨加大，在這樣的大環境下，按照項目管理模式組織企業慶典活動是必由之路。用項目管理模式組織企業慶典活動，不僅能解決組織者經驗不足，規范工作流程，嚴密指導活動過程，保證活動質量，保障活動有序、順利的推進，達到預期的活動目的。也能使整個活動過程更加規范、流暢，避免因缺少或簡化關鍵環節造成的范圍、時間、費用、質量、人力資源、風險、溝通、采購與合同和綜合管理等等方面監控不到位的情況。活動的成功組織，對增強企業文化建設，提升企業管理水平，提高企業的社會美譽度都有積極作用。

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作者簡介：杜琦（1979- ），女，漢族，陜西西安人，博士，西安財經大學商學院講師，研究方向：企業管理