從入庫、出庫和使用環(huán)節(jié)談行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

徐延忠 蘇曉玲 陳紅蕾 孟慶慧

黨的十九大報(bào)告指出，“要完善各類國有資產(chǎn)管理體制，促進(jìn)國有資產(chǎn)保值增值，推動(dòng)國有資本做強(qiáng)做優(yōu)做大，有效防止國有資產(chǎn)流失。”固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)龐大工程，涉及多內(nèi)容、多部門，環(huán)節(jié)多、流程多。行政事業(yè)單位應(yīng)跟上形勢(shì)發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際，重視并研究固定資產(chǎn)管理，堵塞漏洞，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。本文對(duì)固定資產(chǎn)出入庫和使用環(huán)節(jié)的管理進(jìn)行探討。

一、入庫環(huán)節(jié)控制

入庫環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，應(yīng)通過一定載體反映入庫固定資產(chǎn)的基本情況及來源。

（一）入庫單設(shè)計(jì)

固定資產(chǎn)入庫單設(shè)計(jì)為一式三聯(lián)電子表格，分別是財(cái)務(wù)記賬、庫管留存和票據(jù)存根三聯(lián)，包括品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、資金來源、保管人、存放地、財(cái)務(wù)部門、記賬憑證號(hào)等要素。由采購人向庫管領(lǐng)取入庫編號(hào)，發(fā)起填寫。其中入庫號(hào)為序時(shí)編號(hào)，記賬憑證號(hào)為非序時(shí)編號(hào)。

第一聯(lián)，財(cái)務(wù)留存。作為財(cái)務(wù)原始發(fā)票附件，用于核對(duì)信息的真實(shí)性和要素的完整性，是財(cái)務(wù)部門增加固定資產(chǎn)的記賬依據(jù)。

第二聯(lián)，庫管留存。作為實(shí)物庫管員登記賬目的憑證，用于庫管與財(cái)務(wù)部門核對(duì)資產(chǎn)信息。

第三聯(lián)，票據(jù)存根。由庫管統(tǒng)一保管，用于備查。

（二）入庫單關(guān)鍵控制點(diǎn)

在入庫單各項(xiàng)要素中，“記賬憑證號(hào)”要素可起到財(cái)務(wù)與庫管在固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的引領(lǐng)作用，只要按照記賬憑證號(hào)，就能查到記賬憑證，也就能查到固定資產(chǎn)所有相關(guān)信息，因此關(guān)鍵控制點(diǎn)為“記賬憑證號(hào)”，其他要素為一般控制點(diǎn)。

二、出庫環(huán)節(jié)控制

出庫環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，反映固定資產(chǎn)的去向，應(yīng)通過一定載體全面反映出庫固定資產(chǎn)的來龍去脈。

（一）出庫單設(shè)計(jì)

固定資產(chǎn)出庫單以入庫單為基礎(chǔ)，設(shè)為一式四聯(lián)電子表格，分別為票據(jù)存根、庫管留存、使用留存和財(cái)務(wù)留存四聯(lián)，作為反映固定資產(chǎn)去向的關(guān)鍵依據(jù)。通過參數(shù)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)出庫單與入庫單相同要素由入庫單要素提取生成，保證與入庫單對(duì)應(yīng)要素完全一致，增加“對(duì)應(yīng)入庫單號(hào)”和“使用人”要素。出庫單由庫管員組織領(lǐng)用人填寫，由領(lǐng)用人按聯(lián)次用途分別交由相關(guān)部門留存。

第一聯(lián)，財(cái)務(wù)留存。作為財(cái)務(wù)部門更新固定資產(chǎn)明細(xì)賬的依據(jù)。

第二聯(lián)，庫管留存。作為固定資產(chǎn)出庫依據(jù)，用于庫管登記賬目，與相關(guān)部門核對(duì)資產(chǎn)信息，并作為追蹤該項(xiàng)固定資產(chǎn)的最原始憑證。

第三聯(lián)，使用留存。作為使用部門登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬的依據(jù)。

第四聯(lián)，票據(jù)存根。由庫管保存，用于備查。

（二）出庫單關(guān)鍵控制點(diǎn)

出庫單反映固定資產(chǎn)去向。在眾多要素中，只要有使用人的簽名，就能追蹤到固定資產(chǎn)行蹤，因此在入庫單基礎(chǔ)上增加的“對(duì)應(yīng)入庫單號(hào)”和“使用人”要素，設(shè)計(jì)為關(guān)鍵控制點(diǎn)，其他要素為一般控制點(diǎn)。

三、使用過程控制

使用環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的核心環(huán)節(jié)，是發(fā)揮固定資產(chǎn)應(yīng)有效益的環(huán)節(jié)。退休、調(diào)動(dòng)、內(nèi)部人員調(diào)整等情況產(chǎn)生的人員變動(dòng)，均可能引起固定資產(chǎn)的流動(dòng)。應(yīng)通過一定載體反映固定資產(chǎn)的流動(dòng)情況。

（一）內(nèi)部調(diào)撥單設(shè)計(jì)

固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥單以出庫單為基礎(chǔ)，設(shè)為五聯(lián)電子表格，分別為票據(jù)存根、庫管留存、調(diào)入留存、調(diào)出留存和財(cái)務(wù)留存五聯(lián)，作為固定資產(chǎn)實(shí)物內(nèi)部流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵依據(jù)。在出庫單各項(xiàng)要素基礎(chǔ)上，增加調(diào)入部門和調(diào)出部門兩要素。調(diào)撥單由庫管員組織接收人填寫，由接收人按聯(lián)次用途分別交由相關(guān)部門保管。

第一聯(lián)，庫管留存。作為固定資產(chǎn)變動(dòng)依據(jù)，用于庫管登記賬目，與相關(guān)部門核對(duì)資產(chǎn)信息，并作為追蹤該項(xiàng)固定資產(chǎn)的原始憑證。

第二聯(lián)，財(cái)務(wù)留存。作為財(cái)務(wù)部門更新固定資產(chǎn)明細(xì)賬的依據(jù)。

第三聯(lián)，調(diào)入留存。調(diào)入部門登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬增加。

第四聯(lián)， 調(diào)出留存。調(diào)出部門登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬減少。

第五聯(lián)，票據(jù)存根。由庫管保存，用于備查。

通過手機(jī)等移動(dòng)通訊終端掃描，便捷高效的呈現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)狀況，即時(shí)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)相關(guān)管理需求，實(shí)現(xiàn)立體化、動(dòng)態(tài)管理

（二）使用過程關(guān)鍵控制點(diǎn)

在使用固定資產(chǎn)過程中，應(yīng)主要防止因無序流動(dòng)引起賬實(shí)不符情況的發(fā)生。因此“存放地”和“無序流動(dòng)”設(shè)為關(guān)鍵控制點(diǎn)。需要實(shí)物管理人員及時(shí)跟進(jìn)人員的流動(dòng)，進(jìn)而控制固定資產(chǎn)隨人員“無序流動(dòng)”情況的發(fā)生，及時(shí)辦理內(nèi)部流轉(zhuǎn)手續(xù)。

四、固定資產(chǎn)信息數(shù)字化應(yīng)用

當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，而信息的數(shù)字化也越來越為研究人員所重視。借鑒戶籍管理理念，設(shè)計(jì)類似于身份證的固定資產(chǎn)卡片，承載每件固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)字化管理。

（一）實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息數(shù)字化

填制固定資產(chǎn)入庫、出庫單后，以電子表格形成固定資產(chǎn)信息數(shù)字化的一部分，品名、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、金額、購置日期、資金來源、使用人、存放地等要素一目了然，再將采購固定資產(chǎn)的審批卡、發(fā)票、合同、驗(yàn)收單據(jù)、政府采購、招投標(biāo)、實(shí)物影像等各項(xiàng)資料電子化，就形成完整的某件固定資產(chǎn)電子數(shù)據(jù)，日常以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)。通過建立鏈接，由入庫單和出庫單均能直接生成設(shè)定好格式的固定資產(chǎn)卡片。

（二）實(shí)行固定資產(chǎn)的“戶籍管理”

在戶籍管理中，身份證是確定每個(gè)人的唯一標(biāo)識(shí)。就固定資產(chǎn)而言，鏈接生成的固定資產(chǎn)卡片，就是每件固定資產(chǎn)唯一“身份”標(biāo)識(shí)，是每件固定資產(chǎn)的“戶口”。

（三）固定資產(chǎn)信息數(shù)字化應(yīng)用

將固定資產(chǎn)數(shù)字化信息以條形碼、二維碼等為載體，通過手機(jī)等移動(dòng)通訊終端掃描，便捷高效的呈現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)狀況，即時(shí)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)相關(guān)管理需求，實(shí)現(xiàn)立體化、動(dòng)態(tài)管理。