對檔案的現代化管理的思考

王文昌 張康寧

摘 要：檔案現代化管理是應信息技術革命的發展而提出的要求，它既是檔案管理的主要方向也是檔案管理的重要方式。最近的幾十年中，檔案管理的各個領域都產生了巨大的變化，信息技術不僅帶來了檔案管理方式的變化，而且還引起了檔案管理理念、管理制度、組織結構、以及服務方式的改變。

關鍵詞：檔案：現代化：思考

一、檔案現代化管理的含義

籠統來說，所謂檔案管理現代化，就是利用現代科學技術來管理檔案。筆者所理解的檔案的現代化管理，是運用新的技術使檔案管理工作更適應社會的要求，滿足團體、個人對檔案的查閱需求。

二、舊的檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案庫房硬件設施問題

一是縣級檔案館大多已經建成很多年，但由于特殊原因，庫房面積沒有辦法繼續增加。在這種情況下，只能考慮最少的空間存放最多的檔案。而原來老舊的綠鐵皮柜、木柜已經無法容納更多的檔案。二是檔案工作是一個沒有經濟效益的工作，容易受到領導的忽視。因此，館內的設施比較陳舊，老的去濕機、消毒機都已經無法運行，即使運行也不能達到國家要求的標準。甚至有些高額設備由于經濟條件限制沒法配備。三是在信息化發展迅速的今天，縣級檔案館數字化才剛剛起步，已經跟不上國家、省、市檔案館的步伐。這在一定意義上，加大了館內珍貴檔案的破壞程度。

2.2管理工作中的“軟件”問題。一是檔案管理人員流動速度太快。在很多機關事業單位中，檔案管理人員多為兼職或者把檔案工作作為跳板，其業務水平沒有經過培訓根本不足以做好檔案工作，以至于現在檔案館與各單位之間任務分工不明確，檔案散亂無章。二是檔案交接工作不嚴肅。檔案管理人員認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，不點庫、不登記。領導對檔案工作也并不重視，認為檔案交接只是幾份文件的轉交，檔案意識相當薄弱。這兩方面原因導致檔案交接手續形同虛設。檔案工作交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在實際工作中檔案工作人員卻忽視了檔案交接工作的基本要求及內涵，本末倒置。三是檔案監管部門對檔案工作監管力度不夠。在各部門的檔案日常工作中，縣級檔案監管部門無力干涉，也無法確認各單位人員流動情況。同時，檔案監管部門對《檔案法》及《檔案法實施辦法》執行不夠嚴格，監管部門的職責履行不到位。

三、檔案的現代化管理是檔案事業發展的必然趨勢。

3.1 自身發展的需要

隨著我國經濟和科技的快速發展，信息化程度的提高，我國的檔案事業也面臨著挑戰。傳統的檔案管理模式已越來越不能適應社會發展的需要。計算機、網絡等新技術的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現代化，能夠適應新的發展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業的更好發展。

3.2 加強保護的需要

另外，由于傳統的紙質載體自身質量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經出現了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。

3.3 充分利用的必要

傳統的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網絡這個平臺上同時進行使用。

四、實現檔案管理現代化的途徑。

4.1 人才的培養。現代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創新意識，從而加快檔案管理的現代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業素養。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行。

4.2電子文檔建設是實現檔案管理現代化的基礎

辦公自動化的深入發展，以紙為文件的主導介質，開始讓位于數字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當今檔案界共同面對的大問題。電子文檔的特性是一種數字化的信息形態，可以在隨時隨地進行查閱和下載，實現檔案資源的共享。但是電子檔案的缺點也很明顯，就是對計算機設備的依賴性、載體的非直讀性、信息的易更改性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發利用中的嚴重不安全性；創建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的艱巨性。檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源網絡化一方面囊括檔案工作的服務內容，另一方面將拓寬檔案工作的范圍。豐富的網絡資源和完善的網絡功能，將為檔案工作走向多元化創造良好的客觀條件。如果檔案系統形成網絡，那么利用開發的檔案資料會十為便捷，服務領域更加寬廣，社會效益與經濟效益也更為廣泛。

4.3、信息容量大，占用空間小，檢索迅捷

特別是用于檔案管理的計算機技術的不斷進步，大容量的存儲設備不斷出現，大大增加檔案信息的存儲量，信息存儲的時間和安全性也得到了大幅度的提高。現在常用的普通優盤的容量達到4GB 甚至更大，理論上可以存儲20 億個漢字，或者高清的視頻可播放達到6 個小時，個人電腦的硬盤容器更是達到250GB、500GB。同時，計算機的運算速度也不可同日而語。信息檢索快速便捷。而且，數據庫技術、數據倉庫技術也為檔案管理提供了新的理論依據。

4.4抓好數據庫建設

數據庫管理和檢索服務系統是實現檔案現代化管理的基礎。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。首先，領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合。其次，面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”。再次，突出重點，由單一庫向系統庫發展。

4.5確保檔案數據庫安全

安全是檔案現代化管理不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息是否直接面對普通公眾。檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案現代化管理中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。在技術層面上，可通過采用先進成熟的信息技術手段，建立安全可靠的檔案數據存儲、管理平臺，確保對數據的長期存儲和安全保管；在應用層面上，可通過對檔案利用者的訪問權限和范圍的控制，實現對檔案的可控利用。

五、結束語

綜上所述，在新的經濟和科技形式下，推進檔案管理的現代化已經是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養、設備的引進等方式，加強檔案管理的現代化水平。

參考文獻：

[1]馮惠普.加強檔案現代化管理探析[J].蘭臺內外，2016（06）：52.

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