醫院紙質檔案數字化鑒選工作實踐

摘 要：近年來，隨著經濟水平提升和社會快速發展，檔案作為評估醫院工作能力的重要參考依據，也需要改變其管理方式。傳統醫院檔案以紙質為體裁，這種管理方式較為單一，最重要檔案在長時間存儲下較易被磨損，從而影響其作用。由于開展檔案數字化需要投入較多的人力和物力，如果不加選擇的直接開展數字化必然會影響管理效率。因而可以在開展數字化檔案管理之前進行有效鑒選，科學確定檔案需求度，從而提高檔案管理效率和質量。對此，本文則多個步驟分析其具體工作實踐，望給予醫院檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：醫院 紙質檔案 數字化 鑒選工作 實踐

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）01-00-01

眾所周后，醫院檔案直接反映醫院科學狀況和醫療水平，是開展科學活動和臨床工作形成具有較高價值保存的信息材料。當前大部分醫院檔案為紙質且數量巨大，近年來，隨著經濟水平提升和社會發展，很多領域對醫院檔案利用需求也不斷增長，紙質檔案在運用過程中十分容易被磨損，從而威脅檔案安全。再加上紙質檔案管理已不符現代化檔案管理趨勢，因而需要引入數字化鑒選工作，科學利用無力和人力，對醫院未來發展有著重要的現實意義。

1.明確數字化鑒選原則

檔案數字化鑒選是一種綜合性鑒選工作，涵蓋開放鑒選和檔案價值鑒選。主要目的在于通過鑒選為利用者提供檔案核心內容，滿足信息網絡化環境下檔案利用，一定程度還能減少檔案數字化工程投入成本。數字化鑒選工作應按照醫院實際運行情況，充分遵循搶救保護、開放共享、利用優先、系統完整等管理原則。對于數字化的檔案則要求全面、系統且保持最初邏輯聯系，而在日常管理工作中應需要按照上述四項原則對需掃描件和無需掃描件進行準確區分，從而做出科學合理判斷，保證鑒選達到預期效果。

2.確定數字化鑒選步驟

2.1科學合理計劃

醫院檔案管理部門開展數字化鑒選工作需要提前制定科學合理工作計劃，其中包括調查數字化鑒選檔案基礎情況以及鑒選工作重點和難點。即對檔案價值進行鑒定且判定該檔案是否有數字化的必要，確定是否將其列入數字化范疇當中。具體工作步驟如下：首先調查檔案存儲和利用情況，尤其對于利用率較高和室藏重點檔案先進行數字化，更快地滿足利用者需求。其次直接參考檔案價值鑒定方法；對于醫院檔案而言，應選擇逐頁和逐件對檔案材料進行審查，從檔案名稱、內容、可靠程度、完整程度、責任者等方面分析檔案價值，從而保證檔案鑒選質量，突出檔案重點并分步優先數字化。其次急用檔案優先；檔案工作者的天職在于盡最大能力為檔案利用者提供快捷服務，因而檔案數字化鑒選應從利用角度將其想法和需求放在首位，尤其對于有急切需求的檔案需求者先進行數字化。例如在數字化過程中引入設備，在開箱驗收后相關材料就可直接存檔并將設備裝箱單、操作手冊以及說明書進行數字化，從而更好地發揮信息資源作用。

2.2樹立全心意識

醫院紙質檔案數字化鑒選工作并非單純地運用計算機工具更新傳統管理思路，它屬于系統性工程，不能期望某種ERP系統 或信息化改造方案就能出現較好的效果，實施信息化建設之前應從思想觀念著手。從目前醫院檔案建設實際情況得知，大部分管理者和負責人并不重視醫院檔案管理，及時響應社會發展號召實施信息化建設也沒有取得較好的效果。對此，醫院檔案管理應積極尋求信息化建設，首要條件就是樹立醫院檔案管理信息化理念，要求檔案管理管理者和負責人積極帶領檔案管理基層人員深入了解和學習醫院檔案信息化管理理念、管理內容、管理作用以及重要性，全新認識醫院檔案信息化管理，只有樹立正確管理理念才能確保檔案管理者和工作人員以認真飽滿的態度參與到醫院檔案管理信息化建設中。

2.3提高人員素質

醫院檔案管理數字化鑒選工作也無法脫離人力作用，應加強對檔案管理人員責任意識培養，要求檔案工作人員在面對繁瑣工作時能時刻保持積極樂觀的工作態度并要求自身不斷學習，以更加嫻熟的專業技能優化檔案管理。同時醫院檔案管理單位也應定期組織工作人員參與專業培訓，因為現代檔案管理都以電子檔案為主，從而則要求工作人員具備良好的計算機操作能力，對計算機使用技巧扎實掌握。由于檔案管理并非單純存儲工作，還需要工作人員具備相應的甄別和觀察能力，根據檔案內容對其實施完善，積極和其他工作人員溝通交流，進一步保證檔案存儲準確性和全面性。

總之，檔案管理是一種十分復雜且繁瑣的工作，尤其對于醫院檔案而言，涉及較多患者就診和隱私信息，一旦不慎泄露或丟失，不僅影響治療效果，一定程度還會影響醫院名譽。因而在信息化普及的今天，開展紙質檔案數字化鑒選能較快地將有價值的檔案信息提供給需求者，從而有效滿足信息網絡大環境下檔案利用需求。最重要數字化鑒選工作能降低檔案管理投資成本，通過建立檔案信息數字化共享平臺，實現無縫隙檔案管理，進一步提高醫院檔案管理效率和管理質量。

參考文獻

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作者簡介：謝奕青（1975.1-），女，漢族，福建泉州人，本科，館員，工作單位福建省泉州市兒童醫院，主要從事檔案管理和人力資源管理工作。